كيفية تعيين خارج المكتب في Gmail على الهاتف المحمول وسطح المكتب

قد تكون إدارة بريدك الإلكتروني عندما تكون بعيدًا عن المكتب أو في إجازة أمرًا شاقًا. هذا هو المكان الذي تكون فيه ميزة خارج المكتب (OOO) في Gmail مفيدة. سنوضح لك في هذه المقالة كيفية تعيين "خارج المكتب" في Gmail. ولكن قبل أن نتعمق في إعداد هذه الميزة الأساسية، دعونا نفهم ما هي ميزة "خارج المكتب" في Gmail.

تعد ميزة "خارج المكتب"، والتي يطلق عليها غالبًا "المستجيب أثناء العطلة" في Gmail، أداة قوية تمكنك من أتمتة استجابات بريدك الإلكتروني عندما لا تكون متاحًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني شخصيًا. فهو يُعلم جهات الاتصال/الزملاء لديك بأنك حاليًا خارج المكتب، أو في إجازة، أو غير متاح لفترة طويلة.

تساعدك هذه الميزة في الحفاظ على الاحترافية من خلال استلام رسائل البريد الإلكتروني وتوفير المعلومات الأساسية مثل تواريخ غيابك ورسالة مخصصة اختيارية. ومن خلال هذا الفهم، فلنبدأ بالأشياء التي تحتاج إلى معرفتها قبل إعداد الرسائل خارج المكتب أو خارجها على Gmail.

أشياء يجب معرفتها قبل الخروج من المكتب في Gmail

فيما يلي بعض الأشياء الأساسية التي يجب معرفتها قبل إعداد الرد التلقائي خارج المكتب على حساب Gmail الخاص بك:

• قبل إعداد رسالة خارج المكتب، اختر تاريخي البدء والانتهاء الصحيحين. تأكد من أن رسالتك خارج المكتب تبدأ عندما لا تكون متاحًا وتنتهي عندما تعود إلى العمل.
• على الرغم من أنه من الضروري الإبلاغ عن غيابك، قم بتخصيص رسالتك خارج المكتب من خلال تضمين تفاصيل مثل كسبب لغيابك، وشخص اتصال بديل، ومتى يمكن للمستلم أن يتوقع الرد منه أنت.

• تأكد من أنه يمكنك الوصول إلى إعدادات Gmail الخاصة بك على جهازك المحمول أو طريقة بديلة لتعطيل رسالة خارج المكتب إذا تغيرت خططك ويجب عليك العودة إلى العمل في وقت أبكر من المتوقع.
• قبل إنهاء رسالتك خارج المكتب، أرسل بريدًا إلكترونيًا تجريبيًا إلى عنوان بريد إلكتروني شخصي أو زميل للتأكد من أن الرد التلقائي يعمل على النحو المنشود ويبدو احترافيًا.

مع أخذ هذه العوامل في الاعتبار، يمكنك إعداد رسالة خارج المكتب في Gmail أثناء غيابك. دعنا ننتقل إلى الخطوات والأساليب.

اقرأ أيضا: كيفية استخدام أداة الكتابة بالذكاء الاصطناعي في Gmail وGoogle Docs

كيفية إعداد الرد خارج المكتب في تطبيق Gmail للجوال

قد يبدو إعداد المجيب خارج المكتب أو المجيب التلقائي على Gmail أمرًا صعبًا، ولكنه ليس كذلك. الخطوات بسيطة إلى حد ما للمتابعة على تطبيقات iOS وAndroid. هيا نبدأ.

الخطوة 1: قم بتشغيل تطبيق Gmail على جهاز Android أو iOS الخاص بك. اضغط على أيقونة قائمة الهامبرغر في الزاوية اليسرى العليا.

الخطوة 2: في الجزء الأيمن، قم بالتمرير لأسفل إلى الإعدادات. في الشاشة التالية، إذا كان لديك حسابات متعددة متصلة، فاختر الحساب الذي تريد تشغيله للمجيب خارج المكتب أو المجيب التلقائي.

الخطوه 3: ضمن الإعدادات، قم بالتمرير لأسفل واختر المستجيب التلقائي. وبعد ذلك، قم بتشغيله.

الخطوة 4: لقد حان الوقت لتعيين اليوم الأول والأخير من فترة تواجدك خارج المكتب أو الإجازة، حسب منطقتك.

ملحوظة: سيتم تحديد يومك الأخير بشكل افتراضي بعد أسبوع واحد من يومك الأول. ومع ذلك، يمكنك تخصيصه بناءً على مخططك الزمني. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين خيار اليوم الأخير على لا شيء إذا كنت لا تريد أن يكون لديك تاريخ انتهاء.

الخطوة 5: بمجرد تحديد الأيام، أضف الموضوع والرسالة لإرسالها إلى المستخدمين الذين يتواصلون معك خلال المخطط الزمني.

الخطوة 6: الآن، حدد ما إذا كنت تريد إرسال الرسالة إلى جهات الاتصال الخاصة بك أو زملائك فقط. وأخيرا، اضغط على تم.

