Топ 30 най-добри съвети и трикове за Google Документи
Miscellanea / / April 03, 2023
Издаден през 2006 г., Google Docs е безплатен базиран на браузър текстообработващ компонент на онлайн офис пакета на Google, използван главно за създаване, редактиране, споделяне и запазване на документи. Продуктивната платформа, базирана на облак, също така предлага включване на Google Slides, Google Sheets, Google Forms и много други продуктивни и безплатни уеб приложения в своя пакет. Освен това най-голямото предимство на Google Docs е достъпността през всяко устройство, което е влязло със същия акаунт в Google на устройството, на което се записват файловете. В тази статия ще научим за съветите и триковете на Google Документи, за да подобрите изживяването си при използване на това приложение до най-добрия му потенциал. Освен това ще обсъдим най-добрите съвети и трикове за Google Документи и хакове за Google Документи, които биха подобрили удобството, за да улеснят работата ви и да ви спестят време.
Съдържание
- Топ 30 най-добри съвети и трикове за Google Документи
- 1. Бърз достъп до нов документ
- 2. Диктувайте текст
- 3. Задайте замествания
- 4. Контур за организиране
- 5. Генериране на автоматизирано резюме
- 6. Офлайн функция на Google Документи
- 7. Текст с хипервръзки
- 8. Вмъкнете изображения директно от мрежата
- 9. Директни видео разговори чрез Google Meet
- 10. Създайте имейл от Google Документи
- 11. Добавете цитати или библиографии
- 12. Проверете дефинициите и намерете синоними
- 13. Достъп до менюто за бързо търсене с @
- 14. Изглед без страница
- 15. Предварително зададени падащи менюта
- 16. Създайте контролни списъци за задачи
- 17. Документ с воден знак
- 18. Добавяне на емоджи реакции
- 19. Сътрудничете и вижте хронологията на версиите
- 20. Управление на достъпа за споделяне
- 21. Вижте Брой думи
- 22. Публикуване на файл в мрежата
- 23. Използвайте добавки
- 24. Добавете или нарисувайте подпис
- 25. Сравнете документи
- 26. Превод на документи
- 27. Изпратете вашите коментари по пощата
- 28. Използвайте няколко шрифта
- 29. Paint Форматиране
- 30. Вмъкване на съдържание
Топ 30 най-добри съвети и трикове за Google Документи
По-нататък в тази статия ще се запознаете с най-добрите съвети и трикове за Google Документи. Продължете да четете, за да научите повече за него в подробности.
1. Бърз достъп до нов документ
Обичайният процес на създаване на нов документ в Google наистина отнема няколко стъпки. Google Документи обаче има пряк път точно в една стъпка. Ако сте влезли в акаунт в Google, въведете документи.ново на вашия браузър Google Chrome, за да създадете и да ви пренасочи към нов документ.
2. Диктувайте текст
Реч към текст на Google е една от най-надеждните и точни разработки. Той може да конвертира глас от над 125 езика и варианти в текст с помощта на машинното обучение на Google. Това може лесно да помогне на потребителите да пишат дълги параграфи само за кратък период от време. Въпреки че тази функция може да не е абсолютно ползотворна за всички, да я опитате не е вреда. Всичко, което е необходимо, е да диктувате. За да използвате Гласово въвеждане:
1. Отвори си Google Doc и щракнете върху Инструменти.
2. Кликнете върху Гласово въвеждане опция.
3. Кликнете върху микрофон и говорете, за да го преобразувате в текст.
- Пряк път за потребители на Windows: Ctrl + Shift + S
- Пряк път за macOS: Cmd + Shift + S
3. Задайте замествания
Заместванията са замествания и комбинации от знаци, които позволяват на Google автоматично да форматира и замества/заменя знак с друг. Това е полезно за подобни повтарящи се грешки, направени по време на документирането.
1. На твоят Google Doc, щракнете върху Инструменти опция.
2. Изберете Предпочитания.
3. От изскачащия прозорец превключете на Замени раздел.
4. Изберете/добавете Вашият замествания и щракнете върху Добре.
Прочетете също: Как да добавите стрелки, горен индекс и символи в Google Документи
4. Контур за организиране
Не само MS Word улеснява навигацията в статията, Google Docs също я опростяват с функцията за показване на контури, за да навигирате през заглавия, създадени в документ.
1. Кликнете върху Преглед опция от лентата с инструменти.
2. Маркирайте Показване на контур опция от падащото меню.
3. Кликнете върху Контурна икона от лявата странична лента за навигация.
