كيفية إنشاء وإدارة القواعد في Outlook 365 Webmail

إدارة رسائل البريد الإلكتروني مهمة شاقة. من الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المحدد والإضافة تذكير لرسائل البريد الإلكتروني الأساسية، هناك الكثير من الأشياء التي تتنافس على جذب انتباهنا. أيضًا ، مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني العشوائية المتناثرة في البريد الوارد تزيد من حدة الصداع. في النهاية ، أ صندوق بريد غير منظم يجعل من الصعب العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة.

نعم ، إدارة البريد الإلكتروني هي عمل شاق ، ولكن لحسن الحظ ، يمكن تبسيطها من خلال القواعد. يدعم Outlook 365 Webmail مجموعة متنوعة من القواعد التي تتيح لك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد معين. تستطيع حذف رسائل البريد الإلكتروني على الفور من مرسل محدد. يبدو رائعًا ، أليس كذلك؟

قبل أن نبدأ ، دعنا نتعرف بسرعة على كيفية عمل قواعد البريد الإلكتروني.

كيف تعمل القواعد

القواعد هي السبيل إلى الحصول على بريد وارد نظيف ومنظم. تتكون القاعدة النموذجية من مشغل وإجراء واستثناء. بمجرد تشغيل القاعدة ، فإنها تطلق إجراءً مثل حذف البريد الإلكتروني ، أو إضافته إلى مجلد ، أو إعادة توجيهه إلى حساب آخر.

عندما يتعلق الأمر بالقواعد ، فإن Outlook 365 لديه الكثير من الخيارات ، كل من الإجراءات والشروط. يمكنك إما مطابقة الموضوع أو تحديد عنوان معين أو اختيار اسم المرسل يدويًا.

وأفضل جزء هو أنه يمكنك إضافة أي عدد تريده من الشروط. كل ما عليك فعله هو اختيار الظروف المناسبة.

وينطبق الشيء نفسه على الإجراءات - فالخيارات كثيرة. لذا ، كل ما عليك فعله هو وضع القاعدة ، وتحديد الشرط لمعالجة المزيد من القواعد ، ثم لعبة البنغو!

الآن بعد أن حددنا كيفية عمل القواعد ، دعونا نرى كيفية إنشائها.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

كيفية إنشاء قواعد في Outlook 365

الخطوة 1: افتح برنامج Outlook ، وانقر على أيقونة الإعدادات في الزاوية العلوية اليمنى. بعد ذلك ، انقر فوق عرض جميع إعدادات Outlook في الأسفل.

الخطوة 2: حدد البريد الإلكتروني من اللوحة اليمنى ثم اختر القواعد. الآن ، اضغط على خيار إضافة قواعد جديدة ، وقم بإعطاء اسم لقاعدتك الجديدة.

إذا كنت تحدد شروط الأشخاص ، فستحتاج إلى إدخال العناوين الصحيحة. بالنسبة للموضوعات ، سيتعين عليك إضافة الكلمات الرئيسية بالضبط.

الخطوه 3: بمجرد أن تقوم بالتركيز على الشرط ، فقد حان الوقت لإضافة الإجراء. يشكل الإجراء ما تريد القيام به مع رسائل البريد الإلكتروني التي تتوافق مع الشروط المذكورة أعلاه.

في الوقت الحالي ، يتيح لك Outlook 365 webmail إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني وحذفها وتثبيتها ، من بين أشياء أخرى كثيرة.

الخطوة 4: هل تريد قاعدة البريد الإلكتروني ليس لتحريكه في بعض الأحيان؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، انقر فوق إضافة استثناء وأدخل الشرط المطلوب.

بعد ذلك ، انقر فوق حفظ. هناك ، قمت بإنشاء قاعدة بريد إلكتروني.

