أفضل 5 ممارسات للحفاظ على استخدام Microsoft Office 365 بأمان
منوعات / / November 29, 2021
يعتبر Microsoft Office خيار الانتقال المفضل في مساحة مجموعة الإنتاجية. يتم استخدام البرنامج المشهور بواسطة الملايين من المستهلكين والشركات حول العالم. كما أنه يحمل قبضة قوية على قطاع الأعمال. لهذا السبب أصبح من الضروري بشكل متزايد استخدام Office 365 بأمان ، الإصدارات عبر الإنترنت لسهولة التعاون.
تقدم الشركة مجموعة واسعة من الخدمات الشخصية ، عمل، وخطط المؤسسة. مع كل خطة ، يمكنك الوصول إلى تطبيقات Office و OneDrive والمزيد بالإضافة إلى بعض الشروط. بالطبع ، ستقوم بإنشاء وتعديل وتخزين المعلومات الشخصية والسرية باستخدام Microsoft Word و Excel و OneDrive.
لهذا السبب من الضروري تشديد الأمان أثناء عملية التحرير والعرض والمشاركة.
في هذا المنشور ، سأوجهك إلى أفضل خمس ممارسات للاستمرار في استخدام Office 365 بأمان. قم بتطبيق هذه القياسات ولا تقلق من سرقة البيانات أو أي سوء استخدام. هيا بنا نبدأ.
احصل على Office 365
1. استخدم كلمة مرور قوية وقم بتمكين المصادقة الثنائية (2FA)
هذا واحد هو عدم التفكير. أثناء إنشاء حساب Microsoft ، استخدم كلمة مرور قوية مع مجموعة من الأحرف والأرقام والأحرف الخاصة.
إذا كنت قلقًا بشأن تذكرها ، فإنني أنصحك بالاستثمار في مدير كلمات المرور. هناك العديد من العروض القادرة مثل LastPass ،
Enpass, 1 كلمة المرورو SafeInCloud والمزيد.يمكنك استخدام منشئ كلمات المرور المدمج الخاص بهم وتسجيل الدخول التلقائي على كل من iOS و Android للحصول على تجربة تسجيل دخول خالية من المتاعب.
يعد اختيار كلمة مرور قوية جزءًا من العملية. سأوصي بشدة بتشديد الأمان باستخدام المصادقة ذات العاملين.
لا تختار التحقق من رقم الهاتف المحمول فقط. كانت هناك العديد من الحالات التي تمكن فيها المتسللون من الوصول إلى حساب شخص باستخدام مبادلة بطاقة SIM ثم قراءة كلمة المرور لمرة واحدة من الرسائل. الرئيس التنفيذي لشركة Twitter جاك دورسي هو الضحية الأخيرة من هذه الممارسات.
يستخدم تطبيقات 2FA (المصادقة الثنائية) التي تنشئ رموزًا عشوائية في فترة معينة. أدخل هذا الرمز بعد شاشة كلمة المرور. سيكون Authy هو خياري المفضل للحصول على دعم متعدد المنصات وقدرات المزامنة.
أيضا على توجيه التكنولوجيا
2. حماية المستندات الحساسة بكلمة مرور
لمنع المجهولين من فتح والوصول إلى المستندات الحساسة ، يمكنك دائمًا حماية المستندات بكلمة مرور باستخدام أداة كلمة المرور المدمجة.
انقر فوق قائمة المراجعة من شريط الشريط ، ثم انقر فوق حماية المستند ، وسيسمح لك مربع الحوار بإضافة كلمات مرور وبعض القواعد المتعلقة بها.
عند الحديث عن القواعد ، يمكنك إضافة كلمة مرور لعرض مستند ، وتعيين كلمة مرور أخرى للسماح للآخرين بإجراء تعديلات في المستند. يمكن للمرء أيضًا منع الزملاء من إضافة تعليقات باستخدام مزيد من الخيارات.
يمكنك تمكين هذا التبديل الصغير في قسم الخصوصية لإخفاء المعلومات الشخصية من الملف.
3. أضف تاريخ انتهاء الصلاحية إلى ارتباط مشاركة OneDrive
تدمج تطبيقات Office 365 النظام الأساسي السحابي Microsoft OneDrive بإحكام. حسنًا ، يمكنك أيضًا استخدام Box و Dropbox ، لكنني أوصي بـ OneDrive باعتباره مدمجًا افتراضيًا في نظام التشغيل Windows 10 ويأتي أيضًا بسعة تخزينية تبلغ 1 تيرابايت لمشتركي Office 365.