- Пряк път за Windows: Ctrl + Alt + A или Ctrl + Alt + H
- Пряк път за потребители на Mac: Cmd + Option + A или Cmd + Option + H
5. Генериране на автоматизирано резюме
Ако обичате да пишете дълги документи като разкази, статии и т.н. и търсите кратка резюмирана версия за черновата си, функцията за обобщение на Google Документи използва AI и създава бързо резюме. За да използвате тези съвети и трикове на Google Документи и да прегледате резюмето
1. Гарантира, че Вижте очертанията е активиран на вашия документ.
2. Кликнете върху Контурна икона.
3. Кликнете върху + икона от РЕЗЮМЕ раздел.
6. Офлайн функция на Google Документи
Както обсъдихме по-горе, за достъп до Google Документи, човек трябва да се регистрира с акаунт в Google. Достъпът обаче не изисква интернет връзка. Въпреки че е платформа, базирана на браузър, тя може да се използва в офлайн режим и всички промени, направени в документа, се синхронизират автоматично, когато се свърже с интернет. За да следвате тези съвети на Google Документи за Windows, не забравяйте да направите документа си достъпен офлайн.
1. Кликнете върху Файл раздел на документ на Google отгоре, както е показано.
2. Кликнете върху Направете достъпно офлайн.
7. Текст с хипервръзки
Хипервръзките в Windows или всяка друга платформа означава, че трябва да направите ръчно търсене на определен уебсайт и след това да го свържете със съответната дума или изречение. Google Docs пренася това на още по-високо ниво и позволява на потребителите да търсят нещо директно от стената и да го свързват със същата.
1. Изберете желана дума/фраза да бъде хипервръзка от вашия Google Doc.
2. Щракнете с десния бутон върху избран текст и изберете Вмъкване на връзка опция от контекстното меню.
3. В полето за URL въведете желания URL и щракнете върху Приложи.
- Пряк път за Windows: Ctrl + K
Прочетете също: 5 начина за премахване на хипервръзки от документи на Microsoft Word
8. Вмъкнете изображения директно от мрежата
Когато става дума за удобство, Google Документи изглежда не отговарят на определени опции, като вмъкване на изображение, без да се налага да го изтегляте или да правите екранна снимка първоначално. Как изобщо бихме го пропуснали от списъка с най-добрите съвети и трикове за Google Документи?
1. Кликнете върху Поставете раздел.
2. Кликнете върху Изображение >Търси в мрежата опция.
3. В лента за търсене, въведете желана ключова дума за това, което търсите.
4. Поставете изображението.
Забележка: Потребителите могат също да вмъкват изображения директно от устройството, да кликват от камерата на устройството или да използват URL адреса директно в Google Документи.
9. Директни видео разговори чрез Google Meet
Google Документи има интегрирана функция за видео разговори с Google Meet в документите. Това улеснява потребителя да се присъединява директно към срещи или да започва видео разговор от документите и да споделя документите с тях в реално време. Освен това може да се използва и за споделяне на живо на електронна таблица или блог и др.
10. Създайте имейл от Google Документи
Докато четете това заглавие, не предполагайте, че сме неразумни. Google Docs има функция, при която потребителят може да напише обикновен имейл директно от Google Docs. Тя позволява на човек да се възползва от проверка на правописа и други инструменти. Освен това, след като бъде написана, тя може да бъде изпратена директно от там.
1. Кликнете върху Поставете от горната лента с инструменти.
2. От списъка с опции щракнете върху Изграждащи блокове.
3. Кликнете върху Чернова на имейл опция.
4. На страницата попълнете структура на имейла.
5. Кликнете върху Икона на Gmail от ляво за преглед и Изпратете то.
11. Добавете цитати или библиографии
За да се избегнат проблеми с авторските права, е необходимо да се даде дължимото на източника на информация, когато пишете изследователска статия или работите по проект. Добавянето на цитати в Google Документи при цитиране на книга, вестникарска статия, уебсайт или друг източник е лесно и достъпно в различни стилове като MLA, APA или Chicago. Освен това можете да препращате към източници на всеки език. Елементите на полето на инструмента обаче винаги се показват на английски. За да добавите цитати в Google Документи:
1. Кликнете върху Инструменти раздел.
2. Кликнете върху Цитати от списъка.
3. Избери желан стил на цитиране от падащото меню.
4. Кликнете върху Добавете източник на цитат.
Забележка: Може да е книга или вестник, статия в списание или телевизионен епизод, уебсайт или нещо, споменато в списъка.
5. Изберете желаното Тип на източника и Достъп от полета.