هذا كل شيء. لقد قمت بإعداد رد تلقائي على رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها أثناء إجازتك أو خارج المكتب. بعد تعيين اليوم الأخير، سيتم تعطيل الرد الآلي. ومع ذلك، إذا كنت تريد إيقاف تشغيله مبكرًا، فاتبع الخطوات المذكورة أعلاه وقم بإيقاف تشغيله.

ومع ذلك، إذا كنت تريد إعداد وتخصيص المجيب التلقائي في Gmail على سطح المكتب، فتابع القراءة.

اقرأ أيضا: كيفية إنشاء قواعد لتصفية رسائل البريد الإلكتروني في Gmail

قم بإعداد رسالة خارج المكتب أو خارج المكتب في Gmail على سطح المكتب

تعد إضافة موضوع ورسالة وتمكين الرد الآلي أمرًا مشابهًا على سطح المكتب والهاتف المحمول. ومع ذلك، فإن الوصول والإعداد يختلفان قليلاً. اتبع التعليمات أدناه.

الخطوة 1: انتقل إلى موقع Gmail على الويب باستخدام بيانات اعتماد حسابك، حيث تريد إعداد "خارج المكتب".

الخطوة 2: بمجرد تسجيل الدخول، انقر فوق أيقونة الإعدادات (الترس) في الزاوية العلوية اليمنى.

انتقل إلى موقع Gmail

الخطوه 3: انتقل إلى خيار "عرض جميع الإعدادات" من القائمة المنسدلة.

سيتم نقلك إلى صفحة إعدادات Gmail.

الخطوة 4: ضمن عام، قم بالتمرير لأسفل إلى أسفل الصفحة. سترى خيارات المجيب التلقائي.

ملحوظة: اعتمادًا على موقعك الجغرافي، قد يُطلق على الرد التلقائي اسم "الرد التلقائي خارج المكتب". ومع ذلك، تظل الخيارات كما هي بالنسبة لجميع المناطق.

الخطوة 5: الآن، حان الوقت لتعيين النطاق الزمني الذي ستكون فيه خارج المكتب. اختر اليوم الأول، والذي سيكون تاريخ بدء إجازتك.

ملحوظة: حدد خانة الاختيار اليوم الأخير؛ وإلا فسيرسل Gmail رسائل خارج المكتب حتى تقوم بتعطيلها يدويًا.

الخطوة 6: بمجرد تحديد النطاق الزمني، يجب عليك كتابة الموضوع وكتابة الرسالة في مربع الرسالة التي تريد إرسالها تلقائيًا.

الخطوة 7: الآن، اختر من بين خيارين؛ "أرسل ردًا فقط للأشخاص الموجودين في جهات الاتصال الخاصة بي" أو "أرسل ردًا فقط للأشخاص الموجودين في [اسم الشركة]".

ملحوظة: يمكنك اختيار كلا الخيارين أيضًا.

الخطوة 8: وأخيرا، انقر فوق الزر حفظ التغييرات في الأسفل.

ها أنت ذا. لقد قمت بنجاح بتعيين الرد التلقائي خارج المكتب على Gmail. الآن بعد أن قمت بتمكين الخيار، تابع القراءة لمشاركته مع زملائك.

كيفية البحث عن حالة Gmail خارج المكتب ومشاركتها

تعد مشاركة حالة Gmail خارج المكتب على سطح المكتب والهاتف أمرًا بسيطًا. أنت ببساطة بحاجة إلى ذلك إنشاء حدث في تقويم Google الخاص بك الذي يمتد طوال اليوم. بمجرد إنشاء حدث في تقويم Google، شاركها مع زملائك.

عندما يبدأ شخص ما في إنشاء بريد إلكتروني إليك، سيرى أنك خارج المكتب. لن يمنعهم من إرسال رسالة إليك. سيتم أيضًا عرض حالة الحدث خارج المكتب فقط للأشخاص الذين لديهم إذن بمشاهدتها.

بدلا من ذلك، يمكنك قم بإعداد ساعات العمل الخاصة بك بدلاً من. إذا كانت لديك أية استفسارات، فراجع قسم الأسئلة الشائعة أدناه.

الأسئلة الشائعة حول الخروج من المكتب في Gmail

التواصل دون عوائق

الآن بعد أن تعرفت على كيفية تعيين "خارج المكتب" في Gmail، يمكنك الحفاظ على التواصل الاحترافي حتى عندما تكون كذلك بعيدًا عن بريدك الإلكتروني، مما يضمن إبلاغ جهات الاتصال الخاصة بك بغيابك وتوقع حدوث تأخير استجابات. قد ترغب أيضًا في القراءة كيفية تغيير اسم جيميل.

آخر تحديث في 23 سبتمبر 2023

قد تحتوي المقالة أعلاه على روابط تابعة تساعد في دعم Guiding Tech. ومع ذلك، فإنه لا يؤثر على نزاهتنا التحريرية. يبقى المحتوى غير متحيز وأصلي.