كيفية إنشاء قواعد بناءً على موضوعات البريد الإلكتروني في Outlook 2013

هل تستخدم MS Outlook كعميل بريد إلكتروني لسطح المكتب؟ وهل تستخدمه فقط لغرض إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني؟ هل تعلم أنه يمكنك وضعه في استخدامات أخرى مثل تنظيم قوائم المهام والتذكير بالمهام؟

حسنًا ، أفعل الكثير مع ملكي. أنا استخدمه كملف رد البريد الإلكتروني التلقائي، كأداة تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي وأكثر بكثير. من بين الأشياء المفضلة لدي هي استخدام MS Outlook ل إجراء المسوحات. يمكن للعميل فرز إحصائيات مسح البريد الإلكتروني بشكل جميل وتلقائي. في الواقع ، يمكن تطبيق الحيلة اللازمة لإنجاز ذلك في العديد من الحالات الأخرى. نحن نتحدث عن إنشاء قواعد لرسائل البريد الإلكتروني بناءً على سطور موضوعها.

دعونا نواصل مع مثال الاستطلاع. لنفترض أنك في مؤسسة ومن المفترض أن ترسل دعوة إلى حدث جماعي للموظفين أثناء جمع بيانات عن عدد الأشخاص الذين يرغبون في الحضور. إنه أمر سهل ، ما عليك سوى إضافة زر تصويت واطلب من المستلمين الرد بـ نعم أو لا من خلال النقر على زر التصويت.

ملحوظة: يعتمد برنامجنا التعليمي على برنامج MS Outlook 2013. ومع ذلك ، فإن الإعداد قابل للتطبيق على الإصدارات الأقل أيضًا. سيكون الاختلاف الوحيد هو واجهة المستخدم.

الآن ، المشكلة هي جمع الإحصائيات. هل ستقوم بالتمرير عبر صندوق الوارد الخاص بك وإحصاء كل استجابة وفصل ملف نعم و لا يدويا؟ هناك طرق أفضل. سوف نظهر لك واحدة.

سأرسل بريدًا إلكترونيًا بالموضوع أدلِ بصوتك وزر تصويت يمكن استخدامه للرد بنعم أو لا. انقر فوق استخدم أزرار التصويت خيار لإدراج الأزرار.

قبل إرسالها ، سأقوم بإعداد الأداة لتكون جاهزًا للاستماع إلى الردود وعد الإحصائيات من تلقاء نفسها. هذا ما أحتاجه لإعداده.

إنشاء مجلدات الإحصائيات

سأنتقل إلى بلدي صندوق الوارد، في الجزء الأيمن ، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وأنشئ مجلدًا جديدًا. أود أن أسميها صوتت "نعم".

وبالمثل ، سأقوم بإنشاء واحد آخر اسمه صوتوا لا. تظهر النتيجة في الصورة أدناه.

إنشاء قواعد المستمع

الآن ، أحتاج إلى إنشاء قواعد بحيث يمكن لتطبيق Outlook تطبيق القواعد على الرسائل فور وصولها ودفعها في مجلداتها الخاصة. اتبع الخطوات لإنشاء القواعد.

الخطوة 1: انتقل إلى الصفحة الرئيسية التبويب. تحت نقل قسم ، تحوم على قواعد ثم انقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات.

الخطوة 2: ابدأ بالضغط على قانون جديد.

الخطوه 3: على ال معالج القواعد, نبدأ من قاعدة فارغة عن طريق اختيار تطبيق القواعد على الرسائل التي أتلقاها. انقر فوق التالي.

الخطوة الرابعة: حدد الشرط. أفضل طريقة للذهاب بكلمات محددة في الموضوع. قد تختار أن يكون لديك المزيد من الشروط.

الخطوة الخامسة: في الجزء السفلي من نفس النافذة ، انقر فوق كلمات محددة. أضف سلسلة بحث مثل نعم: أدلي بصوتك. انقر فوق التالي.

الخطوة السادسة: حدد إجراء. القصد المطلوب من الرد الوارد هو انقله إلى مجلد محدد.

الخطوة السابعة: في الجزء السفلي من نفس النافذة ، انقر فوق محدد. الآن حدد المجلد صوتت "نعم" وانقر فوق نعم.

الخطوة 8: مرة أخرى على معالج القواعد، انقر فوق ينهي. اتبع الخطوات من 2 إلى 7 مرة أخرى. هذه المرة مع سلسلة البحث (الخطوة 5) كـ لا: أدل بصوتك والمجلد (الخطوة 7) كملف صوتوا لا.

هذا كل شيء. ارجع إلى البريد الإلكتروني قيد المسودة ، وأضف قائمة المستلمين و يرسل. بمجرد وصول الردود ، ما عليك سوى التحقق من العدد في كل مجلد.

ملحوظة: كما ذكرنا سابقًا ، تستند القاعدة إلى موضوع البريد الإلكتروني. ستبدأ الاستجابة استجابة التصويت لسطر الموضوع. ومن ثم تتماشى القواعد بهذه الطريقة. مع خيارات التصويت التي تستخدمها ، ستختلف القواعد الخاصة بك.

هل هذا يبدو مثيرا للاهتمام؟ هل هذا يعني أيضًا الكثير من العمل المخفض؟ جربه وأخبرنا بمدى نجاحه.