8 أفضل نصائح شيربوينت للمبتدئين - TechCult

إذا كان عملك يحتاج إلى أداة ممتازة ، ففكر في استخدام SharePoint. يسمح بإنشاء الموقع بسهولة وإدارة المعلومات وتخزينها بكفاءة. على الرغم من أن هذه الأداة تقدم العديد من الميزات ، إلا أنها قد تكون مربكة للمستخدمين الجدد. لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة منه ، قمنا بإنشاء دليل مفيد أدناه مع تلميحات ونصائح SharePoint للمبتدئين.

أفضل تلميحات SharePoint للمبتدئين

على الرغم من أن SharePoint لا يحصل على العديد من التحديثات ، إلا أنه لا يزال يتمتع بمظهر عصري وبه جميع الوظائف الضرورية لتزويدك بتجربة مستخدم جيدة. أفضل شيء هو أنه متاح عبر الأنظمة الأساسية. بمساعدة النصائح الواردة في الدليل أدناه ، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من الميزات العديدة لـ

نقطة مشاركة. لذا ، استمر في القراءة لتتعلم كيفية استخدامه بفعالية!

1. فهم أنواع المواقع المختلفة

لتحقيق أقصى استفادة من SharePoint ، ابدأ بإنشاء موقع مثالي. المواقع مهمة لنظام SharePoint. اقض بعض الوقت في بنائه بعناية ، واعلم الغرض من استخدامه بفعالية.

يحتوي SharePoint على نوعين من المواقع: موقع الاتصال وموقع الفريق. على الرغم من أنها قد تبدو متشابهة ، إلا أنها مختلفة في الواقع. قبل إنشاء موقعك ، اختر النوع الذي يتوافق مع أهدافك بشكل أفضل.

2. استخدم الوصف بعناية

عند استخدام SharePoint ، هناك نصيحة وخدعة يجب تذكرها من قبل المبتدئين وهي أن الآخرين سيرون مدخلاتك. لذلك ، قم دائمًا بتوفير وصف واضح ومختصر ، خاصةً عند إنشاء مكتبة مستندات. إن وصف محتواها سيمنع الارتباك والإحباط للمستخدمين. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء ملف مكتبة المستندات المالية ، تحديد محتوياته مثل البيانات الضريبية والميزانيات وكشوف المرتبات والتقارير. بهذه الطريقة ، سوف يفهم الجميع ما بداخله.

3. تسمية المستندات بشكل صحيح

يعد اختيار الاسم الصحيح للمستندات في SharePoint أمرًا حيويًا. نظرًا لأن المسافات غير مسموح بها ، فقد يؤدي استخدام الرموز إلى صعوبة القراءة. بدلاً من، تكبير الأحرف الأولى، مثل DuckDuckGo ، للحصول على اسم أبسط وأسهل في القراءة.

4. تثبيت الملفات المهمة

إذا كان لديك العديد من الملفات في مكتبة المستندات وتحتاج إلى وصول سريع إلى ملف معين يوميًا ، فيمكنك تثبيته على أنه مهم. فإنه سوف ابق دائمًا في القمة ، حتى إذا قمت بإضافة المزيد من الملفات لاحقًا. يوفر استخدام ميزة الدبوس الوقت ويجعلك أكثر كفاءة.

اقرأ أيضا:نصائح وحيل قائمة SharePoint مذهلة تحتاج إلى معرفتها

5. مكتبات المزامنة مع OneDrive

فكر في SharePoint و OneDrive كشريكين لا ينفصلان. SharePoint غير مكتمل بدون OneDrive. قم بتثبيت OneDrive ومزامنة مكتبات المستندات الخاصة بك والوصول إلى جميع ملفاتك دون عناء من خلال كلا النظامين الأساسيين. هذه واحدة أخرى من نصائح وحيل SharePoint الرائعة للمبتدئين.

6. استخدم محفوظات إصدارات الملف

كبشر ، كلنا نرتكب أخطاء في بعض الأحيان. إذا غيرت شيئًا ما عن طريق الخطأ أو عدل أحد الموظفين ملفًا مهمًا عن طريق الخطأ ، فلا داعي للقلق! استخدم ميزة محفوظات إصدار الملف لـ إعادة البيانات السابقة. نوصي بشدة باستخدام هذه الميزة لتوفير الوقت.

