أفضل ممارسات SharePoint لإدارة المستندات - TechCult

يعد SharePoint أحد أفضل الأدوات للشركات للتواصل مع موظفيها وإدارة بياناتهم. لذلك ، إذا كنت مالكًا لشركة صغيرة أو إحدى شركات Fortune 500 ، يمكن أن تساعدك هذه الأداة كثيرًا! علينا أيضًا أن نضع في اعتبارنا أن Microsoft SharePoint به العديد من الميزات وإذا تم استخدامه بشكل صحيح يمكننا جعل عملنا اليومي فعالاً. لذلك ، في هذه المقالة ، سنشارك معك أفضل ممارسات SharePoint لإدارة المستندات لاستخدام الأدوات إلى أقصى إمكاناتها. هل أنت متحمس لمعرفة أفضل ممارسات إدارة المعرفة في SharePoint؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فهذا الشعور متبادل ، حيث أننا متحمسون أيضًا لمشاركة هذه المعرفة.

أفضل ممارسات SharePoint لإدارة المستندات

تحتوي هذه المقالة على بعض أفضل الممارسات التي يمكنك استخدامها لإدارة أكثر كفاءة على SharePoint. لذا ، إذا كنت مبتدئًا ولا تزال تحاول العثور على طريقك ، فاستمر في القراءة حتى النهاية لمعرفة المزيد من الأشياء المفيدة حول نقطة مشاركة أفضل الممارسات لإدارة المستندات.

ما هو شيربوينت؟

قبل أن ننتقل إلى أفضل ممارسات SharePoint لإدارة المستندات ، دعنا نقرأ قليلاً عن SharePoint. يستخدم SharePoint بشكل أساسي لإنشاء المواقع. إنها واحدة من أفضل الأدوات التي أنشأتها Microsoft على الإطلاق لمشاركة المعلومات وإدارتها والوصول إليها مع أجهزة متعددة. تم تطويره في عام 2001 ولديه أكثر من 200مليونالمستخدمين النشطين. على الرغم من أن SharePoint لا يحصل على تحديثات بشكل متكرر. ومع ذلك ، فهي واحدة من أشهر الأدوات في Microsoft 365.

هناك شيء آخر يجب أن تتذكره وهو أنه ليس تطبيقًا ولكنه نظام أساسي. يتمثل الاختلاف الرئيسي بين التطبيق والنظام الأساسي في أن التطبيق يقوم بمهام محددة ، في حين أن النظام الأساسي هو المكان الذي يمكن بناء تطبيق أو موقع ويب عليه. للتبسيط ، التطبيق أو موقع الويب هو المنتج ، والنظام الأساسي هو المصنع ، حيث يتم تصنيع المنتج.

اقرأ أيضا:كيفية حل عدم السماح بتحرير جزء ويب في SharePoint

أفضل ممارسات SharePoint

تُستخدم منصة Microsoft هذه بشكل أساسي لتخزين البيانات وتحليلها ومشاركتها. لذلك ، أنت بحاجة إلى فهم أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها للقيام بذلك بشكل أكثر كفاءة. لمنحك شرحًا أوضح ، قمنا بتقسيم التلميحات إلى قسمين مختلفين ، أفضل ممارسات SharePoint لإدارة المستندات وأفضل ممارسات مكتبة مستندات SharePoint الكبيرة. لذلك دعونا نعرف كل منهم بالتفصيل.

أفضل نقطة مشاركة ممارسات ل إدارة المعرفة 

لذلك أولاً ، سوف نشارك بعضًا من أفضل ممارسات إدارة المعرفة في SharePoint التي يجب تنفيذها.

1. التعاون مع الآخرين

من أجل نمو الشركة ، من الضروري التعاون مع الآخرين. بدون تعاون ، لا يمكن أن يكون لديك ثقافة عمل صحية ، وبالتالي فإنها ستسبب الركود. لذلك لا تنس أن SharePoint ليس فقط موقعًا رائعًا لإدارة المعلومات ، ولكنه يحتوي أيضًا على أدوات للتعاون مع الفريق. استخدمهم وابق على اتصال. لذلك ، تم حل الاستعلام الخاص بك عن أفضل ممارسات بنية مجلد SharePoint.

