Ръководство за използване на AutoFill и Flash Fill в Microsoft Excel
Miscellanea / / July 31, 2023
В приложението Microsoft Excel може да сте попаднали на неговите функции за Flash Fill или AutoFill. Тези две функции помагат за намаляване на времето, необходимо за пълно въвеждане на данни задачи в електронна таблица. Въпреки това, не се бъркайте един с друг и се опитайте да ги използвате взаимозаменяемо.
И двете функции за запълване могат да разпознават и повтарят модели на данни. Въпреки това, когато Flash Fill може да усети, повтори и направи корекции на модел на данни според предишни въведени от потребителя, AutoFill не може. То само усеща и повтаря модели. Следователно, колкото по-сложен е моделът ви на данни, толкова по-малко вероятно е да използвате автоматично попълване. Ето как да използвате и двете в Excel.
Как да използвате AutoFill в Microsoft Excel
Функцията за автоматично попълване на Microsoft Excel е подходяща за попълване на клетки с данни, които следват прост модел или последователност. Можете също да го използвате за попълване на клетки, които разчитат на данни в други попълнени клетки. Например, ако имате числа (1,2,3) или дни от седмицата (понеделник, вторник) в клетка, автоматичното попълване може да ви помогне да попълните следващото срещане в поредицата.
В същото време, ако просто искате да повторите едни и същи данни в множество клетки, AutoFill може да ви помогне с това. Ето различните начини, по които можете да използвате AutoFill в Microsoft Excel:
За автоматично попълване на клетки със същите данни
Ако искате едни и същи данни да се копират в клетките във вашия работен лист в Excel, вместо да копирате и поставяте, AutoFill е по-бърза опция. Ето как да го направите:
Етап 1: Щракнете върху бутона Старт на лентата на задачите и въведете превъзходен за търсене на приложението.
Стъпка 2: От резултатите щракнете върху приложението или документа на Microsoft Excel, за да го отворите.
Стъпка 3: В работния лист на Microsoft Excel въведете извадка от данните, които искате да копирате в клетките. В този случай използваме дни от седмицата като пример и сме въвели понеделник в клетка.
Стъпка 4: Поставете курсора върху клетката с въведените данни и щракнете върху нея, за да се покаже рамка около клетката.
Стъпка 5: Преместете курсора в долната дясна страна на клетката, докато не видите a + знак, представляващ манипулатора за пълнене.
Стъпка 6: Плъзнете манипулатора за попълване до следващата клетка и Excel ще я попълни. Имайте предвид, че когато работите с данни с известен модел, например дни от седмицата, когато използвате автоматично попълване, Excel ще попълни клетките със следващия елемент от серията. Ако това се случи, опитвайки се просто да копирате данни, преминете към стъпка 7.
Стъпка 7: След като използвате манипулатора за попълване, ще видите изскачаща икона за опции за автоматично попълване. Кликнете върху иконата.
Стъпка 8: От показаните опции за автоматично попълване изберете Копиране на клетки. Това гарантира, че докато продължавате да използвате манипулатора за попълване в клетките, вашите данни се копират, а не се попълват като серия.
Стъпка 9: Плъзнете манипулатора за попълване до следващата клетка, за да продължите да копирате вашите данни.
За попълване на серия
Ако имате проста серия или последователност, която искате да попълните в клетки, AutoFill може да изпълни задачата вместо вас. Ето как:
Етап 1: Щракнете върху бутона Старт на лентата на задачите и въведете превъзходен за търсене на приложението.
Стъпка 2: От резултатите щракнете върху приложението или документа на Microsoft Excel, за да го отворите.
Стъпка 3: В работния лист на Microsoft Excel въведете извадка от данните, които искате да копирате в клетките. В този случай използваме дни от седмицата като пример и сме въвели понеделник в клетка.
Стъпка 4: Поставете курсора върху клетката с въведените данни и щракнете върху нея, за да се покаже рамка около нея.
