إنشاء قواعد المجلد في MS Outlook للبريد الوارد
منوعات / / December 02, 2021
يجب أن يستخدم الكثير منكم مايكروسوفت أوتلوك كعميل بريد إلكتروني. أيضا ، من المحتمل أن تكون قد دمجت حسابات بريد إلكتروني متعددة لتسليم البريد الخاص بك عميل سطح المكتب. في مثل هذا السيناريو ، عندما تتلقى الكثير من الرسائل ، يصبح من المهم معرفة كيفية الفصل بينها والتحقق من الرسائل المهمة أولاً.
بدلاً من القيام بذلك يدويًا ، قد ترغب في الحصول على ملفات مجلدات مخصصة لأنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني مثل الرسائل الواردة مكدسة في مجلدات كل منها. لمثل هذه الأتمتة يتيح لك Outlook إنشاء القواعد ويطبق الأمر نفسه على كل بريد إلكتروني وارد. وفقًا لذلك ، يقوم بدفع الرسائل إلى مجلدها المحدد. المفهوم مشابه لـ الفلاتر والتصنيفات في Gmail.
على سبيل المثال ، أريد أن تصل جميع رسائل البريد من "Sandeep Agarwal" إلى مجلد باسم الذات. وإليك كيف حددت القواعد الخاصة به.
خطوات إنشاء قاعدة بريد إلكتروني
تنطبق نفس العملية على جميع أنواع قواعد البريد الإلكتروني. هذا مثال مفصل يوضح العملية المذكورة. سيكون عليك اختيار / تحديد المعلمات وفقًا لما تريده.
الخطوة 1: انتقل إلى أدوات علامة التبويب وحدد الخيار القواعد والتنبيهات.
الخطوة 2: ركز على قواعد البريد الإلكتروني علامة التبويب واضغط على زر القراءة قانون جديد (تغيير القاعدة إذا كنت تقوم بتعديل واحدة موجودة).
الخطوه 3: تحت إبقى مرتب قسم يسلط الضوء على متطلباتك الأساسية (لقد اخترت ، نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد).
ملحوظة: في الجزء السفلي من نفس مربع الحوار ستجد قسمًا يقول الخطوة 2. تحتاج إلى النقر فوق كل رابط يظهر بعد "قم بتطبيق هذه القاعدة بعد وصول الرسالة"وتعديل متطلباتك. في السياق الخاص بي كان: -
الخطوة 3 (أ): حدد الأشخاص الذين تريد تطبيق القاعدة عليهم (أي رسائل البريد الإلكتروني الواردة من الأشخاص المحددين). ستظهر القائمة فقط الأشخاص الذين تمت إضافتهم إلى جهات الاتصال الخاصة بك. لذلك ، تحتاج إلى التأكد من أنك قد أضفت جهة الاتصال المطلوبة قبل أن تبدأ.
الخطوة 3 (ب): حدد المجلد الذي تريد نقل / تسليم البريد إليه. يمكنك أيضًا إنشاء مجلد جديد هنا.
الخطوة الرابعة: بعد ذلك ، يمكنك تحسين القاعدة عن طريق إضافة المزيد من القيود أو المعلمات إلى القاعدة الأساسية. على سبيل المثال ، الرسائل ذات الامتداد موضوعات. ستحتاج أيضًا إلى التحقق من الخيار المفضل والنقر على رابطه لتحسين القاعدة أو إضافة أوصاف.
الخطوة الخامسة: إذا كان هناك أي استثناءات للقاعدة التي لا يمكنك تكوينها في الخطوات المذكورة أعلاه ، يمكنك القيام بذلك هنا.
الخطوة السادسة: لقد انتهيت الآن وقد تختار ذلك ينهي. ومع ذلك ، أقترح عليك التحقق قم بتشغيل هذه القاعدة الآن… جنبا إلى جنب مع قم بتشغيل هذه القاعدة. يضمن ذلك نقل الرسائل الجديدة والحالية التي تفي بالقاعدة إلى المجلد المعني.
بديل أسرع
إذا كنت ترغب في تقصير العملية (ومع ذلك ، قد لا تتمكن من تعيين قاعدة مفصلة بهذه الطريقة) ، انتقل إلى البريد الوارد واتبع الخطوات أدناه: -
الخطوة 1: انقر بزر الماوس الأيمن على رسالة (من الشخص الخاضع لقاعدتك إلى تعيين المجلد) وحدد إنشاء قاعدة.
الخطوة 2: حدد المربعات الخاصة بأية معلمات تريد تطبيقها ، حدد المجلد الخاص بك وانقر فوق نعم.
استنتاج
هذه طريقة بسيطة للحفاظ على رسائلك الإلكترونية في Outlook أكثر تنظيمًا. أيضًا ، ستكون قادرًا على التركيز على رسائل البريد المهمة بسهولة. ابدأ وستعرف الفوائد!