كيفية إنشاء مجموعة بريد إلكتروني في Outlook

يظل البريد الإلكتروني المصدر الرئيسي للاتصال بين الشركات والشركات الصغيرة والمستهلكين والمسوقين. هناك أوقات تحتاج فيها إلى إرسال نفس البريد الإلكتروني إلى مجموعة من الأشخاص بشكل متكرر. بدلاً من إضافة جهات اتصال في كل مرة في قائمة إنشاء البريد ، يمكنك إنشاء مجموعة بريد إلكتروني في الآفاق وتنقذ نفسك من المتاعب.

بعد إعداد مجموعة ، يمكنك إدخالها في البريد الإلكتروني وإرسال رسالة واحدة بالبريد إلى عدة أشخاص في كل مرة. للتوضيح ، فإن جميع المصطلحات مثل مجموعة جهات الاتصال أو قائمة جهات الاتصال أو مجموعة البريد الإلكتروني أو قائمة التوزيع هي نفسها. لذا ، لا ترتبك بينهم.

من المهم لكل مستخدم Outlook عندما يخطط لإرسال بريد إلكتروني جماعي إلى مجموعة من المستلمين ، بما في ذلك الموظفين أو زملاء العمل أو الأصدقاء. يساعد البريد الإلكتروني الجماعي كل مستخدم على إرسال بريد إلكتروني واحد إلى عدة مستلمين دفعة واحدة بدلاً من نشاط ممل ولصق نسخ.

بعد كل شيء ، تقريبا 400 مليون مستخدم بريد إلكتروني يعتمدون بنشاط على Outlook كوسيط البريد الإلكتروني الأساسي ويواجهون هذه المشكلة بشكل متكرر. سيوضح لك هذا المنشور كيفية إنشاء بريد إلكتروني جماعي في Outlook باستخدام الطريقة الافتراضية. هيا بنا نبدأ.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

ما هي مجموعة البريد الإلكتروني

مجموعة البريد الإلكتروني (مجموعة جهات الاتصال) عبارة عن مجموعة من معرفات البريد الإلكتروني لإرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل متكرر. عندما يرسل مسؤول بريدًا إلكترونيًا إلى مجموعة بريد إلكتروني ، تتلقى جميع جهات الاتصال في تسمية المجموعة نفس البريد الإلكتروني.

إنه مشابه لـ WhatsApp Broadcast ، حيث يرسل المسؤول رسالة إلى قائمة البث ، ويتلقى كل فرد في المجموعة الرسالة.

استخدم جهات اتصال Outlook لإنشاء مجموعة بريد إلكتروني

في المثال أدناه ، سنستخدم Outlook على الويب لإنشاء مجموعة جهات اتصال. ستعمل الحيلة على جميع الأنظمة الأساسية مثل Chrome OS و Windows و Mac وحتى Linux.

إليك دليل تفصيلي حول كيفية إنشاء مجموعة Outlook لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية.

الخطوة 1: افتح Outlook على الويب وقم بتسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتماد حساب Microsoft.

الخطوة 2: يجمع Outlook web تطبيقات صغيرة مثل تقويم Outlook وجهات اتصال Outlook و Microsoft To-Do، والملاحظات اللاصقة. اضغط على أيقونة جهات اتصال Outlook.

الخطوه 3: ستعرض الشاشة التالية جميع جهات اتصال Outlook التي قمت بتخزينها في Outlook.

الخطوة الرابعة: مرر مؤشر الماوس فوق جهة الاتصال التي تريد إضافتها إلى القائمة البريدية ، ثم انقر فوق خانة الاختيار لتحديدها. كرر لكل جهة اتصال تريد وضعها في القائمة.

الخطوة الخامسة: تأكد من أن كل جهة اتصال تضيفها لها بريد إلكتروني مرتبط بها. وإلا فلن يظهروا في التصنيف عند إرسال بريد إلكتروني إليهم لاحقًا.

الخطوة السادسة: بعد تحديد كل جهة اتصال ، انقر فوق إضافة إلى القائمة ثم حدد قائمة جهات اتصال جديدة.

الخطوة السابعة: امنح القائمة اسمًا ذا صلة واضغط على Enter.

