Невероятни съвети и трикове за списък на SharePoint, които трябва да знаете
Miscellanea / / April 03, 2023
![Невероятни съвети и трикове за списък на SharePoint, които трябва да знаете](/f/1fdaabe178eb3066277cbc6b2a98026f.png)
Независимо дали сте голяма или малка организация, SharePoint е услуга, която всеки може да използва, за да направи своя бизнес ефективен. С този сайт можете лесно да управлявате и споделяте информация с други служители без усилие. Ако нямате подходящи познания за това как да използвате различните функции на SharePoint, тогава може да се окаже трудна работа да използвате пълния потенциал на тази платформа. Затова решихме да напишем статия, за да споделим с вас някои съвети за списъци на SharePoint. Вълнувате ли се да ги познавате? Тъй като сме развълнувани да споделим знанията си, нека започнем. Също така ще научите примери за списъци на SharePoint.
![Невероятни съвети и трикове за списък на SharePoint, които трябва да знаете](/f/a88269d2302dc27e28c0d9bae8ec806a.png)
Съдържание
- Невероятни съвети и трикове за списък на SharePoint, които трябва да знаете
- Относно SharePoint
- Факти за SharePoint
- 1. Експортиране на данни в Excel
- 2. Използвайте възможността за филтриране
- 3. Интегриране с други приложения на Microsoft 365
- 4. Задаване на разрешения
- 5. Простотата е ключът
- Ограничения на списъка на SharePoint
- Примери за списъци на SharePoint
- Списъци на SharePoint срещу библиотеки на SharePoint
- SharePoint List по-добър ли е от Microsoft Excel?
Невероятни съвети и трикове за списък на SharePoint, които трябва да знаете
Показахме подробно примери за списъци на SharePoint и съвети и трикове за списъци на SharePoint.
Относно SharePoint
Представен за първи път от Microsoft през 2001 г., той е платформа за управление и споделяне на информация. Той помага на организациите да създават сайтове за съхранение и споделяне на данни със своите служители. Можете да създавате много видове сайтове с SharePoint, като екипни сайтове, сайтове за комуникация, класически сайтове и др. Най-хубавото е, че идва с някои версии на Office 365. Освен това можете да го закупите като самостоятелна услуга.
Има обаче възможности да работите в ИТ компания и да не сте чували за тази платформа за управление на съдържанието. Това е така, защото много малки организации не използват този инструмент и го заменят с други приложения на Microsoft Office. Но това не променя факта колко мощен е SharePoint. И има потенциала да изпълни повечето от вашите изисквания. Той използва работен процес, за да предостави инструменти за сътрудничество като списъци, библиотеки, бази данни и др.
За разлика от други приложения на Microsoft, той не получава чести актуализации. Въпреки този факт SharePoint все още има модерен вид и също така е доста защитен.
![Уеб страница на SharePoint](/f/c6ec7ca5fca114d56a8e4aedf26d14fd.png)
Факти за SharePoint
- Над 100милиона хората по целия свят използват този инструмент за сътрудничество.
- почти 50 % от най-големите компании в света, включително компаниите от Fortune 500, използват SharePoint за ежедневните си нужди.
- Microsoft е доста голяма организация, която печели милиарди долари приходи годишно. Но знаете ли, че SharePoint печели почти 2 милиарда долара годишно от общите си приходи.
- Друг забавен факт е, че Microsoft получава 10 хиляди нови потребители на SharePoint на ден.
- В тази модерна епоха едно умение, което се търси, е кодирането. Въпреки това, не всеки харесва кодирането и много от вашите служители може да не знаят как да кодират. Така че с помощта на лесната функция за плъзгане и пускане на SharePoint всеки може да създаде сайт, без да кодира нито една дума.
- Има 3 различни режима, в които можете да използвате този инструмент: локален, облачен и хибриден. Така че той е не само мощен, но и гъвкав.
Сега прочетете повече, за да научите за съветите за списъци на SharePoint.
След като получите отговори на повечето от важните си въпроси, време е да научите съвети и трикове за онлайн списъци на SharePoint.
