10 най-добри изброявания на Microsoft съвети и трикове за ефективно използване
Miscellanea / / February 28, 2022
Освен приложения за производителност като Teams, Една бележка, и Office пакет, Microsoft също предлага софтуер за управление на проекти/база данни, наречен Microsoft Lists. Първоначално ограничена до потребителите на Microsoft 365 Enterprise и Education, компанията е приемане на общи потребители за приложението също така. Ако искате да опитате, ето най-добрите съвети и трикове за списъци на Microsoft за различни дейности, като контролен списък за лесно включване.
1. Използвайте шаблони
Получавате две опции за създаване на списъци в Microsoft Lists – започнете от нулата или използвайте един от вградените шаблони. От началната страница на Microsoft Lists щракнете върху Нов списък и изберете един от шаблоните по подразбиране.
Въз основа на вашето използване или предпочитание можете да изберете шаблон като проследяване на проблеми, заявки за пътуване, график на съдържанието и т.н. За разлика от Понятие, няма начин да преминете през създадени от общността шаблони в списъците на Microsoft.
След като изберете шаблон, щракнете върху Използване на шаблон и сте готови да го използвате във вашия акаунт.
2. Персонализирайте своя списък
Когато работите с десетки списъци в Microsoft Lists, важно е да ги персонализирате, така че да не ви е трудно да намерите подходящ списък.
Когато създавате нов списък, можете да му дадете уникално име, описание и да изберете цвят и икона. Опциите са ограничени, но все пак е по-добър от съперници като Trello.
3. Добавяне на нови списъци с артикули
Въз основа на избрания от вас шаблон имате няколко опции за добавяне на запис към списъците на Microsoft.
Натиснете бутона Добавяне на нов елемент в горната част и ще отворите меню за добавяне на подробности за задача/проблем като заглавие, описания, състояние, краен срок, дата на публикуване, публикуван URL и други.
4. Създаване на нов изглед
Можете също да видите добавените записи във формат Календар и Галерия. Ето как.
Етап 1: Щракнете върху иконата + в горната част и ще отворите менюто Създаване на изглед.
Стъпка 2: Изберете Календар или Галерия в менюто Покажи като.
Натиснете бутона Създаване в долната част и можете да проверите новия изглед от менюто с три точки.
5. Директно редактиране на записи
По подразбиране Microsoft Lists деактивира директно редактиране в списъци. Трябва да изберете списък и да кликнете върху иконата за редактиране в горната част, за да направите промени. Може да отнеме време. Вместо това можете да щракнете върху „Изход изглед на мрежата“ и директно да добавите нови записи и да редактирате съществуващите.
6. Добавете нова колона
Въз основа на избрания от вас шаблон, списъците ще се доставят с необходимите колони. Можете да превъртите хоризонтално и да щракнете върху опцията Добавяне на колона, за да изберете типа колона, която искате да добавите към списъци.
Можете да изберете един ред текст, няколко реда текст, номер, анкета с да/не, персона и др.
Можете също да изберете съществуващи колони и да щракнете върху бутона със стрелка надолу, за да ги изтриете.
7. Предпочитане на списък
Когато работите с множество проекти, проследяващи проблеми и други бази данни, може да е трудно да търсите списък, който търсите.
От началната страница на Microsoft Lists щракнете върху малката икона на звезда в горната част на списъка и софтуерът ще го добави като любим. Вече можете лесно да получите достъп до него от отделното меню Предпочитани.
8. Редактиране на колона
Искате ли да редактирате съществуваща колона с повече подробности? Можете лесно да го направите от менюто Редактиране на колона.
Нека вземем колоната Status като пример и да я редактираме в списъка.
Етап 1: Щракнете върху иконата със стрелка надолу до колоната Състояние.
Стъпка 2: Отидете на Настройки на колони и изберете Редактиране.
Стъпка 3: Можете да добавите ново име, описание, да промените типа на колоната и дори да направите промени в излизащите опции.
Можете също да разширите менюто с повече опции и да разрешите избор с множество опции за колони. Натиснете бутона Save, за да приложите всички промени.
9. Споделете списък
Докато Microsoft Lists е идеален за лична употреба и може да се използва с членове на екипа. Можете да проследявате проблеми, активи, рутини, контакти, инвентар и други със сътрудничество от други.
От началната страница на списъците щракнете върху менюто с три точки и изберете Споделяне. Можете да споделите връзка към проекта и дори да влезете в менюто за настройки на връзката, за да направите промени.
От менюто за настройки на връзката можете да добавяте елементи за редактиране, да задавате дати на изтичане и дори да задавате парола, за да предотвратите неоторизиран достъп до списъка.
10. Експортиране в CSV
Ако искате да редактирате съществуващия списък в Microsoft Excel или да споделите целия списък във формат CSV, щракнете върху Експортиране в CSV и браузърът ще изтегли списъка в CSV файл.
Създавайте и управлявайте база данни в списъци на Microsoft
В списъците на Microsoft за потребители все още липсват екстри като правила за създаване на автоматизация в списъка и достъпа до мобилното приложение. Предлага се само за потребители на образователни и корпоративни програми.
Microsoft Lists преодолява важна празнина в Екосистема на Microsoft 365. Вече не е нужно да разчитате на приложения като Trello или Notion за създаване на бази данни или управляват проекти. Можете да правите всичко в списъци, като използвате тясната му интеграция с приложенията на Office. Как планирате да използвате Microsoft Lists? Споделете вашите идеи в коментарите по-долу.