ملحوظة: على عكس برامج البريد الإلكتروني الأخرى مثل Gmail ، يتم تطبيق قاعدة بريد إلكتروني جديدة على الرسائل المستلمة بعد إنشاء القاعدة. لن يعمل على الرسائل القديمة.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

متى تستخدم إيقاف معالجة المزيد من القواعد؟

يجب أن تكون قد لاحظت مربع الاختيار "إيقاف معالجة المزيد من القواعد" أثناء إنشاء القواعد. ينطبق هذا الخيار إذا كان لديك العديد من القواعد في بريدك الوارد والتي يمكن أن تنطبق على رسالة واحدة.

على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك قاعدة "أ" تنقل جميع الرسائل الإخبارية من Guiding Tech إلى مجلد اسمه GT NL ، وقاعدة أخرى B التي تعيد توجيه جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمة رئيسية "Android" إلى بريدك الإلكتروني الثانوي الحساب.

في هذا السيناريو ، لن ترغب في تشغيل القاعدة ب بعد تنفيذ القاعدة أ بنجاح. وذلك عندما يظهر خيار إيقاف معالجة المزيد من القواعد في الصورة. بعد استيفاء شرط معين ، فإنه يتوقف عن تنفيذ المزيد من القواعد.

لذلك ، عليك التأكد من تعيين أولوية القواعد وفقًا لذلك ، وهو ما سنراه في النقطة التالية.

تحرير القواعد وإدارتها في Outlook 365

في Outlook 365 ، تعمل القواعد حسب الترتيب الوارد في الجدول. لحسن الحظ ، الترتيب ليس دائمًا ، ويمكنك تغيير الأولوية.

للقيام بذلك ، انقر فوق السهمين لأعلى ولأسفل. لتعديل قاعدة ، انقر فوق أيقونة تحرير وقم بإجراء التغييرات. لا تنسى حفظهم!

نصائح إضافية: إدارة رسائل البريد الإلكتروني بذكاء

1. اكتساح رسائل البريد الإلكتروني

المسح هو طريقة أخرى لصندوق وارد أنظف. تمامًا مثل القواعد ، يتيح لك هذا الخيار حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من مرسل معين تلقائيًا.

لا يقوم ببساطة بحذف رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك اختيار إزالة رسائل البريد الإلكتروني أو الاحتفاظ بآخر بريد إلكتروني في السلسلة.

مسح البريد الإلكتروني سهل للغاية. فقط افتح البريد الذي يزعجك ، وانقر على أيقونة المسح في الأعلى.

بعد ذلك ، حدد الخيارات من القائمة المنسدلة. الثاني هو الأفضل لأنه ينشئ قاعدة تلقائيًا. بمجرد الانتهاء ، اضغط على حفظ.

ملحوظة: خيار المسح في مجلدات العناصر المرسلة والمسودات والبريد الإلكتروني غير الهام والعناصر المحذوفة.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

2. حظر المرسلين والمجالات

بصرف النظر عن ما سبق ، يمكنك ذلك حظر مرسلين معينين والمجالات تمامًا. ما عليك سوى التوجه إلى قسم البريد الإلكتروني غير الهام ، والنقر فوق إضافة وإدخال عناوين البريد الإلكتروني أو اسم المجال.

في الوقت نفسه ، يمكنك أيضًا إضافة مجالات ومرسلين آمنين. يعمل هذا الخيار على التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني المهمة (أو رسائل البريد الإلكتروني من الأشخاص المهمين) لا تنتهي في مجلد المهملات.

ما عليك سوى النقر فوق إضافة وإضافة اسم المجال أو عناوين البريد الإلكتروني.

مرحبًا ، Inbox الأكثر ذكاءً!

حسنًا ، هذه هي الطريقة التي يمكنك بها إنشاء القواعد وإدارتها ، والحفاظ على بريدك الوارد نظيفًا من كل الفوضى التي لا معنى لها. بعد كل شيء ، لا يمكننا تحمل تفويت رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، هل يمكننا ذلك؟

إذا كنت تستخدم أي قواعد مثيرة للاهتمام ترغب في مشاركتها ، فاذكرها في قسم التعليقات أدناه.

القادم: هل تريد التخلص من الرسائل الإخبارية غير المرغوب فيها من صندوق البريد الخاص بك؟ سيوضح لك المنشور التالي كيفية القيام بذلك.