Как да архивирате автоматично имейли в Outlook
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft Outlook е най-много популярно имейл решение сред бизнеса и предприятията. Когато става въпрос за потребителите, Outlook изостава от Gmail. Пощата на Outlook по подразбиране идва с 15 GB пространство за запълване. С количеството маркетингови или банкови промоции и други нежелани материали, които получаваме, е доста лесно да загубите тези важни имейли от погледа си. Можете да избегнете ситуацията, като архивирате по-малко необходими имейли и изтриете промоционалните и нежеланите писма.
![Автоматично архивиране в Outlook](/f/fc87cfce822176fde37c1d1d36e46497.jpg)
Ако вашата входяща кутия в Outlook се чувства бавно или се държи странно, тогава трябва да архивирате или изтриете неподходящи имейли. Ръчното архивиране на имейли може да бъде отнемащ време и изморителен процес.
Microsoft предлага функция за фокусирана входяща кутия, но тя е ограничена до филтриране на подходящи имейли за потребителя. Друго полезно допълнение са правилата на Outlook. Това е версията на Outlook IFTTT. С правилата можете да създадете множество автоматизации за преместване на определени имейли за архивиране или изтриване на секцията за имейли.
В тази публикация ще ви преведем през функцията Outlook Rules и ще създадем някои правила за автоматично архивиране на имейли от Outlook. Публикацията ще обхване и друг бонус трик на Outlook за отписване на неподходящи имейли от едно място. Да започваме.
Също и на Guiding Tech
Създайте правило за автоматично архивиране от имейла
Функцията Outlook Rules е достъпна само за Outlook Mac, Windows и Web. Нямате достъп до функцията Правила на мобилен телефон. За тази публикация ще използваме мрежата на Outlook, тъй като тя работи еднакво на всяка платформа.
Етап 1: Отворете Outlook web и влезте с идентификационни данни за акаунт в Microsoft.
Стъпка 2: Изберете неподходящ имейл и го отворете.
![Създайте правило за Outlook от пощата](/f/cc0ce7b18d8023e0728f9a73be833254.jpg)
Стъпка 3: Докоснете менюто с три точки и изберете Създаване на правило.
Стъпка 4: Създайте правило за преместване на съобщенията от подателя в папката Архив.
![Автоматично архивиране на пощата](/f/22d2cc1079e01f371fe482b557bc7f40.jpg)
След това всички имейли от подателя ще се преместят директно в архивираната входяща кутия. Все още можете да получите достъп до тях от менюто Архив в папките.
Създайте правила за автоматично архивиране от настройките на Outlook
Трикът, споменат по-горе, премества всички имейли от подателя в архивирани елементи. Ами ако някой иска да архивира имейли с определени теми или ключови думи от тялото на съобщението?
Например, аз съм изтощен от офертите за заем, актуализациите за коронавирус или всякакви други маркетингови боклуци от моята банка. Въпреки това, месечното извлечение на банковата ми сметка и сметките за кредитна карта са нещо, което редовно препращам. Ако имате подобни предпочитания по теми или предмети, следвайте стъпките по-долу, за да настроите някои правила.
Етап 1: Отворете Outlook web и отидете на Настройки.
Стъпка 2: Вижте всички настройки на Outlook и ще изскочи специалното меню за настройки.
Стъпка 3: Изберете опцията Правила и изберете Добавяне на ново правило.
![Правила на Outlook](/f/70bc6f62b7b3363bc91194963763caf5.jpg)
Стъпка 4: Нека го наречем Банкови правила и добавим условие.
Стъпка 5: Добавете ключови думи, които вече не са подходящи за вас, добавих термините на съобщението като заем, EMI и т.н.
![Правилото за автоматично архивиране е създадено](/f/ae79476505fc388f6e02b08faed75493.png)
Стъпка 6: Създайте правило за преместване на всички имейли в папката Архив и натиснете Запазване.
Сега, когато получавате имейли с ключови думи Loan, EMI или Important, те автоматично ще бъдат преместени в папката Archive.
Нека създадем още едно полезно правило. Защо не? Всяка компания там изпраща имейли, свързани с коронавируса, до потребителите. Докато аплодирам усилията им, понякога става изморително да чета всеки ден новини за смъртоносния вирус. С помощта на правилата на Outlook можете автоматично да архивирате тази поща, преди тя да привлече вниманието ви.
Етап 1: Отворете Outlook web и отворете Настройки > Поща > Правила.
Стъпка 2: Нека да дадем името на новото правило „Коронавирус“ и да добавим условия.
![Правила за автоматично архивиране](/f/1e917bc87761d426784a072f04e22456.jpg)
Стъпка 3: Добавете условия, като например, ако тялото на съобщението включва ключовата дума (Като Corona virus или COVID-19) и след това преместете тези имейли в папката Архив.
Създал съм десетки Правила на Outlook. Това е мощна функция, а възможностите са безкрайни. Ето как го използвам. Всеки път, когато съм на ваканционно пътуване, създавам правило за преместване на всички входящи имейли в папка „По време на пътуване“, за да гарантирам, че никога не ме прекъсват по време на семейно време.
![Създадени правила](/f/4ee280e172f4733443567fcbf1c254f6.jpg)
Някои схематични компании продължават да изпращат нежелани имейли във входящата ми кутия на Outlook. Те не ми оставят друг избор, освен да създам правило за автоматично изтриване, за да премахна тези имейли.
Също и на Guiding Tech
Отписване от изпращачи на имейли
Функцията за автоматично архивиране е полезна, когато искате да запазите входящата кутия чиста от фалшиви имейли. Но ако искате напълно да спрете да получавате имейли от подателя, трябва да използвате функцията за отписване от имейла.
Въпреки това, намирането на този малък бутон за отписване във всяка поща може да отнеме време и да е скучно. За щастие, с Outlook Web, можете да видите всички податели на имейли с бутон за отписване на едно място.
Етап 1: Отворете Outlook web и отидете на Настройки.
Стъпка 2: Придвижете се до Поща > Абонаменти.
Стъпка 3: Тук ще видите списък с податели на имейли с голям бутон за отписване.
![Отписване на Outlook](/f/ed58a84c3d1c96e92cb096b78a4a8ad6.jpg)
Стъпка 4: Отменете абонамента за ненужните от менюто и можете също да докоснете менюто с три точки, за да блокирате подателя.
Използвам тази функция веднъж на тримесечие, за да премахна неподходящите имейли от списъка.
Също и на Guiding Tech
Поддържайте входящата си поща чиста
Microsoft Outlook съдържа отлична функция за правила. Можете да го използвате за автоматично изтриване, автоматично архивиране на входящи имейли, преместване в различни папки за определено време и дори отписване на ненужния подател от едно меню. Това подобри изживяването ми с имейл с една миля. Как смятате да използвате правилата на Outlook? Изключете звука в секцията за коментари по-долу.
следващо: Искате да подобрите изживяването си с Outlook? Прочетете публикацията по-долу, за да намерите 15 най-добри клавишни комбинации на Outlook за Windows и Mac.