След добавяне Google Документи ще генерира цитати вместо вас.
Докато цитира печатни медии или уебсайтове, потребителят може да въведе международния стандартен номер на книгата (ISBN) или Uniform Resource Locator (URL) в инструмента и Документи автоматично ще покажат цитата от интернет.
12. Проверете дефинициите и намерете синоними
Документите на Google всъщност правят най-лесното избягване на Google. Ако искате да търсите дефиницията, т.е. значението на всяка конкретна дума или фраза, можете да го направите директно от документите.
1. Изберете желана дума/фраза и щракнете с десния бутон върху него.
2. Кликнете върху Дефинирайте „избрана дума/фраза“.
- Пряк път за Windows: Ctrl + Shift + Y
- Пряк път за macOS: Cmd + Shift + Y
Като алтернатива, потребителят може също да го търси от речника, наличен в раздела Инструменти.
Прочетете също: Как да създадете висящ отстъп в Word и Google Docs
13. Достъп до менюто за бързо търсене с @
Много пъти забравяме как да навигираме в дадена опция или да намерим файл, който сме запазили някъде на нашето устройство, или забравяме прекия път за достъп до функция. Това е полезно в Google Документи, в които въвеждането на нещо с „@“ в статията ще покаже резултати като инструмента или файла, или имейл адрес, или събития в календара. Гъвкавото падащо меню за търсене опростява всичко.
14. Изглед без страница
Изгледът без страници беше добавен към Google документи от разработчиците, за да подобри изживяването и функционалността на потребителите, докато работят върху файлове с големи изображения или просто като цяло, за потребители, които искат да избегнат прекъсването на страницата, защото не се нуждаят от такова. Страницата се появява в безкрайна лента с Цвят на фона избран от потребителя. И така, с изглед без страници, цялата страница е ваша. Тези съвети на Google Документи за Windows могат да бъдат последвани от стъпките, дадени по-долу.
1. В документ на Google щракнете върху Файл раздел от лентата с инструменти.
2. Кликнете върху Настройка на страницата.
3. Преминете към Без страници раздел.
4. Изберете желан цвят на фона и щракнете върху Добре.
15. Предварително зададени падащи менюта
Падащото меню е като моментална кратка информация за документа. Потребителят може да постави a предварително добавено падащо меню или създайте свой собствен и добавяне или премахване на всякакви опции. Падащите менюта улесняват проследяването на проекти или състоянието на прегледа и много други.
1. Кликнете върху Поставете раздел от документа на Google.
2. Кликнете върху Падащо меню.
3. От изскачащия прозорец, създавам или добавете Вашият състояние през падащото меню.
16. Създайте контролни списъци за задачи
Контролният списък служи на потребителя, когато той или тя иска да създаде списък със задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Елементите в списъка могат да бъдат отбелязвани и премахвани на базата на завършване. За да създадете контролен списък за задачи в Google Документи:
1. Кликнете върху формат раздел.
2. Кликнете върху Булети и номерация.
3. Кликнете върху Контролен списък да добавите един.
Забележка: Можете също просто да добавите контролен списък, като щракнете върху Икона на контролен списък върху документа под лентата с инструменти, както е показано.
17. Документ с воден знак
Понякога авторът е този, който иска да представи дадено произведение, публикувано като свое собствено, или може би като постави воден знак, за да поиска документа и да предотврати използването му без съгласие или авторско право. Водният знак води до по-висока роля в притежаването на всяка субстанция, особено за творци или фирми. Добавянето на воден знак към Google документ е лесно.
Забележка: Уверете се, че документът, в който трябва да се вмъкне отметката, не е настроен на страница без страница.
1. Кликнете върху Поставете раздел.
2. Превъртете надолу и щракнете върху Воден знак.
Забележка: Може да се добави воден знак под формата на изображение или текст.
3. Персонализирайте своя воден знак според вашия избор и нужда от наличните персонализации.
4. Кликнете върху Свършен Да запазя.
Прочетете също: Как да премахнете водни знаци от документи на Word
18. Добавяне на емоджи реакции
Добавянето на реакции към текстове под формата на емотикони не е ограничено само до WhatsApp. Дори в Google Doc читателят може да добавя реакции/емотикони към текста и дори към всеки конкретен ред.
Вариант I: Използване на икона на усмивка
За да реагирате на текст:
1. Изберете и маркирайте желания текст на които искате да реагирате.
2. Кликнете върху усмихната икона от дясната страна на страницата, между иконите за коментари и предложения, както е показано.
