5 най-добри практики за безопасно използване на Microsoft Office 365
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft Office се счита за любимата опция в пространството на пакета за продуктивност. Популярният софтуер се използва от милиони потребители и фирми по света. Той също така държи силен контрол върху сектора Enterprise. Ето защо става все по-необходимо безопасното използване на Office 365, онлайн версиите за лесно сътрудничество.
Фирмата предлага широка гама от лични, Бизнес, и Enterprise планове. С всеки план получавате достъп до приложения на Office, OneDrive и други, заедно с някои условия. Разбира се, вие ще създавате, редактирате и съхранявате лична, както и поверителна информация, като използвате Microsoft Word, Excel и OneDrive.
Ето защо е важно да се засили сигурността по време на процеса на редактиране, гледане и споделяне.
В тази публикация ще ви насоча към петте най-добри практики, за да продължите да използвате Office 365 сигурно. Приложете тези измервания и не се притеснявайте от кражба на данни или злоупотреба. Да започваме.
Вземете Office 365
1. Използвайте силна парола и активирайте 2FA
Този е безсмислен. Докато създавате акаунт в Microsoft, използвайте силната парола с комбинация от букви, цифри и специални знаци.
Ако се притеснявате да ги запомните, тогава бих ви посъветвал да инвестирате в мениджър на пароли. Има много подходящи предложения като LastPass, Enpass, 1Парола, SafeInCloud и др.
Можете да използвате техния вграден генератор на пароли и автоматично влизане както на iOS, така и на Android за безпроблемно влизане.
Изборът на силна парола е част от процеса. Силно ще ви препоръчам да затегнете сигурността, като използвате двуфакторна автентификация.
Не избирайте само потвърждаване на мобилен номер. Имало е много случаи, в които хакерите са успели да получат достъп до акаунта на човек чрез размяна на SIM и след това да прочетат OTP от съобщенията. Главният изпълнителен директор на Twitter Джак Дорси е скорошната жертва на подобни практики.
Използвайте 2FA (двуфакторно удостоверяване) приложения които генерират произволни кодове в определен период. Въведете този код след екрана с парола. Authy би бил моят предпочитан избор за поддръжка на няколко платформи и възможности за синхронизиране.
Също и на Guiding Tech
2. Защитете с парола чувствителни документи
За да предотвратите отварянето и достъпа на неизвестни до чувствителни документи, винаги можете да защитите документи с парола, като използвате вградения инструмент за парола.
Щракнете върху менюто Преглед от лентата на лентата, докоснете Защита на документа и диалоговият прозорец ще ви позволи да добавите пароли и някои правила относно него.
Говорейки за правилата, можете да добавите парола за преглед на документ, да зададете друга парола, за да позволите на други да правят промени в документ. Човек може също да попречи на колегите да добавят коментари, като използват допълнителни опции.
Можете да активирате този малък превключвател в секцията за поверителност, за да скриете лична информация от файла.
3. Добавете дата на изтичане към връзката за споделяне в OneDrive
Приложенията на Office 365 тясно интегрират облачната платформа на Microsoft OneDrive. Е, можете също да използвате Box и Dropbox, но аз ще препоръчам OneDrive като интегриран по подразбиране в Windows 10 и също така идва с 1TB място за съхранение за абонати на Office 365.
Всеки файл на Word, PowerPoint и Excel автоматично се записва в облачната платформа на Microsoft.
Сега, когато споделяте файл или папка от приложението OneDrive, Microsoft предлага чист начин за добавяне на дата и час на изтичане на тази споделена връзка.
В OneDrive Web, когато споделяте папка, можете да докоснете Споделяне и да изберете зададена дата на изтичане. От там изберете часа и датата, за да изтече връзката.
Нещата обаче са малко сложни на мобилния телефон. Следвайте стъпките по-долу, за да извършите същото действие в приложения за iOS и Android.
Етап 1: Изтеглете OneDrive и влезте с идентификационни данни и 2FA код.
Стъпка 2: Придвижете се до папката, която искате да споделите, и докоснете менюто с три точки.
Стъпка 3: Изберете споделяне и изберете настройки за връзка.
Стъпка 4: Добавете час и дата за свързване и включете превключвателя.
Тъй като споменатата по-горе функция е свързана с OneDrive, можете да използвате същата техника, за да добавите изтичане и към изображения и видеоклипове.
Също и на Guiding Tech
4. Добавете парола към връзките на OneDrive
Опцията две, спомената по-горе, се използва най-често, когато искате да защитите с парола само един файл в даден момент. Но ако искате да споделите 8-10 документа наведнъж, по-добре е вие защитете връзките на OneDrive с парола.
В такива случаи можете да качите всички документи в една папка в OneDrive.
Сега отворете уеб OneDrive, изберете папката и докоснете менюто за споделяне. От диалоговия прозорец изберете Добавяне на парола и след това споделете връзката към папката.
Получаващият човек ще трябва да въведе парола, преди да получи достъп до файловете в него.
Знам, че решението не е толкова адаптивно, колкото опцията за раздел, която ви позволява да блокирате определени разрешения и да скриете лични данни. Като цяло обаче начинът на OneDrive върши работата по отношение на допълнителен слой за сигурност.
За съжаление, не можете да използвате функцията в мобилни приложения. Той е достъпен само в мрежата на OneDrive.
5. Използвайте биометрични данни в OneDrive
Както може би се досещате, OneDrive играе централната роля в изживяването на Office 365.
Независимо дали става въпрос за OneNote, Word или Excel, всеки от тях записва файла в OneDrive. Ето защо е важно да го поддържате защитено с помощта на биометрични данни в мобилни приложения.
Отидете в Настройки > Защита и включете FaceID или защита на пръстови отпечатъци за iOS и Android.
Изтеглете OneDrive за iOS
Изтеглете OneDrive за Android
Също и на Guiding Tech
Насладете се на безопасно изживяване на Office 365
Microsoft разбира нуждите на потребителите и бизнеса да пазят своите данни в безопасност. Ето защо компанията е въвела няколко мерки за сигурност в пакета Office 365.
Наскоро компанията обяви Personal Vault за OneDrive, което ви позволява да добавяте лични документи в него с допълнителен слой сигурност.
следващо: Чудите се какво е Personal Vault и искате да намерите повече за него? Прочетете публикацията по-долу, за да видите повече подробности.