Как да използвате инструмента за коментари в MS Excel за добавяне на бележки

В миналото сме говорили за съвместна работа по споделени документи. Очевидното предимство е, че всички потребители са на една и съща страница и имат еднакво разбиране за промените, които другите правят в документа. Тогава ние фокусиран върху MS Word и погледна два инструмента - Коментари и Проследяване на промените. Днес ще обсъдим и ще разгледаме използването на инструмента за коментари в MS Excel, който върши горе-долу същата работа.

Страхотен съвет: Може също да искате да научите как да създайте падащ списък (списък за валидиране) в работни книги на MS Excel.

Е, освен да използвате коментарите като бележка на сътрудник, може да намерите използването им при водене на странични бележки, уточняване на ограничения на клетките и т.н. От вас зависи изцяло как ще направите тази функция полезна. И докато се занимаваме подробно с това, може да искате да изпробвате няколко неща. Така че, отворете инструмента MS Excel и отидете до Преглед раздел. Разгледайте Коментари раздел под него.

Всеки път, когато искате да дефинирате коментар към която и да е клетка, изберете я. След това щракнете с десния бутон върху него и изберете опцията, която казва

Вмъкване на коментар.

Когато направите това, ще се появи малко текстово поле и ще сочи към избраната клетка. Можете да попълните коментарите в това поле.

Ако сте забелязали, полето за коментар също посочва името на създателя/редактора на коментара (което работи като идентификатор). Също така, клетка, която е била коментирана, се маркира с червен триъгълник в горния десен ъгъл на клетката.

След като бъде създаден коментар, има увеличение на опцията за щракване с десния бутон върху тази клетка. Новите, които се отварят, са Редактиране на коментар, Изтриване на коментар и Показване/Скриване на коментар; от които първите две имат очевидното значение.

Показване/скриване на коментар може да се използва за закачане/откачане на коментара, за да остане винаги отгоре. Когато се показва, полето за коментар винаги ще се показва, дори ако работите с друга клетка. Когато е скрит, отива на заден план. Изображението показва смесен (включен и изключен) пример за коментари в Покажи и Крия държави.

Ако желаете, можете да използвате инструмента за лента Показване/скриване на всички коментари с цел извършване на колективно действие по този въпрос. Това означава, че всички коментирани клетки ще бъдат или в Покажи или Крия държава колективно.

Забележка: Коментари могат да се създават само за една клетка в даден момент. Ако изберете няколко клетки и след това вмъкнете коментар, инструментът ще ви разочарова. Въпреки това, няма да бъдете спрени да създадете дублиран коментар на друго място.

Заключение

Лично аз намирам използването на тази функция на много места в моята ежедневна документация. И съм сигурен, че ще ви бъде полезен в известен смисъл. Така че следващия път, когато искате да добавите инструкции към електронна таблица, знаете какво да правите.