Пълно ръководство за организиране на Gmail за ефективно използване

Gmail все още е много уместен и важен, въпреки че приложенията харесват Отпуснат и Екипи намалихме зависимостта ни от имейл. Според а Доклад на McKinsey, средностатистическият човек все още прекарва до 28% от работната си седмица в имейли. Следователно има смисъл да организирате Gmail, за да намалите претрупването и да подобрите производителността.

Броят на имейлите, които получаваме, може да бъде зашеметяващ, особено от източници, за които дори не помним да сме се абонирали. След това има стари, но важни имейли, които се губят в морето от нови имейли. Ето няколко бързи съвета и трика за организиране на имейли в Gmail и за внасяне на разум в работния си живот.

Нека да започнем.

1. Организиране на Gmail Inbox

Повечето имейли се озовават във входящата поща, което е основната причина, поради която е толкова претрупана и поразителна в същото време. Един от начините за бързо намиране на важни имейли е да промените типа на входящата поща, за да показвате важни имейли в горната част.

Етап 1: Щракнете върху Настройки и изберете Всички настройки.

Стъпка 2: Преминете към раздела Входяща кутия, където можете да изберете изгледа по подразбиране до Тип Входяща кутия.

Предлагам ви да опитате няколко алтернативи и да проверите коя отговаря на вашите нужди:

• По подразбиране: Показва имейлите по дата и час
• Важно първо: Gmail използва AI, за да реши кои имейли са важни за вас
• Първо непрочетени: Организирайте Gmail така, че непрочетените имейли да се показват първи
• Първо със звезда: Имейлите, които сте означили със звезда, ще се показват първи. Използвайте звезди, за да маркирате важни имейли/идентификатори
• Приоритетна входяща кутия: Google внимава към имейли, с които взаимодействате най-много и използва тази информация, за да покаже първо подходящи имейли

Има и други настройки, които трябва да проверите.

Също и на Guiding Tech

2. Организиране на Gmail по папки/етикети

Gmail го нарича етикети, но означава същото. Място за филтриране и съхраняване на вашите имейли, така че да не затрупва входящата поща. Препоръчвам да поддържате общия брой етикети нисък и да не се побърквате с тях. Освен това можете създаване на вложени етикети в Gmail, което означава етикети вътре в етикет. Работи почти като подпапка.

Ще създадем филтър, който ще каже на Gmail да изпрати конкретен имейл или да го запази на този етикет.

Етап 1: Отворете имейла, за който искате да създадете филтър. Щракнете върху иконата Етикети в горната част, за да видите списък със съществуващи етикети. Изглежда като стрелка, сочеща надясно.

Стъпка 2: Можете да избирате от съществуващ списък с етикети или да създадете нов, като директно напишете името в горната част. Можете също да управлявате настройките за етикети от тук.

Например, създайте етикет, наречен Reading Digest за всички имейли, които получавате от Medium или Quora или бюлетини, за които сте се абонирали. Тези имейли няма да се показват във входящата ви поща сега и ще отидат директно в етикет или папка. Можете също да преместите имейли към етикети от това меню, ако не искате да създавате нов етикет за този странен имейл.

Можете също да цветен код етикети. Превъртете през списъка с етикети в страничната лента и щракнете върху иконата на менюто с три точки до нея, за да изберете цвят.

3. Организирайте Gmail по размер

Google предлага 15 GB свободно пространство за всички приложения на Google, включително Gmail. Изчерпвате място или искате да почистите къщата? Сортирайте имейлите по размер, за да намерите и изтриете имейли, които заемат място, но сега не служат за цел.

Операторът за търсене е размер: байтове. Това означава, че ще влезете за търсене на имейли, които заемат повече от 15 MB пространство размер: 15728640. Командата размер: mb също работи.

Можете да проявите креативност в този момент и да добавите още параметри за търсене към допълнителни резултати за филтриране като:

• размер: mb има: прикачен файл
• размер: 10mb има: прикачен файл име: док
• размер: 10mb по-голям_от: 5m по-малък_от: 8M

Опитайте няколко комбинации, за да видите какви резултати получавате и след това го вземете оттам. Gmail ще предложи още някои параметри за търсене точно под лентата за търсене, като дата и час, за да ви помогне да намерите това, което търсите.

Професионален съвет: Знаете как можем да създаваме етикети филтриране на имейли. Знаете ли, че можете да използвате етикета #GoogleDrive, за да запазвате прикачени файлове директно в папка в Диск? Изтриването на имейла след това също няма да изтрие запазения файл в Диск.

Също и на Guiding Tech

4. Управление на раздели

Gmail идва с много раздели, които са активни по подразбиране. Нямате или може да не се нуждаете от всички тези раздели.

Върнете се в Настройки и под раздела Входяща кутия ще забележите Категории. Това е мястото, където можете лесно да включите/изключите тези раздели. Няма начин да създадете нови раздели или да присвоите етикет като раздел. Това обаче би било толкова готино.

5. Организирайте Gmail по подател

Търси се да се намерят всички имейли от конкретен подател. Това е лесно и дори не е нужно да отваряте имейла, за да работи.

Щракнете с десния бутон върху имейла и изберете „Намиране на имейли от име“, за да започнете търсенето. Трябва да видите всички имейли в рамките на няколко секунди.

Google Mail Rocks

Gmail е един от най-добре проектираните доставчици на имейл услуги в света. Има няколко начина да го персонализирате точно както искате. Има и скрити функции, комбинация от клавиши, и оператори за търсене, които можете да използвате, за да получите това, което търсите. Надявам се, че горните съвети са ви помогнали да организирате по-добре входящата си кутия. Може би дори да достигнете до нула на входящата кутия? Стискам палци.