يمكنك إنشاء العديد من الملصقات كما تريد في Outlook. لا تنس منحهم اسمًا ذا صلة مثل العائلة والمكتب والأعمال والعملاء والمزيد.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

إرسال بريد إلكتروني باستخدام مجموعة البريد الإلكتروني في Outlook

الآن بعد أن أنشأت قائمة باستخدام Outlook ، حان الوقت لإرسال البريد الإلكتروني باستخدام Outlook. اتبع الخطوات إلى جانب قائمة جهات الاتصال في Outlook.

الخطوة 1: افتح Outlook على الويب.

الخطوة 2: اضغط على زر إنشاء في الزاوية اليسرى العليا.

الخطوه 3: من نافذة New Mail ، ابدأ في كتابة الاسم الذي أعطيته لقائمة جهات الاتصال ، ثم انقر فوق الاقتراح عندما يظهر أسفل حقل النص.

الخطوة الرابعة: بعد تحديد قائمة جهات الاتصال ، املأ البريد الإلكتروني ، ثم انقر فوق الزر إرسال لإرساله إلى كل شخص في قائمة المجموعة.

بخلاف Gmail ، لا يعرض Outlook web عناوين البريد الإلكتروني المضافة في قائمة إنشاء البريد. يعرض ببساطة اسم مجموعة جهات الاتصال. هذه مشكلة حيث قد تحتاج إلى التحقق مرة أخرى من أسماء جهات الاتصال ومعرفات البريد الإلكتروني قبل الضغط على زر إرسال.

قم بتحرير مجموعة بريد إلكتروني في Outlook

إذا قمت مؤخرًا بتوسيع مجموعة العائلة أو مجموعة المكتب الخاصة بك بأعضاء جدد ، فقد ترغب في إضافتهم إلى مجموعة جهات اتصال Outlook. انتقل من خلال الخطوات أدناه تحرير مجموعة البريد الإلكتروني.

الخطوة 1: افتح جهات اتصال Outlook على الويب.

الخطوة 2: حدد كل قوائم جهات الاتصال من قائمة الهامبرغر.

الخطوه 3: حدد قائمة جهات الاتصال التي تريد تحريرها.

الخطوة الرابعة: اضغط على زر تحرير في قائمة جهات الاتصال.

الخطوة الخامسة: هنا ، يمكنك إما كتابة اسم جهة الاتصال أو عنوان البريد الإلكتروني لإضافته إلى مجموعة جهات اتصال البريد الإلكتروني.

الخطوة السادسة: إذا كنت تريد إزالة أي جهة اتصال موجودة ، فانقر فوق علامة x بجانبها.

نصيحة محترف: إذا كنت تريد تقليل الالتباس بين المجموعات التي تم إنشاؤها ، فقم بإضافة وصف لمجموعة البريد الإلكتروني.

قيود مجموعة Outlook

قبل المضي قدمًا والبدء في إنشاء مجموعات البريد الإلكتروني في Outlook ، تحتاج إلى فهم بعض قيود هذه الطريقة.

• بينما يمكنك بسهولة إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية في Outlook ، فإن إنشاء مجموعة بريد إلكتروني يعد عملية يدوية وتستغرق وقتًا طويلاً. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى التأكد من أنك أضفت معرّفات البريد الإلكتروني لكل جهة اتصال تنوي إضافتها إلى تلك المجموعة.
• متابعة البريد الإلكتروني صعبة. لنفترض أنك أرسلت بريدًا إلكترونيًا إلى مجموعة من الأشخاص. رد بعضهم والبعض الآخر لم يرد. سيتعين عليك صياغة رسالة متابعة فردية عبر البريد الإلكتروني لكل عنوان بريد إلكتروني وإرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة يدويًا.
• مجموعة Outlook تفتقر إضفاء الطابع الشخصي. لا يمكنك تخصيص رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة الخاصة بك للمستلمين الفرديين. تذكر أنك تقوم بإنشاء بريد إلكتروني لمجموعة وليس لشخص واحد. لن يترك البريد الإلكتروني العام انطباعًا جيدًا مقارنةً برسالة مفصلة ومصممة خصيصًا.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

إرسال بريد إلكتروني جماعي أثناء التنقل

يمكن أن تكون مجموعات البريد الإلكتروني نعمة لشخص يتعامل مع نفس البريد الإلكتروني لمجموعة من الأشخاص. إنها إضافة لا غنى عنها للشركات الصغيرة والمتوسطة أيضًا. على المستوى الفردي ، فإنه يرفض عملية البريد الإلكتروني ويوفر لك الموارد والوقت.