1. Експортиране на данни в Excel
Една от функциите на списъка на SharePoint е функцията за разширено графично представяне на данни. Така че, ако управлявате данните си в списъка на SharePoint и трябва да използвате функцията за графично представяне, трябва да експортирате данните в Excel. Това е така, защото графичното представяне не е налично в списъка на SharePoint. Експортирането в Excel е доста удобна функция и трябва да я използвате, за да спестите ценно време. Това беше първият съвет, който помогна за решаването на вашата заявка, съвети за списък на SharePoint. Нека знаем втория съвет.
2. Използвайте възможността за филтриране
Една от основните атракции на списъка на SharePoint е опцията за филтриране. С филтрирането можете лесно да намерите информацията, която сте търсили, за секунди. Но намирането на това действие може да отнеме часове без тази опция за филтриране.
3. Интегриране с други приложения на Microsoft 365
Можете да интегрирате списък на SharePoint с други офис приложения, което е мощна и удобна функция. За ефективност можете да интегрирате списъка с Power Apps, Power Automate и Power BI. Това беше третият съвет за трикове със списъци на SharePoint. Сега нека преминем към следващия съвет.
4. Задаване на разрешения
Разрешението е функция, която прави SharePoint по-доходоносен и по-добро решение за много други софтуери за листинги. Най-хубавото е, че можете да персонализирате разрешенията. Ако някои служители не трябва да използват опцията за редактиране, можете да им предоставите само необходимите разрешения. Това е не само удобно, но намалява риска от изтриване на важна информация от начинаещ служител.
5. Простотата е ключът
Следващият трик в списъка на SharePoint е неговата простота. Но не получавайте грешна представа. Все още е мощен инструмент. Мнозина обаче могат да го използват по сложен начин, ако не знаят как да използват правилно всеки инструмент и усложняват нещата. Така че ще ви предложим да не правите това и да направите списъци, зачитащи минимализма. Как можете да направите минималистични списъци? Отговорът е лесен. Прочетете за функциите и как правилно да поддържате информацията в правилния формат.
Прочетете също:Microsoft 365 Copilot: Нов AI Assistant за приложения на Office
Ограничения на списъка на SharePoint
След като научите съветите за списъци на SharePoint, уведомете ни за неговите ограничения. Има определени ограничения на списъка на SharePoint, които трябва да имате предвид. Те са споменати по-долу:
- 30,000,000 е максималният брой елементи, които можете да добавите към списък на SharePoint. Въпреки това може да се каже, че е повече от достатъчно. Да, ако организацията е малка, тогава само това твърдение е вярно. Но в случай, че е една от 500-те компании, не сме сигурни, че дори това може да е достатъчно.
- 250 MB е ограничението за максимален размер на списък. Това може да бъде ограничаващо, ако искате да добавите прикачени файлове, а не просто да попълните списъка с думи.
- Може да искате скрий някаква колонаns от някои потребители. Но за съжаление е така невъзможно за да направите това в списъка на SharePoint, което може да бъде основен недостатък за някои потребители.
- Ако искаш скриване на някои списъчни изгледи за определени потребители, тогава също е невъзможен да направя това.
- Ако в списък има хиляди документи или елементи, някои потребители може да получат прагова грешка когато търсите в списъка за определен артикул.
- В списъците са налични имена на общи опции като нов артикул, редактиране на артикул, регистрация и напускане. Но ти не може да персонализира менюто според изискването.
Прочетете следващия раздел, за да научите за примерите за списъци на SharePoint.
Примери за списъци на SharePoint
Сега нека ви дадем някои примери за списъци на SharePoint за разширяване на разбирането ви по този въпрос.
1. Примерен списък на курса
В списъка с примерни курсове можем да съхраняваме различни данни за курсове. Въведете подробности като име на курса, име на инструктора, описание, такса за курса и тип курс.
2. Списък с ваканции
В този тип списък можете да следите подробности за отпуските на служителите. Въведете подробности като име на служител, причина за напускане, дата на отпуска, общ период, одобрен или не и т.н.
3. Управление на проекти
Ако управлявате компания, тогава ще имате проект. Също така, за да управлявате този проект ефективно, можете да използвате списък в SharePoint. Подробностите, които могат да бъдат поставени в списък за управление на проекти, са име на проекта, начална дата, крайна дата, назначение, бюджет и продължителност.
