5 نصائح رائعة للتعامل مع الإصدارات المختلفة من MS Office

لقد نضجت مجموعة MS Office على مر السنين من حيث ميزاتها ووظائفها. ومع ذلك ، فإن ما كان دائمًا مصدر قلق للترقيات المتتالية هو توافق الإصدارات الجديدة مع الإصدارات القديمة.

الآن ، إذا كنت تستخدم إصدارات مختلفة من MS Office أو تتعاون مع أشخاص يستخدمون إصدارًا مختلفًا من Office ، فأنت تتعامل مع هذه المشكلة بشكل يومي. ومع ذلك ، يسعدك معرفة أنه يمكنك تقليل مخاطر الوقوع في مخاوف بمجرد تذكر وممارسة بعض الأشياء.

دعونا نرى ما هم.

انظر أيضا: تعلم وفهم الاختلافات بين مايكروسوفت أوفيس 2013 وأوفيس 365 هنا.

1. تعرف على تنسيقات الملف

يستخدم Office 2007-2013 امتدادات ملفات مختلفة بالمقارنة مع Office 97-2003. لديهم "x" مضاف في النهاية ، وهو مؤشر على استخدام لغة التوصيف الشاملة (XML).

أداة مايكروسوفت أوفيس	97-2003	2007-2013
مايكروسوفت اوفيس	وثيقة	docx
مايكروسوفت اكسل	xls	xlsx
مايكروسوفت باوربوينت	جزء لكل تريليون	pptx

2. العمل في وضع التوافق

عند فتح ملف 97-2003 في منتج 2007-2013 ، يفتح الملف في وضع التوافق. يمكنك متابعة العمل في هذا الوضع حتى لا تقدم أشياء / ميزات غير مدعومة.

ملحوظة: في وضع التوافق ، لن تتمكن من استخدام ميزات 2007-2013 على الرغم من أنك تستخدم إصدار البرنامج.

من الناحية المثالية ، إذا كنت ستشارك المستند الخاص بك مع شخص يستخدم الإصدار 97-2003 ، فيجب أن تستمر في العمل في وضع التوافق.

3. تحويل لميزات جديدة

إذا كنت لا تنوي مشاركة الإصدار الأقل من الملف وإذا كنت تستخدم الإصدار الأعلى من البرنامج ، فيجب عليك تحويل الملف. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على الاستفادة من الميزات الجديدة.

لتحويل المستند الخاص بك ، انتقل إلى ملف -> معلومات -> تحويل كما هو موضح في الرسم البياني أدناه. بهذه الطريقة سيتم تحويل الملف الأصلي واستبداله.

4. تحقق من وجود مشاكل

لنفترض أنك كنت تعمل في الفترة 2007-2013 وفي نهاية عملك أدركت أنك بحاجة إلى ذلك مشاركة المستند مع شخص لديه 97-2003. أثناء عملك ربما تكون قد استخدمت ميزات لا تدعمها الإصدارات السفلية.

في مثل هذه الحالات ، قبل المشاركة ، يُنصح بالتحقق من المشكلات. بهذه الطريقة سوف تخفف من مخاطر الخسارة المحتملة البيانات والتنسيق على المشاركة. انقر فوق ملف -> معلومات -> تحقق من المشكلات ثم تصحيح الأشياء التي يطالب بها البرنامج.

5. حفظ باسم 97-2003

إذا اخترت حفظ المستند كمستند 97-2003 على الرغم من العمل على الإصدار الأعلى ، فسيقوم البرنامج بالتحقق من التوافق بنفسه. إذا وجدت أيًا منها ، فسيتم مطالبة المستخدم.

عندئذٍ لن تكون المشاركة مصدر قلق أبدًا.

نصيحة رائعة: هل أنت شخص ليس لديه MS Office على الإطلاق؟ هل سبق لك أن احتجت لفتح ملف واحد من هذا القبيل؟ لا تقلق ، يمكنك فتحها بدون تثبيت MS Office.

استنتاج

هذه هي الأشياء الأساسية القليلة التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار إذا كان عملك يتطلب التعاون مع أشخاص يعملون على إصدارات مختلفة من MS Office. فقط بضع خطوات إضافية ويمكنك في الواقع توفير الكثير من الالتباس الذي قد ينشأ بسبب مشكلات التوافق.