Какви са предимствата на SharePoint? – TechCult

SharePoint е интегриран с Microsoft Office, което означава, че потребителите могат да създават, редактират и да си сътрудничат документи с помощта на познати приложения на Office, като Word, Excel и PowerPoint, и след това ги запишете директно в SharePoint. Тук, обсъдихме ползите от използването на SharePoint за управление на документи и вижте дали приложението е подходящо за бизнес или какъвто и да е вид работа, която извършвате. Благодарение на различните предимства, които няма да бъдат разкрити в статията, хората са прибягнали до тази опция. Също така ще изчистите съмненията си като SharePoint PaaS или SaaS. Така че, нека прочетем за предимствата на SharePoint, за да научим повече за това.

Какви са предимствата на SharePoint?

SharePoint предоставя централно местоположение за съхраняване и управление на всички типове документи, което улеснява членовете на екипа да имат достъп и да работят съвместно върху файлове от всяко място и на всяко устройство. Тук ще се запознаете с предимствата на SharePoint, предимствата на SharePoint за бизнеса, ще изчистите заявките си като SharePoint PaaS или SaaS или не и много повече в подробности.

Какво е Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint е стабилна, много гъвкава и многофункционална платформа за споделяне на файлове между служителите на Office. Можете да прочетете информацията в раздела, за да разберете представянето на предимствата на SharePoint.

• Състои се от защитена уеб-базирана система за сътрудничество и управление на документи и се захранва от Microsoft.
• Това приложение се използва за споделяне на документи, разширено търсене и сътрудничество по съдържание. Наред с тях, той поддържа и основни операции като споделяне на информация, прозрачност и сътрудничество.
• Повече от 75% от компаниите от Fortune 500 използват това приложение, за да рационализират бизнес процесите и по този начин да намалят свързаните с това разходи. Така че, ако сте объркани от въпроса дали SharePoint е достоен, може би можете да се доверите на избора на MNC.
• Лесният за използване и добре проектиран потребителски интерфейс, подобен на този на Office 365, помага за получаване на най-доброто потребителско изживяване.
• Единственото изискване за използване на платформата е да имате работещ уеб браузър и активна интернет връзка.

Прочетете също:Как да разрешите проблема „Редактиране на уеб част на SharePoint не е разрешено“.

След като прочетете общото представяне на приложението SharePoint, може да се сблъскате с допълнителни въпроси като например SharePoint PaaS или SaaS. Продължете да четете статията, за да намерите отговорите и на тези въпроси.

Предимствата на SharePoint, които помагат при управлението на бизнеса и други дейности, са дадени в този раздел. Това може да помогне за фина настройка на вашето подценяване на приложението и по този начин да реши отговора на въпроса дали SharePoint е достоен.

1. Управление на документи и сътрудничество

Основната употреба на това приложение е да управлява документи и да гарантира, че сътрудничеството се извършва перфектно. Можете да организирате информацията на компанията за лесен достъп, достъп и рационализиране на потока от информация и достъп до облачно хранилище с помощта на мобилни устройства. Общите предимства от използването на SharePoint за управление на документи са изброени по-долу.

• Това помага да се вземат по-добри решения, да се спазват крайните срокове, да се разбере споделената бизнес стратегия и да се използва функцията за мобилност, за да се позволи споделяне на файлове с едно кликване. Cloud framework записва файловете в облака.
• Споделете документи за обратна връзка или преглед и коментар поотделно в реално време, запазете файла в библиотеката на SharePoint, осигурете достъп на заинтересованите страни и информирайте другите за редакцията по имейл.
• Друга подобна функция за преглед е функцията за метаданни, която помага да се поддържа информация за проследяване на документи и консолидиране на файлове за един проект. Освен това можете да създадете една колона за всеки елемент вместо папки в йерархията. Това помага за филтриране на данни и бързо получаване на информация.
• Подобрете работния процес и вземането на решения, тъй като приложението автоматично синхронизира промените, направени от членовете на екипа в документа, като по този начин елиминира множество версии. Заедно с това можете да видите цялата хронология на версиите на документа и да отбележите редакторите в документа.
• Заедно с контрола на версиите, други функции като освобождаване и регистрация на документи, търсене на документи, предупреждения за разрешения, персонализираните шаблони документират работния процес и сигналите за документи ви позволяват незабавно да се свържете с членовете на екипа чрез чат и споделяне на екрани.