Стъпка 5: Преместете курсора в долната дясна страна на клетката, докато видите a + знак, представляващ манипулатора за пълнене.
Стъпка 6: Плъзнете манипулатора за попълване до следващата клетка и Excel ще я попълни.
Стъпка 7: За да видите други опции за попълване, щракнете върху иконата Опции за автоматично попълване.
Стъпка 8: Изберете желания тип запълване:
- Серия за пълнене
- Само форматиране на попълване
- Попълване без форматиране
- Запълнете дни
- Запълване на делничните дни
Забележи, че Попълнете дните и Попълнете делничните дни ще се покаже само ако първоначалното ви въвеждане на данни е свързано с дните от седмицата. Ако първоначалното ви въвеждане беше свързано с дни от месеца, щяхте да видите Попълнете месеци опция.
Как да използвате Flash Fill в Microsoft Excel
Функцията Flash Fill на Excel е подходяща за попълване на клетки с данни, които следват сложен модел или последователност. Например, ако се опитвате да разделите данни в различни колони или да комбинирате данни от множество колони в една. Стига да имате извадка от това, което искате, и последователност в данните, Flash Fill може да ви помогне да копирате информацията в множество клетки.
Ето различните начини, по които можете да използвате FlashFill в Microsoft Excel:
За разделяне на данни в колони
Ако се опитвате да разделите числа, дати или каквато и да е форма на текст в различни колони, ето как да го направите:
Етап 1: Щракнете върху бутона Старт на лентата на задачите и въведете превъзходен за търсене на приложението.
Стъпка 2: От резултатите щракнете върху приложението или документа на Microsoft Excel, за да го отворите.
Стъпка 3: В работния лист на Microsoft Excel се уверете, че имате данните за разделяне в една колона. Освен това създайте друга или няколко колони за данните, които искате да разделите. В този случай използваме дати като пример и се опитваме да ги разделим съответно на колони дни, месеци и години.
Стъпка 4: Въведете пример в следващите колони, където искате да разделите данните. Тоест как искате да се разделят данните.
Стъпка 5: Щракнете върху колона, съдържаща един от вашите нови примерни набори от данни.
Стъпка 6: В лентата на Excel щракнете върху раздела Данни.
Стъпка 7: В групата Data Tools щракнете върху Flash Fill и Excel ще копира същия модел за другите редове. Като алтернатива можете да щракнете върху клавишната комбинация Ctrl + E, за да използвате Flash Fill.
Стъпка 8: Повторете това за другите колони, които имате, докато всички колони бъдат попълнени.
За комбиниране на данни в една колона
Ако се опитвате да комбинирате числа, дати или всякаква форма на текст в една колона, ето как да го направите с Flash Fill:
Етап 1: Щракнете върху бутона Старт на лентата на задачите и въведете превъзходен за търсене на приложението.
Стъпка 2: От резултатите щракнете върху приложението или документа на Microsoft Excel, за да го отворите.
Стъпка 3: В работния лист на Microsoft Excel се уверете, че имате колоните с данните, които искате да комбинирате. Освен това създайте друга колона, в която да поместите новата комбинация от данни. В този случай използваме имена като пример и се опитваме да имаме функцията за име и фамилия в една колона за име.
Стъпка 4: В колоната, където искате да комбинирате данните, въведете пример. Тоест как искате да комбинирате данните.
Стъпка 5: Щракнете върху клавишната комбинация Ctrl + E или щракнете върху бутона Flash Fill в раздела Data на лентата на Excel, за да мигате запълването на другите клетки.
Използване на AutoCorrect и AutoComplete в Excel
Две други функции в Excel като Flash Fill и AutoFill, които се бъркат една с друга, са Автоматично коригиране и автоматично довършване. Тези две функции са различни, тъй като служат за различни цели. И двете обаче помагат да се спести време при въвеждане на данни.