Как да планирате поща извън офиса в Outlook
Miscellanea / / November 29, 2021
Всеки заслужава ваканция или малка почивка от професионалния живот. Ако обаче отивате в отпуск за няколко дни и не сте на разположение в офиса за обслужване на клиенти, препоръчително е да зададете автоматични отговори или имейли извън офиса в Outlook. По този начин можете да уведомите другите кога, защо и за колко време ще бъдете недостъпни. Можете също да споменете с кого да се свържете във ваше отсъствие, като използвате отговори извън офиса.
Можете лесно да настроите и планирате поща извън офиса в уеб приложения на Outlook, Windows и Mac. За съжаление, не можете да направите същото от Мобилни приложения на Outlook. В тази публикация ще покрием и трите платформи и ще ви покажем как да планирате известия извън офиса в Outlook.
Също и на Guiding Tech
Планирайте поща извън офиса в Outlook Web
Настолните приложения на Outlook са добре, но Outlook web остава най-богатият на функции сред триото. Нови функции като напр Outlook Spaces каца първо в Outlook уеб и след това се разширява до други платформи.
Ето как да зададете автоматични отговори в Outlook уеб.
Етап 1: Посетете Outlook в мрежата.
Посетете Outlook Web
Стъпка 2: Щракнете върху иконата Настройки в горния десен ъгъл и изберете Преглед на всички настройки на Outlook.
Стъпка 3: Изберете Поща от лявата странична лента и щракнете върху Автоматични отговори.
Стъпка 4: Активиране на превключването за автоматични отговори.
Стъпка 5: Можете да настроите отговорите си да започват и приключват в определен час. В противен случай те ще продължат, докато не ги изключите. Активирайте Изпращане на отговори само през определен период от време. Изберете Начален час и Краен час.
Стъпка 6: Въведете своя персонализиран отговор с всички подходящи подробности и натиснете бутона Запазване в долната част.
Докато съставяте отговор, можете да използвате редактора на богат текст на Outlook, за да съставите перфектен отговор. Можете също да активирате Изпращане на отговори в менюто с контакти в долната част. Но ние няма да го препоръчаме, защото ако активирате опцията, само запазените контакти в Outlook ще получат автоматичен отговор. Други може да пропуснат отговор извън офиса.
Също и на Guiding Tech
Планирайте поща извън офиса в Outlook Mac
В момента Microsoft работи с две приложения на Outlook на Mac. Нов превключвател на Outlook в приложението Outlook на Mac ви отвежда до ново изживяване на Outlook които Microsoft планира скоро.
Функцията Извън офиса е достъпна само в старото приложение на Outlook Mac. Ето как да го използвате.
Етап 1: Отворете приложението Outlook на Mac.
Стъпка 2: Изберете Инструменти от лентата с менюта.
Стъпка 3: Щракнете върху Извън офиса.
Стъпка 4: Активирайте Изпращане на автоматични отговори за акаунт „Outlook“.
Тук имате възможност да създавате различни автоматични отговори за вашата организация и извън нея.
Стъпка 5: Изберете началния и крайния час и натиснете OK в долната част.
За съжаление в приложението Outlook Mac липсва богат текстов редактор за съставяне на автоматизирани отговори.
Настройте автоматични отговори в Outlook Windows
В Windows имаме приложението Mail, което е вградено в операционната система, и приложението Outlook, което е част от пакета на Microsoft 365. За примера по-долу ще използваме приложението Outlook от Microsoft 365.
Етап 1: Отворете Outlook в Windows.
Стъпка 2: Дръжте менюто Mail отворено и изберете Файл от лентата с менюта.
Стъпка 3: От страницата с информация ще намерите опцията Автоматични отговори. Кликнете върху него.
Стъпка 4: Активирайте Изпращане на автоматични отговори и изберете начален и краен час.
Стъпка 5: Въведете вашия автоматичен отговор с помощта на функционален текстов редактор и OK в долната част.
Една област, в която Outlook за Windows надминава Outlook Mac и Outlook web, е с правилата в автоматичните отговори.
След като напишете своя автоматичен отговор, можете да щракнете върху Правила и това ще отвори специално меню за задаване на правила.
Изберете Добавяне на правило и можете да създавате различни правила за автоматизация в Outlook. Например, можете автоматично препращане на конкретни имейли на различен имейл адрес.
Можете също да настроите Outlook да изтрива автоматично определени имейли с маркетингови ключови думи. По този начин, когато се върнете от ваканция, няма да бъдете бомбардирани със стотици имейли.
Друг сценарий могат да бъдат персонализирани отговори. Да кажем, че някои клиенти са по-важни за вас. Можете да добавите техния имейл адрес в Правилата и да зададете персонализиран имейл отговор за тях. Нулирането ще продължи да получава нормални автоматични отговори в Outlook. Тук възможностите са безкрайни.
Също и на Guiding Tech
Задайте автоматични отговори в Outlook
Настройването на автоматични отговори в извънработно време показва вашия професионален подход към работата ви. Вашите клиенти, клиенти и тези, които се свързват с вас по имейл, оценяват актуализацията по имейл. Преминете през стъпките по-горе и настройте пощата извън офиса в Outlook.