Създаване на правила за папка в MS Outlook за входяща поща

Много от вас хора сигурно използват MS Outlook като имейл клиент. Освен това има вероятност да сте се интегрирали множество имейл акаунти за доставяне на писма на вашия настолен клиент. В такъв сценарий, когато получите много имейли, става важно да знаете как да ги разделите и първо да проверите важните.

Вместо да правите това ръчно, може да искате да имате специални папки за различни типове имейли, така че входящите съобщения да са подредени в съответните им папки. За такава автоматизация Outlook ви позволява да създават правила и се прилага същото за всеки входящ имейл. Съответно той изтласква съобщенията в посочената им папка. Концепцията е подобна на филтри и етикети в Gmail.

Например, искам всички имейли от „Sandeep Agarwal“ да достигат до папка с име Себе си. Ето как дефинирах правилата за него.

Стъпки за създаване на правило за имейл

Същият процес се прилага за всички видове правила за имейл. Това е подробен пример, показващ споменатия процес. Ще трябва да изберете/дефинирате параметри според това, което искате.

Етап 1: Навигирайте до Инструменти раздел и изберете опцията Правила и сигнали.

Стъпка 2: Фокусирайте върху Правила за имейл раздел и натиснете бутона за четене Ново правило (Промяна на правилото ако променяте съществуващ).

Стъпка 3: Под Бъдете организирани раздел подчертайте вашето основно изискване (избрах, Преместване на съобщения от някого в папка).

Забележка: В долната част на същия диалогов прозорец ще намерите раздел, казващ Стъпка 2. Трябва да щракнете върху всяка връзка, показана след “Приложете това правило след пристигането на съобщението” и редактирайте вашите изисквания. В моя контекст беше:-

Стъпка 3(а): Изберете хората, към които искате да приложите правилото (т.е. имейли, идващи от избраните хора). Списъкът ще показва само хора, добавени към вашите контакти. Така че, трябва да се уверите, че сте добавили желания контакт, преди да започнете.

Стъпка 3(b): Изберете папката, в която искате имейлите да бъдат преместени/доставени. Можете също да създадете нова папка тук.

Стъпка 4: След това можете да прецизирате правилото си, като добавите повече ограничения или параметри към основното правило. Например съобщения с конкретна Предмет. Ще трябва също да отметнете предпочитаната опция и да кликнете върху връзката й, за да прецизирате правилото или да добавите описания.

Стъпка 5: Ако има такива изключения за правилото, което не можете да конфигурирате в горните стъпки, можете да го направите тук.

Стъпка 6: Вече сте готови и може да изберете завършек. Все пак ви предлагам да проверите Изпълнете това правило сега… заедно с Включете това правило. Това гарантира, че новите и съществуващите съобщения, отговарящи на правилото, се преместват в съответната папка.

По-бърза алтернатива

Ако искате да съкратите процеса (може обаче да не сте в състояние да зададете подробно правило по този начин), отидете във входящата си поща и следвайте стъпките по-долу: -

Етап 1: Щракнете с десния бутон върху съобщение (от лицето на вашето правило към съпоставяне на папка) и изберете Създаване на правило.

Стъпка 2: Поставете отметка в квадратчетата за параметрите, които искате да приложите, изберете папката си и щракнете върху Добре.

Заключение

Това е лесен начин да поддържате имейлите си в Outlook по-организирани. Освен това ще можете лесно да се съсредоточите върху важни имейли. Започнете и ще разберете ползите!