2. Управление на съдържанието

Заедно с това може да се използва за подготовка и планиране на съдържание, включително Office документи, за публикуване в различни уебсайтове в интернет и социални платформи. Ползите от използването на SharePoint за управление на документи и разпространение на съдържание могат да бъдат приписани на посочената функция. Помага за споделяне на съдържание в и извън организацията, създаване и редактиране на задачи и конвертиране на документи от един формат в друг, включително файлови формати PDF, Word и Excel. Освен това може да се използва за създаване, модифициране и изтриване на съдържанието на всеки създаден сайт или дори за създаване на нов сайт от нулата.

3. Бързо рационализиране на бизнес процесите

Наред с последователното и рационализирано потребителско изживяване, можете да събирате и организирате данни на едно място и информацията от доставчици, комуникацията с клиенти или взаимодействията с партньори се компилират във формуляр решения. Създавайте портали за бизнес разузнаване и показвайте данните на таблото за управление, уеб портали или карти с резултати, за да вземате по-добри решения. Проследявайте и проследявайте предпочитанията на клиентите, прогнозирайте колебанията в търсенето и предлагането, събирайте и публикувайте данни, съхранени на портала, и правете те са достъпни за потребителите в организацията и извличат и публикуват информация от източници като Excel, OneNote и Microsoft SQL сървър. В допълнение, основните функции като файлови версии, индексиране, разширена опция за търсене и уеб интерфейс позволяват рационализиране на бизнес процесите.

Следните функции са предимства на SharePoint, които трябва да имате предвид, за да изберете платформа с универсално предназначение.

4. Вградена многоцелева функционалност

Приложението има вградена функция, подходяща за многоцелеви работи и осигуряваща гъвкавост при операциите по смяна. Приспособимостта на приложението да се използва за различни опции е както е посочено по-долу.

• Управление на вътрешната функционалност: Той помага при споделяне на информация, планиране на задачи и управление на контакти, като по този начин служи като вътрешен уебсайт за компанията. Благодарение на това предимствата от използването на SharePoint за управление на документи изглежда помагат за правилното функциониране.
• Специфичен достъп до администратори: Въз основа на състоянието на документа, администраторът може да присвои различни нива на разрешение на потребителите и да позволи на заинтересованите страни да ги споделят и редактират.
• Други функции: В допълнение към управлението на файлове и споделянето на документи, това може да се използва за получаване на бизнес информация, управление на сайтове за социални мрежи и извършване на други виртуални операции.

5. Централизирана администрация

Използвайки единичното табло за управление, можете да получите бърз достъп до функции за работа, включително настройки за сигурност, сайтове за архивиране и данни за сайтове, да извършвате възстановяване и да актуализирате привилегии.

• Предавайте данни, проследявайте и управлявайте документи и рационализирайте и автоматизирайте процеси и бизнес операции, което улеснява работата по групови проекти.
• Използвайте VPN услуга, докато сте свързани към мрежата в сървърите на компанията, за достъп до данни и документи, като по този начин подпомагате управлението на файлове.

6. Персонализиране

Друга основна функция е персонализирането, което е възможността да променяте или поддържате функциите по подразбиране. Изградете персонализирани елементи, персонализирайте интерфейса или създайте личен потребителски интерфейс и използвайте функцията за плъзгане и пускане, за да подобрите лесно потребителското изживяване. Освен това можете да промените интранет сайта въз основа на дизайн, навигация, съдържание и функции.