2. استخدام العلامات الوصفية

لدى العديد من المستخدمين أسئلة مثل أفضل ممارسات بنية مجلد SharePoint. لكننا نوصيك باستخدام العلامات الوصفية بدلاً من المجلدات. من المهم جدًا استخدام العلامات لفرز المعلومات المختلفة بشكل فعال. لا يزال العديد من الأشخاص يستخدمون المجلدات للتصنيفات ، ولكن في معظم الحالات يكون استخدام العلامات الوصفية أكثر فاعلية. إذا كنت لا تستخدم SharePoint عبر الإنترنت ، فقد لا تكون على دراية بعلامات التعريف ، ولا بأس بذلك. ولكن الآن كما تعلمون هذا ، سنطلب منك استخدام هذه الوظيفة. لأنه باستخدام المجلدات فقط ، فإنك تقيد نفسك من التمتع بمزيد من المرونة.

نحن لا نقول أنه يجب عليك استخدام المجلدات على الإطلاق ، ولكن العلامات توفر إمكانية وصول أفضل إلى المعلومات ويمكنك الوصول إليها بسرعة. هذه هي النقطة الأولى التي يجب عليك اتباعها لأفضل ممارسات بنية SharePoint.

3. تعيين الأذونات

هذه هي أفضل ممارسات SharePoint الأخرى الرائعة لإدارة المستندات. كما قلنا من المهم التعاون. لذلك ، إذا كنت تريد اتباع هذه النصيحة ، فإن أحد الأشياء التي يجب عليك القيام بها هو تعيين الأذونات. بدون إعطاء الإذن المناسب ، فإنك تمنع الفريق من أداء مهام معينة ، مما يؤدي إلى تأخير العديد من العمليات على طول الطريق. لهذا السبب عليك أن تضع ذلك في الاعتبار ؛ اعمل كفريق وقم بتعيين الإذن المناسب للأشخاص المناسبين ، حتى لا تضطر إلى القيام بجميع المهام بمفردك. ومع ذلك ، من المهم أيضًا ملاحظة أنه لا ينبغي لأحد أن يمنح السلطة للجميع ، وأن يقيد نفسك من السماح لكل عضو باستخدام كل أداة وتعديل كل شيء. يمكن أن تخلق البلبلة.

4. باستخدام AAR

AAR أو ببساطة مراجعة After Action هو نظام مراجعة تم تطويره لأول مرة من قبل الجيش الأمريكي. يمكنك استخدام هذا النظام في مؤسستك ، خاصة في نظام SharePoint الأساسي. في AAR ، يتم تقديم مراجعة الخبراء إلى الموظفين لتعزيز قدرتهم على اتخاذ القرار.

يقدم الخبراء آرائهم حول كيفية ولماذا يتم تنفيذ إجراء معين ، وما الذي يمكن القيام به بشكل أفضل. ساعدوا الموظفين على تصحيح العيوب وتصحيح النقص. يمنح هذا النظام الفرق طريقة أفضل لاتخاذ قرارات مستنيرة وبالتالي زيادة الإنتاجية.

5. إنشاء هندسة المعلومات

يعد إنشاء بنية المعلومات أمرًا مهمًا أيضًا. بدون رؤية واضحة ، يمكن أن يكون تصنيفك للمعلومات المهمة فوضويًا تمامًا. لهذا السبب استرخ أولاً وفكر في الطريقة التي تريد بها مشاركة المعلومات ثم إضافتها إلى الموقع فقط.

يمكن إجراؤه في SharePoint كملفات قوائم ويعتمد فقط على حاجتك. كما قلنا سابقًا ، هذه أداة قوية جدًا بها العديد من الميزات ، مع استخدام محدد. يجب أيضًا تجنب استخدام جميع الميزات لأن هذا يمكن أن يجعل الأمور أكثر فوضوية. لذلك ، من المهم جدًا التفكير في أهدافك الأساسية عند مشاركة المعلومات ثم إنشاء بنية المعلومات. إنها نقطة أخرى مهمة جدًا في أفضل ممارسات هيكل SharePoint.

6. حماية البيانات الحساسة

من المهم جدًا الحفاظ على أمان المعلومات الحساسة المهمة بحيث لا يتمكن سوى الأعضاء المصرح لهم من الوصول إليها. بدون القيام بذلك ، فإنك تخاطر بالتضحية بخصوصية مؤسستك وأمانها.