4. Списък за наемане/Проследяване
Ако сте HR, тогава този списък ще ви помогне много. С инструмент за проследяване на набиране на персонал можете да проследявате профили на кандидати, дати на интервюта, състояния на кандидатури и т.н. Някои подробности, които можете да добавите, са името на кандидата, позицията, датата на кандидатстване, датата на интервюто, името на специалиста по набиране на персонал, имейл адреса на кандидата, опит и умения.
5. Списък за проучване на служителите
За да управлявате успешна компания, имате нужда от добри служители. Знаем, че е трудно да се намерят добри служители. Но знаете ли кое е по-трудно? Да ги запазя! Ако искате да управлявате успешна компания и искате да запазите този успех, тогава е необходимо да изслушвате предложенията и оплакванията на служителите. За да направите това, можете да поддържате списък с анкети. Можете да включите подробностите в този списък: име, дата, заплата, ползи за здравето, работна култура, обратна връзка за представянето, възможност за работа и т.н.
Прочетете също:Как да разрешите проблема „Редактиране на уеб част на SharePoint не е разрешено“.
Списъци на SharePoint срещу библиотеки на SharePoint
След като получите необходимата информация за SharePoint, нека разберем някои разлики между списъци и библиотеки на SharePoint.
Списък на SharePoint | Библиотека на SharePoint |
Списъкът е опция, която ви помага да съхранявате и организирате информация. | Библиотеката, известна още като библиотека с документи, може да съхранява документи и файлове. |
Не можете да използвате функциите за настаняване и напускане. | Можете да използвате тази функция. |
Когато споделяме документи в списъка на SharePoint, те не се обхождат. Когато търсите, те няма да бъдат показани в резултата. | Когато добавяте документи към библиотеката с документи на SharePoint, те се обхождат. По този начин можете да ги търсите чрез лентата за търсене. |
Не можем да задаваме документи като шаблони в модерната версия на SharePoint List. | За библиотеки с документи е възможно да зададете документи като шаблони. |
Не е възможно да добавите второстепенни версии. Разрешени са само основни версии. | Налични са основни и второстепенни версии. |
SharePoint List по-добър ли е от Microsoft Excel?
Отговорът зависи от употребата. Ако искате просто софтуерно изживяване с гъвкавост, тогава можете да използвате списък, което е по-добър избор. Excel е по-добрият избор, ако искате някои мощни функции като графики. Докато обсъждаме SharePoint тук, нека знаем някои неща, които го правят по-добър от Excel.
- то е леснода сеизползванеи не е нужно да прекарвате месеци в изучаване на функциите на списъка на SharePoint.
- Лесно може интегрирам с други приложения на Microsoft 365, което го прави повече гъвкав отколкото електронна таблица.
- Точно както при пазаруването в Amazon, можете лесно да намерите точната информация, като използвате разширени възможности за филтриране в списъка.
- В Excel потребителите могат да изтеглят конкретен файл, да въвеждат данни в него и след това да го изпращат по имейл на своя шеф. Този метод е не само трудоемък, но може да причини и грешки. В списъка обаче потребителите могат правете промени в данните, и ще има само една негова версия. Няма копия и няма главоболие от управление на множество файлове.
- В Excel не можете да оптимизирате разрешения за всеки потребител. Трябва да дадете всички разрешения или нищо, което може да доведе до проблеми като изтриване на важни клетки, проблеми с форматирането и т.н. Въпреки това можете изберете разрешенията искате да дадете служител в списъци.
Препоръчва се:
- 22 най-добри алтернативи на Dropbox
- 7 начина за коригиране на местоположението, което не е налично iPhone iMessage
- Невероятни съвети и трикове за библиотека с документи на SharePoint
- Как да създадете списък на SharePoint
Надяваме се тази статия да продължи Съвети за списък на SharePoint беше полезен за вас. Споделихме и друга информация, която ви помогна да придобиете повече знания относно примерите за списъци на SharePoint. Ако все още имате въпроси, не забравяйте да използвате секцията за коментари и нашият екип ще се погрижи за вашето запитване. Можете също така да предложите нови теми в коментарите и ние ще напишем специална статия за това. Запазете нашия сайт във вашите отметки за бъдещи справки. Благодаря ви, че прочетохте.