7. Консолидация на сайта

Приложението ви позволява да интегрирате всички сайтове и споделени работни среди в една платформа, като по този начин намалявате разходите за администриране на сайта. Членовете на вътрешния екип имат достъп и управление на консолидираните интернет и интранет сайтове, което им помага да управляват документи и да променят контрола на достъпа. В допълнение към това те могат да създават интранет уебсайтове за вътрешно удобство, да автоматизират задачи и да разработват персонализирани приложения.

8. Интеграция

Ако искате да имате консолидирана платформа за интегриране с други платформи, можете да прочетете тази функция в предимствата на SharePoint. Приложението използва лесни техники за интегриране като SOAP или Simple Object Access Protocol, XML или Extensible Mark-up Language и манипулатори на събития за документи и списъци. В допълнение към бизнес приложения като Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified Комуникации, ERP, CRM и други бек-офис системи, можете да интегрирате уеб браузъри и уеб приложения. Единственото ограничение е, че версията на SharePoint Online е ограничена до уеб браузърите Microsoft Edge и Internet Explorer.

9. Подобрена сигурност

С усъвършенстваните функции за сигурност, които използват защитни стени за предотвратяване на неоторизирана употреба, можете ефективно да управлявате бизнес данни и да съхранявате информация в облачни решения. Надстройките на работния процес и удостоверяването се актуализират редовно, за да се намали рискът от прекъсвания и неоторизиран достъп и по този начин да се осигури надеждна цялост на данните.

За да се гарантира, че поверителната информация е непокътната, конфигурациите за защита, достъпът и редактирането се извършват на ниво документ или елемент. Освен това можете да конфигурирате различни настройки за контролиране на способността за споделяне, съхранение, одит, стабилно криптиране на данни и архивиране в облак, за да запазите данните безопасни и защитени. Друго предимство на SharePoint е, че ви позволява да задавате настройки за защита на отделни файлови нива или за определен набор от документи, сайтове, папки и списъци, за да елиминирате всички рискове за сигурността.

10. Разрешаване на проблеми

Друго предимство на SharePoint е, че той действа като заместител на традиционния метод за изискване от уеб разработчиците да подобрят или създадат система за управление на база данни. Той използва APIS или интерфейси за програмиране на приложения, за да помогне при управлението на бази данни както в SharePoint Online, така и в SharePoint Server за същото. Това има функция с висока бързина, която помага да се поддържа запис на бизнес отчети и да се отговаря на запитвания на клиенти, както и да се отговаря на организацията и да се помага при създаването на решения. Лесно е да управлявате свързаността на бизнес данни и да изпълнявате операциите според изискванията.

Прочетете също:Невероятни съвети и трикове за библиотека с документи на SharePoint

Предимства на SharePoint за бизнеса

Приложението Microsoft SharePoint се използва за създаване на много приложения и уебсайтове и извършване на операции за споделяне. Ползите на SharePoint за бизнеса са дадени в точките по-долу.

• Приложенията за работен процес, бази данни със списъци, функции за сигурност и други уеб части ни позволяват да създаваме нови продукти, които включват уебсайтове и свързани подсайтове.
• Друго предимство на SharePoint за бизнеса е, че той помага при свързване и сътрудничество с други бизнес екипи, провеждане на срещи и обсъждане на различни концепции.
• Създайте интранет или частни мрежи, за да организирате и съхранявате фирмени данни в тях. Тази функция е като уебсайт и можете лесно да управлявате записите на файлове в интранет сървъра.
• Създайте подсайтове за различни отдели като маркетинг, така че категоризирането на информацията да е възможно и идентифицирането на конкретни данни да бъде лесно. Това може да се приеме като полза от SharePoint за бизнеса, тъй като може да намали времето, прекарано в търсене на информация.

