الدليل الكامل لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook 2010

يستخدم معظمنا خدمات البريد الإلكتروني الشائعة على شبكة الإنترنت مثل Gmail و Outlook.com ربما لا تقلق أبدًا بشأن الأرشفة ، مع الأخذ في الاعتبار لدينا غيغابايت من التخزين السحابي تحت تصرفنا. ومع ذلك ، إذا كنت العمل في منظمة، أو لديك حساب بريد إلكتروني تعليمي حيث لديك مساحة محدودة فقط على الخادم لتخزين رسائل البريد الإلكتروني ، فمن الضروري أرشفتها من وقت لآخر.

لذلك سنخبرك اليوم بكل ما تحتاج لمعرفته حول أرشفة رسائل البريد الإلكتروني على عميل البريد الإلكتروني في Outlook 2010 ، والذي يمكن تنفيذه بسهولة على إصداراته الأخرى أيضًا.

فلنبدأ في إنشاء أرشيف للبريد الإلكتروني في Outlook 2010.

إنشاء ملف أرشيف

أول شيء عليك القيام به هو إنشاء ملف أرشيف جديد يخزن جميع رسائل البريد الإلكتروني محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لإنشائه ، انقر فوق القائمة ملف تشغيل برنامج Outlook 2010 وحدد الخيار أدوات التنظيف. لا تقلق ، لن نحذف أيًا من رسائلك الإلكترونية.

في أدوات التنظيف ، سترى خيارًا يسمى أرشيف. انقر فوقه لفتح نافذة إنشاء أرشيف. في النافذة ، حدد المجلدات التي تريد أرشفتها. يمكنك أيضًا تحديد البريد الوارد بالكامل إذا كنت ترغب في ذلك. لتضمين رسائل البريد الإلكتروني القديمة في وقت إنشاء الأرشيف مباشرةً ، حدد النطاق الزمني المطابق.

أخيرًا ، حدد الموقع الذي ترغب في أرشفة الملفات إليه وانقر فوق الزر "موافق". يمكنك أيضًا تحديد مساحة Drive المشتركة الخاصة بك إذا تم تعيينه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. سيقوم Outlook بإنشاء ملف PST لحفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني كأرشيف على نظامك.

بمجرد إنشاء الأرشيف ، سترى ملف قسم الأرشيف أسفل مجلدات صندوق البريد في الجزء الأيمن. قد تستغرق عملية الأرشفة الأولية بعض الوقت بناءً على عدد رسائل البريد الإلكتروني التي قمت بتضمينها في الأرشيف.

سيكون لرسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة نفس بنية صندوق البريد الخاص بك على الإنترنت ، مع جميع المجلدات والمجلدات الفرعية. إذا قمت بتحديد مجلدات معينة فقط للأرشفة ، فسوف تتضمن تلقائيًا جميع المجلدات الفرعية.

نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى الأرشيف

يمكنك نقل رسالة بريد إلكتروني إلى الأرشيف بمجرد إسقاطها في قسم الأرشيف في الشريط الموجود على الجانب الأيسر. لنقل رسائل البريد الإلكتروني بشكل مجمّع ، حدد الرسائل التي تريد نقلها وانقر بزر الماوس الأيمن عليها لفتح قائمة السياق. هنا ، حدد ملف أرشيف مجلدات ضمن قسم المجلد وانقر فوق "موافق" لنقل رسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك أيضًا إنشاء إعدادات أرشفة تلقائية لرسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت ترغب في إنشاء أرشيف تلقائي لمجلد معين فقط في صندوق البريد الخاص بك ، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد وحدد الخصائص.

هنا انتقل إلى أرشفة تلقائية وحدد الإعدادات التي تناسبك بشكل أفضل. لتنفيذ قاعدة الأرشفة التلقائية على صندوق البريد بالكامل ، افتح ملف خيار Outlook من القائمة وحدد ملف إعدادات متقدمة.

انقر هنا على ملف إعدادات الأرشفة التلقائية وإنشاء قواعد للأرشفة التلقائية لرسائل البريد الإلكتروني في صندوق البريد الخاص بك.

نقل ملف أرشيف

تحتاج أحيانًا إلى التبديل من جهاز كمبيوتر إلى آخر (الترقية من كمبيوتر قديم) أو قد تنفد المساحة على مساحة Drive المشتركة للمؤسسة. في هذه الظروف ، سيتعين عليك نقل ملفات الأرشيف الخاصة بك وربطها مرة أخرى بـ Outlook. لذلك دعونا نرى كيف يمكن القيام بذلك.

فك الارتباط وانقل ملف الأرشيف

قبل نقل ملف الأرشيف ، نحتاج إلى إزالة الارتباط من Outlook. للقيام بذلك ، افتح ملف القائمة ملف وحدد الخيار إعدادت الحساب.

في إعدادات الحساب ، انتقل إلى قسم ملفات البيانات وسترى ملف الأرشيف الذي كنت تحتفظ به على النظام الحالي.

كل ما عليك فعله الآن هو تحديد ملف الأرشيف والنقر فوق ملف يزيل زر. لا تقلق ، فلن تحذف ملف الأرشيف ، ولكنك ستحذف رابطه فقط في Outlook.

الآن انقل الملف إلى الموقع الجديد باستخدام أي من محركات أقراص التخزين المتاحة لك.

ربط ملف الأرشيف

لربط ملف الأرشيف ببرنامج Outlook ، افتح ملف قسم ملف البيانات مرة أخرى من إعدادات الحساب في Outlook وانقر فوق زر الإضافة. الآن قم باستيراد ملف PST للأرشيف الذي قمت بنسخه احتياطيًا وافتح رسائل البريد الإلكتروني من قسم الأرشيف.

ضغط ملف الأرشيف

إذا كنت تحفظ ملف الأرشيف على القرص الثابت المحلي ، فربما لا داعي للقلق بشأن حجم ملف الأرشيف ، ولكن إذا كان محرك أقراص مشترك في مؤسسة أو حساب سحابي لديك فيه مساحة تخزين محدودة ، فإن ضغط ملف الأرشيف لحفظ التخزين سيكون أمرًا حكيماً فعل.

لضغط حجم الأرشيف ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق قسم الأرشيف في الجزء الأيمن وحدد خصائص ملف البيانات. انقر هنا على ملف زر متقدم لفتح ملف بيانات Outlook. الآن كل ما عليك فعله هو النقر فوق ضغط الآن زر لتقليل حجم ملف الأرشيف.

استنتاج

كان هذا إلى حد كبير كل ما يحتاج المرء لمعرفته حول أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook 2010 وأنا متأكد تمامًا من أنه يمكنك استخدام هذه الخطوات في Outlook 2013 أيضًا. إذا كانت لديك أي شكوك إضافية حول أرشفة رسائل البريد الإلكتروني ، فما عليك سوى ترك تعليق وسنكون سعداء بمساعدتك.

ائتمان الصورة العلوية: ديفيد بويل