3. От изскачащия прозорец на Emojis щракнете върху желаната реакция.
Вариант II: Използване на текстова команда
Освен това, един от най-популярните, избран от най-добрите съвети и трикове на Google Документи, е възможността за добавяне на емотикони към самия документ:
1. Изведете менюто чрез въвеждане @ икона.
2. Тип а дебело черво (:) последвано от името на емоджито за филтриране на списъка.
3. Използвай клавишите със стрелки за да изберете вашия избор, за да го поставите.
19. Сътрудничете и вижте хронологията на версиите
Google Документи, точно както Google Таблици, имат функция за сътрудничество в него. До 100 души имат право да работят съвместно върху документ в Google едновременно, въпреки че са на различни устройства с различни операционна система тичане в него.
А. Сътрудничество
1. Кликнете върху Файл и превъртете надолу, за да изберете Дял опция.
2. Кликнете върху Споделете с другите и позволяват на хората да си сътрудничат, точно като Google Таблици.
б. Вижте История на версиите
Потребителите, които имат права за редактиране, могат да редактират файла. За да поддържате раздел и да проверявате партньорите за сътрудничество, е важно да научите подробностите за всяка промяна, направена в документа.
1. Кликнете върху Файл раздел.
2. Кликнете върху История на версиите опция.
3. Кликнете върху Вижте хронологията на версиите за да видите списъка с промени, показани за това кой е направил и кога е направена промяната.
Забележка: Щракването върху името ще покаже и точната направена промяна.
- Пряк път за Windows: Ctrl + Alt + Shift + H
20. Управление на достъпа за споделяне
Ако не искате всеки да има достъп за редактиране на вашия файл, Google Документи ви позволява да споделите документи, които индивидуално управляват предпочитанията и разпределят властта на хората, които получават достъп до документ. Нека ви покажем как.
1. В Google документ щракнете върху Дял опция от горния десен ъгъл.
2. Споделете го с желани потребители искаш да.
3. След предоставяне на достъп щракнете върху Дял отново, за да видите списък с профили с когото споделихте документа.
4. Управлявайте предпочитанията си за споделяне като:
- зрител
- Редактор
- Коментатор
Можете също така да промените предпочитанията по всяко време и да прехвърлите собствеността.
21. Вижте Брой думи
За разлика от Microsoft Word, Google Документи на екрана не показва броя на думите в реално време на документ. Това обаче е важна функция за хора, които имат ограничения в писането, за студенти и за всеки, който работи върху конкретен документ. Това може да се активира и в Google Документи.
1. Кликнете върху Инструменти раздел.
2. Кликнете върху Брой думи. В изскачащия прозорец ще видите брой думи, брой знаци, и т.н..
- Пряк път за Windows: Ctrl + Shift + C
- Пряк път за macOS: Cmd + Shift + C
3. Маркирайте отметка за Показване на броя на думите, докато пишете опция за активиране на проследяване в реално време на броя.
22. Публикуване на файл в мрежата
Масовото споделяне на документ може да не е най-лесното нещо, но с Google Документи това става по-добро. Най-лесният начин е да публикувате документ, така че да получи URL адрес, който можете лесно да споделите.
1. Кликнете върху Файл раздел > Споделяне опция.
2. Кликнете върху Публикуване в мрежата.
Google създава a копие от документа и го прави достъпен онлайн, който може да бъде достъпен чрез използване на URL адрес.
23. Използвайте добавки
Функционалността на Google Документи не е ограничена по никакъв начин. Въпреки това, наличието на добавки гарантира, че търсенето и нуждите на всеки потребител са изпълнени и няма нищо недостъпно. Разширенията подобряват функционалността на приложението. За да проверите и добавите набор от добавки към Google Документи:
1. Кликнете върху Разширения раздел от лентата с инструменти.
2. Кликнете върху Добавки.
3. Изберете Вземете добавки опция.
4. От наличните добавки изберете желана добавка и го инсталирайте.
Имейлът за потвърждение може да допринесе при добавянето на добавките, които ще потвърдят, че на добавката е предоставен достъп до вашия акаунт.
Прочетете също: 4 начина за завъртане на изображение в Google Документи
24. Добавете или нарисувайте подпис
Google Документи е широко използван приложен софтуер, използван в организации за официални цели. Излишно е да казвам, че подписите са неизбежни във всеки бизнес. Със скорошната актуализация на Chrome Google добави функция за електронен подпис към списъка със съвети за Google Документи и трикове Спестява бъркотията по осигуряване на твърди копия на файлове, подписването им и превръщането им в меки файлове веднъж отново.