Представяне на предимствата на SharePoint

Случаите на използване или опциите за използване на SharePoint са изброени в този раздел. Можете да намерите презентация за предимствата на SharePoint, посочена в раздела, и да видите дали платформата е подходяща като платформа за много задачи.

• Управление на ключова информация - Споделянето на файлове и поддържането на файлове в библиотеката с документи е ключовата функция, в която може да се провери всяка подходяща информация. В допълнение към това платформата може да се използва като директория за хора, тоест можете да проверявате данните на хора, които имат достъп до редактиране или споделяне на файлове и много други.
• Управление на сайта- Друго предимство от използването на SharePoint е създаването и управлението на уебсайтове. Това може да се използва за създаване на лични сайтове и използване като личен дневник или създаване на сайтове за блогове за споделяне на ценна информация с широк кръг от аудитории. Допълнително представяне на предимствата на SharePoint е, че можете да използвате корпоративни сайтове за социални мрежи като Yammer.
• Организиране на събития- Тази платформа може да се използва за управление на всяко виртуално събитие, което се хоства онлайн. Както споменахме по-рано, това може да се използва като директория с хора и да записва информацията за хората в събитието. Заедно с това можете да провеждате анкети и да публикувате въпроси в дискусионните форуми, за да получите мнението на хората.

SharePoint PaaS или SaaS ли е?

SharePoint е a SaaS, което е съкратено като Софтуер като услуга. SaaS е комбинация от IaaS или инфраструктура като услуга, PaaS или платформа като услуга, приложение и данни. Тази комбинирана услуга помага платформата да стане жизнеспособна и надеждна. За да дадем отговор на въпроса SharePoint PaaS или SaaS, можем да го напишем като:

SaaS = IaaS + PaaS + Приложение + Данни

• Този модел на услугата предлага дълго време за работа за повечето услуги до 99.99 SLA, при което CSP или доставчикът на облачни услуги изпълнява повечето операции.
• Тъй като повечето от настройките са предварително конфигурирани от платформата на Microsoft, достатъчно е да конфигурирате DNS записите на платформата.
• Платформата е SaaS, тъй като може да помогне при управлението на приложения, данни, корекции за сигурност, операционни системи, хардуер и съоръжения, свързани с центъра за данни.
• Услугата SaaS в платформата помага при управлението на автоматизацията на работния процес за бизнеса. Процесът на всяка операция има три фази, които са публикуване на информацията за одобрение, събиране на обратна връзка за файловете и уведомяване на следващия човек по имейл за състоянието на елемента. Тъй като имате отговор на въпроса SharePoint PaaS или SaaS, можете да разберете коя е най-добрата функция на услугата. Този непрекъснат работен процес, споменат по-рано, се предоставя от услугата SaaS на платформата.

Заслужава ли си SharePoint?

да. Microsoft SharePoint наистина е достойна платформа, тъй като може да се използва за различни цели. Като рентабилен вариант, това ви позволява да получите многобройни предимства на реномираната платформа. Можете да вземете предвид това, когато решите да закупите алтернативна опция за споделяне на файлове. Въпреки това, истинският отговор на въпроса дали SharePoint е достоен зависи от изискването на потребителя да решава незабавни и дългосрочни проблеми. Също така, това е много подходящо, ако търсите опция за персонализиране на интранет.

Препоръчва се:

• Колко дълго Yahoo съхранява стари имейл акаунти?
• Как да деинсталирам и преинсталирам Outlook
• Невероятни съвети и трикове за списък на SharePoint, които трябва да знаете
• Как да създадете списък на SharePoint

Статията обяснява за предимства на SharePoint ап. Надяваме се, че сте успели да научите за предимствата на SharePoint за бизнеса и сте изчистили заявката си относно това дали SharePoint PaaS или SaaS е или не. Моля, помогнете ни да се подобрим, като споделите вашите запитвания и предложения в секцията за коментари. Също така ни уведомете коя от тези функции изглежда полезна за вас.