7. امنح الأذونات اللازمة

يُعد السماح للموظفين بالحصول على الأذونات المناسبة وبعض الحرية الإبداعية أمرًا ضروريًا لنمو مؤسستك. في SharePoint ، يمكنك ذلك بسهولة تخصيص الأذونات لكل موظف، يمنحهم ما يحتاجون إليه فقط ، على عكس البرامج الأخرى حيث يتعين عليك تقديم كل شيء أو لا شيء.

8. تمكين الإخطارات

بمجرد منح الأذونات ، يمكن للموظفين تحرير الموقع والمستندات والقوائم. لكن ماذا لو قاموا بتغييرات مهمة؟ يمكن أن يكون صداع. للتعامل مع هذا الأمر ، من النصائح الرائعة للمبتدئين تمكين الإعلامات في SharePoint. سيتم إخطارك كلما قام شخص ما بإجراء تغييرات. ومع ذلك ، نوصي بتخصيص الإشعارات لتجنب التعرض للقصف بالتنبيهات في كل مرة يضيف فيها شخص ما شيئًا أو يعدله.

دروس SharePoint للمبتدئين

دعنا الآن نغطي بعض النقاط الأساسية لبرنامج Microsoft SharePoint التعليمي والتي ستكون مفيدة للمبتدئين.

1. كيفية إنشاء موقع SharePoint

كما قلنا ، فإن مواقع SharePoint هي اللبنات الأساسية لهذا النظام الأساسي. لذلك ، سنعرف أولاً كيفية بنائها بهذه الخطوات:

1. اضغط على إنشاء موقع الخيار وحدد نوع الموقع الذي تريد إنشاءه ، على سبيل المثال ، موقع الفريق أو موقع الاتصالات.

2. دخول اسم الموقع ووصفه.

3. أدخل الآن اسم المالك وحدد ينهي.

اقرأ أيضا:تلميحات وحيل مذهلة لمكتبة مستندات SharePoint

2. كيفية إضافة قائمة أو مكتبة المستندات

بعد أن تعرف كيفية إنشاء موقع ، دعنا الآن نعرف كيفية إضافة قائمة أو مكتبة مستندات ومساعدتك في برنامج SharePoint تعليمي للمبتدئين.

1. حدد الموقع الذي تريد إضافة مكتبة القائمة / المستندات إليه وانقر فوق جديد.

2. حدد ما تريد إنشاءه ، قائمة أو مكتبة المستندات أو خيارات أخرى من القائمة.

3. دخول الاسم والوصف.

4. يختار يخلق.

3. كيف تضيف صفحة

تعد الصفحات جزءًا مهمًا جدًا من موقع SharePoint بالكامل. لذا ، دعنا نعرف الآن كيفية إنشاء صفحة في هذا البرنامج التعليمي لـ Microsoft SharePoint:

1. اختر الموقع التي تريد إنشاء صفحة عليها.

2. يختار جديد وثم صفحة من الخيارات الأخرى.

3. حدد نموذجًا وانقر فوق إنشاء الصفحة.

4. حدد اسمًا وأي محتوى آخر مثل الصور أو النصوص أو أجزاء الويب.

5. الآن ، انقر فوق ينشر.

4. كيفية استخدام المرشحات

يمكنك أيضًا العثور على المحتوى الصحيح باستخدام عوامل التصفية في SharePoint. لمعرفة المزيد عنها ، اتبع الخطوات التالية:

1. حدد أ مكتبة أو قائمة.

2. حدد ملف رمز التصفية.

الآن ، استخدم الفلتر حسب حاجتك.

5. كيفية إضافة جزء ويب

أخيرًا ، تعد إضافة جزء ويب في SharePoint برنامجًا تعليميًا مفيدًا آخر للمبتدئين. هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها إضافتهم:

1. في ال آخر الأخبار أو الصفحة وانقر على رمز زائد.

2. حدد أي جزء ويب تريد إضافته ، على سبيل المثال ، نص أو صورة أو مستند.

3. بعد إضافة جزء الويب ، انقر فوق نشر الأخبار أو النشر.

نحن على ثقة من أن دليلنا على تلميحات SharePoint للمبتدئين كان مفيدا لك. إذا كانت لديك أي أسئلة أخرى ، فلا تتردد في مشاركتها في قسم التعليقات ، وسيسعد فريقنا بمساعدتك. شكرا لقرائتك!