Как да използвате валидиране на данни в Microsoft Excel
Miscellanea / / October 05, 2023
Едно често използвано приложение за задачи за въвеждане на данни е Microsoft Excel. С Microsoft Excel можете да създадете формуляр за данни, да документирате информация във формуляра и да използвате други инструменти в Excel, за да анализирате информацията. Въпреки това, анализът, направен в Microsoft Excel, ще бъде толкова точен, колкото са предоставените данни.
![Как_да_използваме_проверка_на_данни_в_Microsoft_Excel](/f/b65748bf12d40b3995b51011c180f2b1.jpg)
Един от начините да се гарантира точността и уместността на данните е чрез използване на валидиране на данни. Функцията за валидиране на данни в Microsoft Excel ограничава информацията, която може да бъде предоставена в клетка. Може също така да даде инструкции на потребителя какво да въведе в клетка. Ето как да използвате валидирането на данни в Microsoft Excel.
Как да настроите правило за валидиране на данни в Microsoft Excel
С валидирането на данни можете да ограничите типа информация, който искате в клетка. Например, можете да ограничите клетка само да приема дата, число, десетичен знак и т.н. Можете също да създадете падащо меню, като използвате валидиране на данни. Ето как да го направите:
Етап 1: Щракнете върху бутона "Старт" на лентата на задачите, за да отворите менюто "Старт" и въведете превъзходен за търсене на приложението.
![](/f/eb6032c128fd46cdd341461d364b2631.jpg)
Стъпка 2: От резултатите щракнете върху приложението или работната книга на Microsoft Excel, за да ги отворите.
![](/f/4228c0ff519ddf38cb802c5bdfa5e7f0.jpg)
Стъпка 3: В работната книга на Excel изберете клетката или клетките, към които искате да въведете правило за валидиране на данни.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 1](/f/b1be810aec662b362dbf92cb7fea875b.png)
Стъпка 4: В лентата на Excel щракнете върху раздела Данни.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 2](/f/5efbefaf14634b679725d2cee0c93190.png)
Стъпка 5: В групата Инструменти за данни щракнете върху падащото меню Проверка на данни.
![как да използвате валидиране на данни в microsoft excel 3](/f/1825349c2024147dee6bec92013778c3.png)
Стъпка 6: От падащото меню щракнете върху Проверка на данните.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 4](/f/11566b0c9d2b30ef33d0ca1b6f1dde38.png)
Стъпка 7: В изскачащия прозорец Проверка на данните щракнете върху раздела Настройки.
![как да използвате валидиране на данни в microsoft excel 5](/f/6d83639ee0fe0f94f7671ee906d6d4f5.png)
Стъпка 8: Щракнете върху падащото меню под менюто Разрешаване.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 8](/f/1df62bc69081f1a5715ff902e7679142.png)
Стъпка 9: Изберете някое от следните от падащото меню:
- Всяка стойност: Няма критерии за валидиране на данни, приложени към клетките.
- Цяло число: Позволява цяло число между зададените минимална и максимална стойност.
- Десетичен: Позволява десетичен знак между зададените минимална и максимална стойност.
- Списък: Позволява създаването на падащ списък, от който потребителите да избират стойности.
- Дата: Позволява данни в рамките на зададените минимални и максимални стойности.
- Време: Позволява време в рамките на зададените минимални и максимални стойности.
- Дължина на текста: Позволява текст с определен брой знаци.
- Персонализиран: Позволява на потребителите да задават персонализирана формула.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 9](/f/8b8f8da0e304341a408af05a753eca38.png)
Ако сте избрали Списък и По избор, преминете към Стъпка 10, след като въведете своя източник на списък или формула в предоставената мрежа. Ако сте избрали опции Цяло число, Десетичен знак, Дата, Час и Дължина на текста, преминете към стъпка 12.
Стъпка 10: Щракнете върху падащото меню под менюто Данни и изберете някое от тези условия:
- между: разрешените стойности в клетката трябва да са в посочения диапазон.
- не между: разрешените стойности в клетката трябва да са извън посочения диапазон,
- равно на: стойността, въведена в клетката, трябва да бъде точно както е посочено.
- не е равно на: стойността, въведена в клетката, трябва да е различна от зададената граница.
- по-голямо от: стойността, въведена в клетката, трябва да бъде над определения минимум.
- по-малко от: стойността, въведена в клетката, трябва да е под посочения максимум.
- по-голямо или равно на: стойността, въведена в клетката, или трябва да бъде над или равна на определения минимум.
- по-малко или равно на: стойността, въведена в клетката, трябва да бъде под или равна на посочения максимум.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 10](/f/431deb6642783a3f715189dc23a14489.png)
Стъпка 11: В полетата Минимум и/или Максимум въведете вашите лимити за данни.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 11](/f/3e823cbc28bf3a9dc6d2cd8c9c86c626.png)
Стъпка 12: Щракнете върху OK, за да запазите промените си.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 12](/f/d33a0555aa7bb526db8a2123017dacbc.png)
Как да добавите входни съобщения за валидиране на данни в Microsoft Excel
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 20](/f/c5dbbedbbeafb5cd3a70a92b718bd69c.png)
След като валидирането на данните е зададено във вашия Excel, предоставените данни трябва да отговарят на зададените от вас ограничения. Можете обаче да настроите съобщение за показване, когато други кликнат върху клетките за валидиране. По този начин те знаят какъв тип данни са необходими. Ето как можете да конфигурирате съобщение за въвеждане.
