Ръководство за споделяне на файлове на Google: Отговор на всички ЧЗВ
Miscellanea / / November 29, 2021
Google Drive предоставя фантастичен набор от опции за съхранение в облак и инструменти за производителност, но това, което прави услугата още по-добра, е множеството от функции за сътрудничество, включени в нея.
Вече не е нужно да работите сами върху документ, когато вашите колеги могат едновременно да правят редакции и коментари – да, всичко това в реално време.
Въпреки това, възможностите за споделяне на файлове на Google Drive могат да се почувстват непосилни в началото. Така че нека си поемем дълбоко въздух и да се потопим в някои от въпросите, които могат да възникнат, когато се справяме с цялата тази страхотност!
В. Как мога да споделя файл?
А. Google Drive прави много лесно споделянето на лични файлове. Просто щракнете с десния бутон върху файл и след това щракнете върху Споделяне, за да отворите изскачащия прозорец Споделяне с други.
В полето Хора въведете имейл адресите на всеки, с когото искате да споделите файла. Google Drive трябва незабавно да предложи всеки съществуващ контакт, докато попълвате, което прави целия процес лесен.
Готови сте да започнете да споделяте сега.
О, чакай! Добре ли сте с разрешенията?
В. Как да променя разрешенията?
А. Просто се запитайте какво точно искате да постигнете, като споделите файла и трябва да имате ясна представа за разрешенията, необходими за всеки сътрудник.
По подразбиране Google Drive предоставя пълни разрешения за редактиране на всички. Можете обаче да промените това незабавно, като щракнете върху стрелката надолу до полето Хора.
Изберете Can Edit, за да предоставите пълни права за редактиране, Can Comment, за да ограничите сътрудниците само да коментират, или Can View, за да заключите напълно документа в режим само за четене.
Забележка: Някои файлови формати - видео или аудио, например - няма да имат опцията Can Comment, налична за избор, което е разбираемо.
В. Мога ли да променя разрешенията след споделяне?
А. Споделянето на документ с някой друг не е окончателно. Google Drive ви дава пълен контрол дори след като дадете пълно разрешение. Щракнете върху Разширени в изскачащото поле Споделяне с други, за да видите списък с хора, с които сте споделили документа.
Разрешенията за всеки човек могат да се променят чрез специалната икона със стрелка надолу, разположена удобно до всяко име. Можете също така напълно да премахнете достъпа до човек, като щракнете върху x.
В. Мога ли да споделя файл публично?
А. Частното споделяне е добре, но какво ще стане, ако искате да направите файл достъпен за почти всички? Е, можете да направите и това.
Използвайте опцията Получаване на връзка за споделяне, за да генерирате публична връзка – можете също да изберете да споделите директно връзката чрез Gmail, Google Plus, Facebook или Twitter направо от самия Google Drive.
Ако е необходимо, можете да промените разрешенията за хората, които имат достъп до файла чрез връзката.
Щракнете върху Промяна под Кой има достъп и използвайте падащото меню до Access, за да изберете между Редактиране, Коментиране или Преглед.
Можете допълнително да промените начина на работа на връзката, след като я публикувате някъде. Изберете Включено - Публично в мрежата, за да може всеки да намери и получи достъп до файла, или Включено - Всеки с връзката, за да ограничите достъпа само до хора с връзката.
Ако искате да деактивирате връзката, просто изберете Изключено - Специфични хора. Вашите конфигурации за лично споделяне трябва да останат непокътнати.
В. Мога ли да споделя цяла папка?
А. Разбира се можете да. Просто щракнете с десния бутон върху папката, която искате да споделите, и щракнете върху опцията Споделяне. Всичко работи точно както при индивидуално споделяне на файлове. Същото важи и за споделянето на публични връзки.
Забележка: Вместо да споделяте цяла папка, можете също да изберете да споделяте множество файлове отвътре. Просто задръжте клавиша Ctrl, за да улесните процеса на избор.
В. Какво ще кажете за споделянето на цял Google Drive?
А. Не, не можете да направите това. Това е често срещан проблем, особено когато искате да споделите цял диск с работодател или колега. За съжаление Google не е толкова отзивчив.
Преди да продължите и да предприемете крайни мерки – като споделяне на вашия имейл и парола – просто изчакайте!
