Бързо намиране на стари имейли в MS Outlook с помощта на имейл групи
Miscellanea / / December 02, 2021
Докато сме на работа, имейлите обикновено отнемат много време. И една от причините е, че не знаем триковете за бързо разглеждане на имейли. Например, когато става въпрос за изтегляне на стар имейл, ние обикновено започваме да превъртаме първи. Едва ли е ефективен начин за намиране на стари имейли. Говоря основно за използване MS Outlook (защото това е, което повечето от нас използват на работа) и свързани функции.
По-рано ви разказахме за преглеждане на прикачени файлове в панела за четене. Е, това е един от начините за хващане на имейли за врата им. Но днес ще говорим за преглеждането на имейли в групи и ще видим как това може допълнително да ви помогне при бързото намиране на стари имейли.
Страхотен съвет: Може да искате да научите как да активирате и персонализирате екрана за четене, екрана за навигация и лентата със задачи. Ето ръководството на GT на това.
Стъпки за преглед на имейли в групи
Основното предимство на следването на този трик е, че той наистина помага и ускорява процеса на изтегляне на стари имейли в час на нужда.
Етап 1: Първо, трябва да се уверите в това Показване в групи функцията е активирана на вашия интерфейс. Така че, навигирайте до Преглед -> Подреждане по и проверете същото.
![Показване на имейли в групи](/f/e9073375dbc49ad0901e4072aa0b4d60.png)
Когато отметнете Показване в групи като включено, имейлите по подразбиране са подредени в групи от Дата (Днес, вчера, миналата седмица и т.н.). Тази подредба служи като прилично разграничение.
Стъпка 2: Ако не ви харесва по подразбиране или искате да промените правилото за групиране, трябва да щракнете с десния бутон върху заглавката на панела за съобщения, където се чете Подредено от… След това можете да изберете критериите нови критерии за групиране.
![Подреждане по опции](/f/28e3abe9e9ebbf936aaa879e168a884c.png)
Имайте предвид, че правилото важи само за текущо избраната папка. Обикновено групирам по От клауза, когато имам нужда от предишно съобщение.
Стъпка 3: Ако имате дълъг списък с контакти и няколко съобщения за всеки от тях, имате нужда от бърз начин да стигнете до това. Този път щракнете с десния бутон върху заглавката на групата и кажете Сгъване на всички.
![Сгъване на всички групи](/f/e012a8248af60c2819493d0574f9c0be.png)
Стъпка 4: Когато направите това, всички групи ще свият списъка със съобщения, които съдържат. Кликнете върху знака плюс за необходимата нишка и всички съобщения в тази група ще бъдат достъпни с един поглед.
![Показване на групи](/f/cc9520e248c9e2ec475bff6cd8dc6457.png)
Другите опции за групиране, които намирам за полезни и се нуждаят често, са До, Тема, Категории и Важност. Можете да намерите свои собствени или да създадете персонализиран изглед, като отидете до Преглед -> Подреждане по -> Персонализиран.
![Създайте персонализиран изглед](/f/5820cd4f56025d6c413f6c0f29ec330e.png)
Заключение
Стъпките, обяснени по-горе, са само опит за използване и извличане на печалба от наличните функции на MS Outlook. Следвам ги в ежедневния си живот. Опитайте и може да печелите няколко секунди всеки ден. Дори това е дълъг път за подобряване на работния ви живот, нали?