يتم حفظ كل ملف Word و PowerPoint و Excel تلقائيًا في النظام الأساسي السحابي لـ Microsoft.
الآن ، عند مشاركة ملف أو مجلد من تطبيق OneDrive ، تقدم Microsoft طريقة رائعة لإضافة تاريخ انتهاء الصلاحية والوقت إلى هذا الارتباط المشترك.
على OneDrive Web ، عند مشاركة مجلد ، يمكنك النقر فوق مشاركة واختيار تاريخ انتهاء صلاحية معين. من هناك ، حدد الوقت والتاريخ لانتهاء صلاحية الارتباط.
الأمور معقدة بعض الشيء على الهاتف المحمول. اتبع الخطوات أدناه لتنفيذ نفس الإجراء على تطبيقات iOS و Android.
الخطوة 1: قم بتنزيل OneDrive وقم بتسجيل الدخول باستخدام بيانات الاعتماد ورمز 2FA.
الخطوة 2: انتقل إلى المجلد الذي تريد مشاركته وانقر على قائمة النقاط الثلاث.
الخطوه 3: حدد مشاركة واختر إعدادات الارتباط.
الخطوة الرابعة: أضف الوقت والتاريخ لربط مفتاح التبديل وتشغيله.
نظرًا لأن الميزة المذكورة أعلاه مرتبطة بـ OneDrive ، يمكنك استخدام نفس الأسلوب لإضافة انتهاء صلاحية للصور ومقاطع الفيديو أيضًا.
أيضا على توجيه التكنولوجيا
4. أضف كلمة مرور إلى ارتباطات OneDrive
الخيار الثاني المذكور أعلاه هو الأكثر استخدامًا عندما تريد حماية كلمة مرور لملف واحد فقط في ذلك الوقت. ولكن إذا كنت ترغب في مشاركة 8-10 مستندات دفعة واحدة ، فمن الأفضل لك ذلك حماية ارتباطات OneDrive بكلمة مرور.
في مثل هذه الحالات ، يمكنك تحميل كل المستندات في مجلد واحد على OneDrive.
الآن ، افتح موقع OneDrive على الويب ، وحدد المجلد ، ثم انقر فوق قائمة المشاركة. من مربع الحوار ، حدد إضافة كلمة مرور ثم شارك رابط المجلد.
سيتعين على الشخص المستلم إدخال كلمة مرور قبل الوصول إلى الملفات الموجودة فيه.
أعلم أن الحل ليس قابلاً للتخصيص مثل خيار القسم الذي يتيح لك حظر أذونات معينة وإخفاء التفاصيل الشخصية. ومع ذلك ، فإن طريقة OneDrive بشكل عام تنجز المهمة من حيث طبقة الأمان المضافة.
لسوء الحظ ، لا يمكنك استخدام الميزة على تطبيقات الأجهزة المحمولة. إنه متاح فقط على OneDrive على الويب.
5. استخدم القياسات الحيوية على OneDrive
كما قد تكون خمنت ، يلعب OneDrive الدور المركزي في تجربة Office 365.
سواء كان OneNote أو Word أو Excel ، يقوم كل منهم بحفظ الملف على OneDrive. لهذا السبب من المهم الحفاظ عليه آمنًا باستخدام القياسات الحيوية على تطبيقات الأجهزة المحمولة.
انتقل إلى الإعدادات> الأمان وقم بتشغيل FaceID أو حماية بصمة الإصبع لنظامي التشغيل iOS و Android.
قم بتنزيل OneDrive لنظام iOS
قم بتنزيل OneDrive لنظام Android
أيضا على توجيه التكنولوجيا
تمتع بتجربة Office 365 الآمنة
تتفهم Microsoft احتياجات المستهلكين والشركات للحفاظ على أمان بياناتهم. لهذا السبب قدمت الشركة العديد من إجراءات الأمان لمجموعة Office 365.
في الآونة الأخيرة ، الشركة أعلن عن مخزن شخصي لـ OneDrive، والذي يتيح لك إضافة مستندات شخصية فيه مع طبقة إضافية من الأمان.
القادم: هل تتساءل ما المقصود بـ Personal Vault وتريد معرفة المزيد عنه؟ اقرأ المنشور أدناه لمعرفة المزيد من التفاصيل.