اقرأ أيضا: ما هي عيوب SharePoint؟

أفضل نقطة مشاركة ممارسات ل مكتبة مستندات كبيرة 

عندما تتعامل مع مؤسسة كبيرة ، قد تواجه ملفات بيانات ضخمة أيضًا. لذلك ، إذا كنت تريد معرفة كيفية تنظيم هذه المستندات الكبيرة بشكل فعال ، فإليك بعض أفضل ممارسات مكتبة مستندات SharePoint الكبيرة.

1. استخدام إصدارات المستند

عندما تقوم بتحرير أو إنشاء شيء ما ، في هذه الحالة ، مكتبة مستندات ، يمكن أن تحدث أخطاء. خاصة عندما تكون الملفات كبيرة جدًا. هذا هو السبب في معالجة هذه المشكلة قدمت Microsoft وظيفة إصدارات المستندات. بمساعدتها ، يمكنك بسهولة السفر إلى الماضي! هذه طريقة إبداعية للقول أنه يمكنك استعادة البيانات السابقة قبل التحرير.

لهذا السبب سنقترح عليك تمكين خيار إصدارات المستندات في SharePoint. بهذه الطريقة ، يمكنك استعادة النسخة المعدلة من الملف.

2. باستخدام طرق العرض

لقد أخبرناك بالفعل باستخدام العلامات الوصفية بدلاً من الملفات. وأحد أسباب هذه النصيحة هو أنه إذا كنت تستخدم العلامات الوصفية ، فيمكنك استخدام طرق العرض لتحديد موقع الملف والعثور عليه بسهولة أكبر. نظرًا لأن طرق العرض تسمح لك بالوصول إلى المجموعات والفلاتر ووظائف الفرز. لذلك ، لجعل تجربة البحث خالية من المشاكل ، استخدم العلامات وعرض الوظائف.

3. تجنب المساحات

قد يبدو هذا أمرًا بسيطًا جدًا ، ولكن من فضلك لا تتجاهل هذه النقطة. نظرًا لأن عناوين URL لـ SharePoint لا تسمح لك بتضمين مسافات. يستخدم العديد من الأشخاص أحرفًا مثل & و * و # بدلاً من المسافات ، ولكن قد يتسبب ذلك أيضًا في بعض المشكلات في العثور على ملف معين. ولكن إذا لم تستخدم المساحة ، فقد يكون من الصعب قراءة اسم الملف. لذا ، إليك ما يمكنك فعله ، لا تسمي مكتبة مثل Duck Duck Go. بدلاً من ذلك ، أطلق عليها اسم DuckDuckGo. استخدم الأحرف الكبيرة لجعل الاسم قابلاً للقراءة.

4. باستخدام نوع المحتوى

تمامًا مثل العلامات ، من المهم أيضًا استخدام أنواع المحتوى. استخدم نوع محتوى واحدًا لكل مكتبة مستندات وسيكون تصنيف المعلومات أكثر ملاءمة.

5. تمكين التنبيهات

عندما يكون هناك العديد من المستخدمين على موقع ما ، يكون من الصعب جدًا تتبع كل تغيير يقومون به. لذلك إذا كان هناك العديد من الموظفين على موقع ما لديهم إذن بتعديل المعلومات أو نقلها وتريد أن تعرف متى يفعلون ذلك ، فقم بتشغيل التنبيهات. نظرًا لأن SharePoint سيرسل إليك إشعارًا عندما يغير أي شخص أي شيء. أفضل جزء في هذه الوظيفة المعينة هو أنها لا تقتصر على المسؤولين فقط. بدلاً من ذلك ، يمكن لأي مستخدم ضبط تنبيه لمعرفة التغيير.

مُستَحسَن:

• كيفية استخدام ChatPDF للتحليل والحصول على الإجابات من ملف PDF الخاص بك
• ما هي مزايا شيربوينت؟
• تلميحات وحيل مذهلة لمكتبة مستندات SharePoint
• كيفية حل عدم السماح بتحرير جزء ويب في SharePoint

نأمل بعد قراءة هذا المقال مشكلتك ، أفضل ممارسات SharePoint لإدارة المستندات، تم حلها الآن. إذا كنت لا تزال تواجه أي مشاكل ، فلا تنس استخدام قسم التعليقات وسيقوم فريقنا بالاهتمام بذلك. يمكنك أيضًا التوصية بموضوع جديد في التعليقات ، وسنبذل قصارى جهدنا لكتابة مقال مخصص حول ذلك. احفظ موقعنا في المرجعية للرجوع إليه في المستقبل. شكرا لقرائتك.