Има заобиколно решение и това включва създаване на главна папка - нищо страшно, просто друга папка. Щракнете с десния бутон върху устройството, изберете Нова папка, за да създадете папка и след това преместете всичко в тази папка.
И накрая, просто споделете папката, както бихте направили с всяка друга папка и воаля! Не е красиво, но върши работа.
Професионален съвет: Доста лесно е да преместите всичко, дори когато имате десетки елементи в основата на устройството. Просто натиснете Ctrl+A, за да изберете всичко. Сега задръжте клавиша Ctrl и щракнете върху главната папка, за да премахнете избора от останалите. Накрая плъзнете и пуснете избраните елементи в главната папка.
В. Мога ли да споделям файлове с потребители, които не са на Gmail?
А. Можеш. Въпреки това, вашите сътрудници трябва да имат акаунт в Google, преди да могат да редактират или коментират документ – в противен случай те ще бъдат ограничени само да гледат неща.
В случай, че не знаехте, създаване на акаунт в Google не изисква акаунт в Gmail – почти всеки имейл адрес работи. Това би трябвало да направи убеждаването на хората да създадат акаунт в Google още по-лесно!
В. Как да предотвратя изтеглянията на файлове?
А. Искате да споделите файл или папка. Вие също искате да спрете хората да го изтеглят. Освен ако лицето няма разрешения за редактиране, можете да предотвратите това.
Под Разширените настройки за споделяне има страхотна опция, обозначена с Деактивиране на опциите за изтегляне, печат и копиране за коментатори и зрители. Тази опция не позволява на хората да изтеглят, отпечатват или преместват файлове в лични Google Дискове.
В. Мога ли да прехвърля собствеността върху файл или папка?
А. Омръзна ли ви да работите с файл? Просто прехвърлете собствеността върху файла на друг сътрудник и се отпуснете. В списъка с хора, които имат достъп до файл, щракнете върху стрелката надолу и изберете Собственик е.
Забележка: Бъдете внимателни обаче. Новият собственик може да премахне достъпа ви до документа, ако желае. Сега, това няма да е красиво.
Прехвърлянето на собствеността върху папката е малко объркано. Всички файлове в папката все още принадлежат на вас. Така че може да се наложи ръчно да прехвърлите собствеността върху всичко в папката масово след това.
В. Има ли ограничение за съхранение за споделяне?
А. Като собственик на файл или папка, количеството изразходвани данни се отчита само за общото ви - а не за това на вашите сътрудници. Въпреки това, когато някой добави нов елемент към споделена папка, мястото за съхранение се отчита за оригиналния създател на елемента, а не за вас.
Освен това вашите сътрудници могат, ако имат разрешения за редактиране, да изберат да копират файловете на своя диск. В този случай съхранението се отчита към тяхната квота.
Ако ви липсва място в акаунта ви, но сътрудник има по-добър план за съхранение, прехвърлянето на собствеността върху елементи е опция — освен ако не искате да надстроите своя Диск.
В. Какво друго трябва да имам предвид?
Има редица ограничения, които не трябва да имат значение за повечето потребители. Например, само максимум 100 души могат да редактират или коментират документ по всяко време, въпреки че неограничен брой могат да видят файла.
Само максимум 100 души могат да редактират или коментират документ.
Освен това можете да добавите само максимум 200 души чрез споделяне на частни връзки. Възможно е обаче да се надхвърли това ограничение с създаване на група в Google.
Освен това има ограничения за размерите на различните типове файлове - ограничение от 50 MB за текстови документи, ограничение от 200 MB за презентации и т.н. Google Диск няма да синхронизира никакви промени, ако вие или вашите сътрудници надвишите тези ограничения.
Споделянето на файлове става лесно
Google Drive наистина улеснява споделянето и управлението на файлове. Просто се уверете, че поддържате разрешенията за файловете под контрол, за да предотвратите хората да ви измамят и нещата трябва да са наред. Освен това проверете съхранението, когато работите с големи размери на файлове, за да предотвратите излизането на нещата извън контрол.
Ако имате допълнителни въпроси относно споделянето на файлове чрез Google Drive, просто пуснете ред в секцията за коментари по-долу.