Етап 1: В електронната таблица на Excel изберете клетките, в които искате да се появи съобщение за въвеждане.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 1](/f/b1be810aec662b362dbf92cb7fea875b.png)
Стъпка 2: В лентата на Excel щракнете върху раздела Данни.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 2](/f/5efbefaf14634b679725d2cee0c93190.png)
Стъпка 3: В групата Инструменти за данни щракнете върху падащото меню Проверка на данни.
![как да използвате валидиране на данни в microsoft excel 3](/f/1825349c2024147dee6bec92013778c3.png)
Стъпка 4: От падащото меню щракнете върху Проверка на данните.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 4](/f/11566b0c9d2b30ef33d0ca1b6f1dde38.png)
Стъпка 5: В изскачащия прозорец Проверка на данни щракнете върху раздела Входящо съобщение.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 6](/f/8d208b1e4ea4ba27caa1f33b6915ba4d.png)
Стъпка 6: Поставете отметка в квадратчето до „Показване на съобщение за въвеждане, когато клетката е избрана“.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 13](/f/19ba3cecc9787e5c3302172aefd0a694.png)
Стъпка 7: Въведете предпочитания от вас текст в полетата за текст и съобщение за въвеждане.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 14](/f/c226f1ae185347befdb3b016c9e17f7a.png)
Стъпка 8: Щракнете върху OK, за да запазите промените си.
![как да използвате валидиране на данни в microsoft excel 15](/f/f8a553ae1cd20220805b151c9078d192.png)
Как да добавите съобщения за грешка за проверка на данни в Microsoft Excel
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 21](/f/2eebf814410176facb9d2fd0fb20feb3.png)
Когато потребителите въведат грешна информация в клетка за проверка на данни, можете да конфигурирате съобщението за грешка, което се появява. Ето как да го направите:
Етап 1: В електронната таблица на Excel изберете клетките, в които искате да се появи съобщение за въвеждане.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 1](/f/b1be810aec662b362dbf92cb7fea875b.png)
Стъпка 2: В лентата на Excel щракнете върху раздела Данни.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 2](/f/5efbefaf14634b679725d2cee0c93190.png)
Стъпка 3: В групата Инструменти за данни щракнете върху падащото меню Проверка на данни.
![как да използвате валидиране на данни в microsoft excel 3](/f/1825349c2024147dee6bec92013778c3.png)
Стъпка 4: От падащото меню щракнете върху Проверка на данните.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 4](/f/11566b0c9d2b30ef33d0ca1b6f1dde38.png)
Стъпка 5: В изскачащия прозорец Проверка на данни щракнете върху раздела Сигнал за грешка.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 7](/f/767e3f4afec566c69af9dbf9617450c5.png)
Стъпка 6: Поставете отметка в квадратчето до „Показване на предупреждение за грешка след въвеждане на невалидни данни“.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 16](/f/63919ba15f5b3c53f28e49f58091f828.png)
Стъпка 7: Щракнете върху падащото меню под полето Стил и изберете символа, който искате да покажете за съобщението за грешка от следните опции:
- Спри се
- Внимание
- Информация
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 17](/f/55e1e8c8487f27bc1c7f87d16ef42bc2.png)
Стъпка 8: В полетата Заглавие и Съобщение за грешка въведете предпочитания от вас текст.
![как да използвате валидиране на данни в microsoft excel 18](/f/dae12e32b8bcf6e37b2f66694568fe24.png)
Стъпка 9: Щракнете върху OK, за да запазите промените си.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 19](/f/876ef80e7c5ed9f8fdda5d2f6bd0ccf5.png)
Как да премахнете правилата за валидиране на данни в Microsoft Excel
Ето как можете да премахнете правилото за валидиране на данни от клетка в Microsoft Excel:
Етап 1: В електронната таблица на Excel изберете клетките, от които искате да премахнете правилата за валидиране на данни.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 1](/f/b1be810aec662b362dbf92cb7fea875b.png)
Стъпка 2: В лентата на Excel щракнете върху раздела Данни.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 2](/f/5efbefaf14634b679725d2cee0c93190.png)
Стъпка 3: В групата Инструменти за данни щракнете върху падащото меню Проверка на данни.
![как да използвате валидиране на данни в microsoft excel 3](/f/1825349c2024147dee6bec92013778c3.png)
Стъпка 4: От падащото меню щракнете върху Проверка на данните.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 4](/f/11566b0c9d2b30ef33d0ca1b6f1dde38.png)
Стъпка 5: В изскачащия прозорец Проверка на данните щракнете върху раздела Настройки.
![как да използвате валидиране на данни в microsoft excel 5](/f/6d83639ee0fe0f94f7671ee906d6d4f5.png)
Стъпка 6: Щракнете върху бутона Изчисти всички в долната част на изскачащия прозорец, за да изчистите всички записи.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 23](/f/264722c183af67e17ac715463416649e.png)
Стъпка 7: Щракнете върху OK, за да запазите промените си.
![как да използвате проверка на данни в microsoft excel 24](/f/1da323227ce80decc041331cd7f6f4eb.png)
Използване на Хронология на версиите в Microsoft Excel
За разлика от Microsoft Word, функцията за проследяване на промените в Microsoft Excel не е доста подробна. Това затруднява определянето на промените, направени в Excel чрез преглед на хронологията на промените. Въпреки това можете да използвате хронология на версиите на вашия Excel файл за сравнение и идентифициране на разликите между файловете.
Последна актуализация на 04 октомври 2023 г
Статията по-горе може да съдържа партньорски връзки, които подпомагат поддръжката на Guiding Tech. Това обаче не засяга нашата редакционна почтеност. Съдържанието остава безпристрастно и автентично.