Какво представляват папките за търсене в MS Outlook и как да създадете персонализирана
Miscellanea / / December 02, 2021
По-рано разгледахме как може потребител на MS Outlook създават правила да проверявате входящите имейли и да ги филтрирате или насочвате към конкретни папки (въз основа на персонализираните правила). Въпреки това, може да имате някои специфични изисквания, които не са обхванати от правила за папки. Или може да не искате да премествате група (или тип съобщение) в напълно различна папка, но все пак искате отделен изглед за тях.
MS Outlook интелигентно покрива такива изисквания чрез функция, известна като Папки за търсене. Такива папки са виртуални папки и всъщност не съдържат или съхраняват вашите имейли. Те просто създават изглед според дефинираните правила и показват съобщенията, които отговарят на това правило.
По подразбиране папката за търсене винаги съдържа изгледи като категоризирана поща, голяма поща и непрочетена поща. Може да искате да създадете още като For Follow Up, With Attachment и т.н. Нека видим как да го направим.
Стъпки за създаване на изглед под папка за търсене
Можете да изберете изглед от списък със стандартни правила или дори да персонализирате правила от край до край или потребителски стандарти.
Етап 1: Щракнете с десния бутон върху Папка за търсене за всяка имейл кутия и щракнете върху Нова папка за търсене.
Стъпка 2: Изберете типа папка за търсене, която искате да създадете. Типовете папки, изброени в първите три раздела, имат вътрешни стандартни правила (имената им до голяма степен ги определят).
В това ръководство ще разширим създаването на персонализирана папка (последна опция). Така че, изберете това и кликнете върху Избирам за да посочите правила и критерии за преглед.
Стъпка 3: Дайте подходящо име на изгледа. Можете да промените папката, която ще се проверява за имейли, които да се показват под изгледа. След това кликнете върху бутона за Критерии за да определите правила по ваш избор.
Стъпка 4: В Съобщения Можете да въведете някои ключови думи, които системата ще търси в имейли и в полето, което изберете. Както виждате на изображението (по-долу), можете също да дефинирате От и Изпратени на полета, дефинирайте времеви линии и др.
Стъпка 5: Сега можете да навигирате до Още възможности за избор и включват повече правила като категория, прочетени/непрочетени имейли, с/без прикачени файлове, важност, размер и др.
Стъпка 6: Нуждаете се от повече възможности за избор? Навигирайте до Разширено и щракнете върху Поле. Изберете критерий, дефинирайте условие и стойност.
Накрая кликнете върху Добави към списъка за да видите вашия запис да се показва. Можете да добавите няколко такива записи.
Стъпка 7: Щракнете върху OK и запазете настройките си. Опитайте да изпратите тестов имейл и проверете дали работи. Ако не е, трябва да сте объркали правилата. Така че може да се наложи да ги прегледате отново.
Забележка: Не забравяйте, че ако изтриете имейли в папките за търсене, те също ще бъдат премахнати от първоначалното им местоположение. Но ако премахнете папка за търсене, имейлите, свързани с тях, все още са непокътнати в оригиналните си местоположения.
Заключение
Колко полезни според вас са папките за търсене? Ще ги използвате ли в комбинация с други правила, които вече имате?
Имам доста създадени за себе си. Те наистина ми помагат да организирам нещата още една стъпка по-нататък и да водя бърза бележка за различните типове имейли, на които трябва да присъствам.