5 نصائح قوية لتعزيز سير عمل PDF الخاص بك
منوعات / / November 29, 2021
إذا كنت صاحب شركة صغيرة أو تعمل لحسابهم الخاص ، فمن المحتمل أنك تقوم بمعالجة الكثير ملفات PDF. سواء كانت فواتير أو تقديرات أو حتى مستندات عقد ، يتم إرسال كل شيء تقريبًا في ملفات PDF هذه الأيام.
مع زيادة عدد ملفات PDF ، تصبح إدارتها أمرًا شاقًا. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تحسين سير عملك.
1. مستندات OCR مع FreeOCR
OCR هي تقنية رائعة تعالج ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا أو التي تم تنزيلها وتجعل النص قابلاً للتمييز. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص لفهرسة الصفحات التي تقوم بمسحها ضوئيًا باستخدام الماسح الضوئي الخاص بك. FreeOCR هي أداة مجانية لنظام التشغيل Windows تقوم بذلك بالضبط.
إنه تطبيق خفيف الوزن يمر عبر ملفات PDF الخاصة بك ، ويحلل محتواها ويحول النص غير القابل للتحديد في نموذج الصورة / PDF إلى نص عادي يمكنك العمل عليه.
2. قم بإنشاء وتحرير ملفات PDF باستخدام برنامج Foxit Reader
برنامج Foxit Reader هو قارئ PDF مجاني لنظام التشغيل Windows ولكنه يمكنه فعل أكثر من مجرد قراءة ملفات PDF. تبدو واجهة Foxit قريب بشكل خطير من مجموعة Microsoft Office ولكن إذا نظرنا إلى الجانب الأكثر إشراقًا ، فسوف يشعر مستخدمو Office بذلك الحق في المنزل. يمكنك إنشاء مستند في MS Word / Excel تمامًا كما تفعل الآن ولكن بدلاً من استخدام أداة التصدير المضمنة في MS ، يمكنك استخدام خيار Foxit المحسن كثيرًا بدلاً من ذلك.
ملاحظة مهمة: يقوم برنامج Foxit Reader بتجميع برامج الإعلانات المتسللة (قراءة أشرطة الأدوات المزعجة) وتشغيلها وإيقاف تشغيلها مع منتجها. لذا راقب عن كثب خطوات التثبيت وتأكد من تحديد ملف تثبيت مخصص الوضع بدلاً من الوضع الافتراضي.
إذا كان برنامج Foxit Reader مثبتًا لديك ، فيجب أن ترى خيارات PDF في ملف مكتب البرامج الموجودة في مكان ملائم في قائمة الشريط. إذا كنت تبحث عن نهج أصلي لإنشاء ملفات PDF ، فإن Foxit أمر لا بد منه. يمكنك أيضًا استخدام Foxit لـ علق وتمييز ملفات PDF.
3. حفظ ملفات PDF على Google Drive
جوجل درايف يمنحك 15 غيغابايت من السعة التخزينية مجانًا والتي يمكنك توسيعها عن طريق دفع رسوم سنوية. 15 غيغابايت ستكون كافية لمعظمنا. لماذا قد ترغب حتى في تحميل ملفات PDF الخاصة بك على Google Drive ، هل تسأل؟ حسنًا ، نفس سبب نسخ الأشياء احتياطيًا إلى السحابة. الحصول على نسخة عبر الإنترنت دائمًا أمر منطقي.
وباستخدام Drive ، يمكنك القيام بأكثر من مجرد نسخ ملفات PDF احتياطيًا. إدارة مجلدات Google Drive يعني النظام أنه يمكن حفظ جميع ملفات PDF الخاصة بك بطريقة منهجية مما سيقلل من وقت الاسترجاع لاحقًا تشغيل. هل يمكن أيضا إرفاقها بسرعة إلى بريدك الإلكتروني في Gmail عندما تحتاج إلى إرسال ملف PDF بالبريد الإلكتروني إلى شخص ما. تضمن ميزة المرفقات الممتازة في Gmail أن المستلم لن يضطر أبدًا إلى مغادرة المتصفح إذا كان يريد فقط إلقاء نظرة على أحد المرفقات.
4. قم بتشغيل OCR في Google Drive
يدعم Google Drive التعرف الضوئي على الحروف. مما يعني أنه سيحفظ ملفات PDF الخاصة بـ OCR ويتيح لك البحث منها مباشرة.
لتمكين هذه الميزة انقر فوق إعدادات من صفحة Google Drive الخاصة بك ، ثم انتقل إلى إعدادات التحميل وتحقق من الخيار الذي يقول تحويل النص من تحميل ملف PDF وصورة. سيتم الآن فحص كل ملف PDF تقوم بتحميله وتحويله إلى تنسيق قابل للبحث.
5. البحث في ملفات PDF باستخدام Google Drive (أو Evernote)
الآن وبعد أن أصبحت جميع ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا تعمل بنظام التعرف الضوئي على الحروف وتحميلها إلى موقع مركزي واحد ، يمكن استخدامها بشكل جيد. يمكنك استخدام Google Drive ليس فقط للبحث في ملفات PDF عن طريق العنوان ولكن أيضًا عن طريق النص داخلها.
لذلك إذا كنت لا تتذكر اسم ملف PDF الذي تبحث عنه ولكنك تتذكر محتواه بشكل غامض ، فيمكن أن يساعدك Google Drive بالتأكيد.
بديل:إيفرنوت يوفر وظائف مماثلة (ومحسّنة) ولكنها متاحة فقط لمستخدمي Evernote Premium. إذا كنت أحدهم ، فلا يمكنني أن أوصي باستخدام Evernote للتوفير وفهرسة ملفات PDF الخاصة بك بدرجة كافية. نظرًا لأن Evernote هو أحد تطبيقات سطح المكتب ، فإن البحث يستغرق وقتًا أقل بكثير ، كما أن التحديثات الأخيرة لبحث Evernote جعلت منه تطبيقًا قويًا حقًا. إذا كنت على استعداد للدفع مقابل خدمة لإدارة ملفات PDF الخاصة بك ، فعليك بالتأكيد البحث في Evernote.