1. Поставете курсор на мястото, където искате да поставите своя подпис.
2. Кликнете върху Поставете раздел от лентата с инструменти.
3. Кликнете върху рисуване.
4. Изберете Нов от опциите. Сега нов софтуер за рисуване ще се отвори в изскачащ прозорец.
5. Кликнете върху Икона за разгъване до инструмента за линия, както е показано на изображението.
6. Изберете Драскане.
7. Нарисувайте своя подпис с помощта на мишка, тракпад или на сензорния екран.
8. Кликнете върху Запази и затвори от горния десен ъгъл, за да го запазите.
Ако не намерите опцията за начертаване на подпис, актуализирайте Google Chrome на вашето устройство.
25. Сравнете документи
Този хак на Google документи позволява на потребителя да сравни два документа, които той или тя представя като подобни, но не съвсем идентични. Опцията за сравняване на документи сравнява и двете и показва разликите чрез предложени редакции.
1. Отворете един от документите които трябва да се сравняват.
2. Кликнете върху Инструменти раздел.
3. Кликнете върху Сравнете документи.
4. В диалоговия прозорец, който се показва, изберете втори документ.
5. Когато се добави нов документ, сравнение ще се появи.
26. Превод на документи
Един от най-добрите съвети и трикове е, че документ в Google Документи може да бъде преведен на всеки език. Всеки документ на чужд език може да бъде качен в Google Drive и отворен като Google Doc.
1. Кликнете върху Инструменти раздел.
2. Кликнете върху Преведете документ опция.
Ще се покаже дубликат на документа на предпочитания език.
Прочетете също: Как да използвате Google Translate за незабавен превод на изображения
27. Изпратете вашите коментари по пощата
Може да се обърне внимание на отговор с висок приоритет и по-бърз отговор, търсещ коментар върху документа, без да се споделя изходният файл.
1. Изберете желаната текстова част което трябва да бъде коментирано по имейла.
2. Кликнете върху Икона за коментар от дясната страна на страницата.
3. В полето за коментар въведете @ икона.
4. Падащо меню с a списък симейл идентификатори на сътрудниците или контактите ще се появят. Изберете или въведете желания имейл адрес на потребителя, на когото искате да изпратите коментара и частта.
5. Кликнете върху Коментирайте.
28. Използвайте няколко шрифта
Google Docs в първоначалния си изглед може да изглежда, че му липсва колекция от шрифтове, за разлика от Microsoft Word. Това обаче не е така. Освен 25 шрифта по подразбиране в менюто, има и стотици други налични шрифтове.
1. На Google документ, щракнете върху Шрифт падаща опция.
2. От падащия списък щракнете върху Още шрифтове.
29. Paint Форматиране
Копирането и поставянето в Google Docs се прилага за равномерно форматиране, така че не би трябвало да се преминава през процеса на едно и също форматиране отново и отново за различни секции в документа. Валякът за форматиране на боя го улеснява.
1. Маркирайте желания текст който е форматиран.
2. Кликнете върху Икона за формат на рисуване, както е показано.
3. Изберете и щракнете върху желания раздел към които трябва да се приложи това форматиране.
Използвайки тези съвети на Google Документи за Windows, цялото форматиране като шрифт, размер на шрифта, вид и т.н. ще бъде приложено и към новия раздел.
30. Вмъкване на съдържание
Създаването на съдържание е само с няколко кликвания. Таблица със съдържание е важна за всеки, който пише книга или всякакви официални или подобни документи и т.н. За да вмъкнете съдържание в Google Документи:
1. Кликнете върху Поставете раздел във вашия Google документ.
2. Превъртете надолу и щракнете върху Съдържание.
3. Изберете желан външен вид в която искате да бъде вашата таблица със съдържание.
Препоръчва се:
- 12 начина за коригиране на нечетливо съдържание в Microsoft Word
- Как да направите Excel файл само за четене
- Топ 23 на най-добрите безплатни AI инструменти за писане
- Как да създадете графика в Google Doc
Един от най-ефективните софтуери за документация, разработен и проектиран от Google, е Google Docs. Ако следвате тези съвети и трикове, вашето изживяване при работа с Google Документи ще бъде подобрено и работата ви ще бъде по-лесна. Надяваме се, че този документ може да ви насочи към най-доброто Съвети и трикове за Google Документи. Чувствайте се свободни да се свържете с нас с вашите запитвания и предложения чрез секцията за коментари по-долу. Освен това ни кажете какво искате да научите по-нататък.