13 най-добри начина за използване на хартия Dropbox
Miscellanea / / November 29, 2021
Изминаха няколко добри години, откакто Dropbox Paper излезе от бета фазата. Инструментът за сътрудничество ви позволява да създавате споделени бележки и спретнато организира документи и файлове в папки или проекти. Dropbox Paper приема всякакъв вид съдържание и медиен формат, като по този начин прави невероятно лесно съставянето на документи.
![Най-добрите начини за използване на хартия Dropbox](/f/c59747edf25892db7ddee58a5c7ff83a.jpg)
Dropbox Paper е способен на повече от това. Ако искате да проучите пълния потенциал на хартията Dropbox, разгледайте хаковете и триковете, споменати по-долу.
1. Създаване на папки само с покани
По подразбиране, когато създадете папка в Dropbox Paper, всички членове на екипа могат да я видят. Ако обаче искате да създадете папка за конкретни хора в екипа, най-доброто решение е да създадете папка само с покани.
За да направите това, щракнете върху бутона Създаване на нова папка в десния панел и след като се появи новият прозорец, добавете името. След това докоснете иконата, подобна на сграда в долната лента, и изберете Само с покани.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox хартия 1](/f/ccec8fd3390653a4e043b8ee2d5dd1be.png)
Изберете имената на членовете на вашия екип и натиснете бутона Създаване.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 2](/f/1b5af00659f3cbb5d8943ded1da27196.png)
Страхотен съвет: Можете също така да изберете тихо да създадете отворена за всички папка. За да направите това, премахнете отметката от имената на членовете, преди да натиснете бутона Създаване.
Също и на Guiding Tech
2. Вижте силата на търсенето
Трябва да търсене на документ имаш конкретна дума? Търсенето на мощност го прави възможно. Всичко, което трябва да направите, е да въведете ключовата дума в лентата за търсене и съответният файл или папка ще се появи веднага.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 81](/f/348bfecfba7f59f9fcb7b638e6b9b4a5.png)
Например, на Статия за Ransomware се появява в папката GT > Android > Публикации > AI за моя акаунт. Така че не е нужно да минавам чак до тази папка.
По същия начин можете просто да търсите по заглавието на документа и инструментът ще се погрижи за останалото.
3. Вземете прекия път
В тази епоха, когато всичко е почти мигновено, важно е да следвате същата мантра, докато управлявате екипа си на хартия, особено когато става въпрос за форматиране на вашите документи.
Dropbox Paper се предлага с асортимент от комбинация от клавиши. Освен общите преки пътища като Ctrl+B за получер и Ctrl+U за подчертаване, този инструмент за сътрудничество поддържа множество алтернативи.
- Номериран списък: 1. последвано от интервал
- Списък със задачи: [] последван от интервал
- Заглавка: Ctrl+Alt+1
- Дата: /дата, последвана от интервал
Така че, ако трябва да добавите серия от задачи, добавете *, последвано от интервал, и веднага ще бъде добавен куршум.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 3](/f/91ad78231e50ec67df4b73bbb707ee2a.png)
![Най-добри начини за използване на Dropbox Paper 3](/f/f7bf409b3ce16b0283dcb1834c1e1f26.png)
С тях спестявате много време при преместване напред и назад между лентата с инструменти в документ. Освен това те правят работния ви процес по-безпроблемен.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 54](/f/82c1e59584e5dd4e2889aa9ea355024d.png)
За да научите пълния списък, просто щракнете върху иконата на клавиатурата в долния десен ъгъл.
4. Създавайте задачи като шеф
Както може би вече знаете, за да добавите контролен списък с елементи, всичко, което трябва да направите, е да въведете [], последвано от интервал. Сега добрата новина е, че можете да зададете тези контролни списъци/задачи в движение, като просто добавите знак @, последван от името на члена на екипа.
Така че, ако трябва да създадете задача с име „Добавяне на коментари във Facebook“ и да го присвоите на Силвия с краен срок 11 март 2020 г., просто трябва да въведете следната команда.
[] Добавете коментари във Facebook @Sylvia /11/03/2020
Това е. Няма работа да си играете с лентата с инструменти или на горната лента.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 8](/f/8e77feba526d2f10b9c5826e63635b88.png)
Страхотен съвет: Използвайте иконата Представяне в горната част, за да представите документа си като слайдшоу.
Също и на Guiding Tech
5. Добавяне на документи към папка
Често ли отваряте конкретна папка, за да поставите документ в нея? Това е ужасна загуба на време.
Най-добрият начин е да създадете документа на началната страница. След като го наименувате, щракнете върху връзката Добавяне към папка под името на документа и инструментът ще се погрижи за останалото.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 9](/f/eaf66a1c44ab741248bb1266f6b69e7c.png)
Знаеше ли: Документите без структура на папки ще се показват като Unfiled на началната страница.
6. Твърде много емоджита? Пребройте ги!
Мислете, че сте използвали начин твърде много емоджита на вашия документ? Вместо да седнем да ги броим ръчно, какво ще кажете да оставим Dropbox Paper да свърши работата?
![Твърде много емоджита](/f/e978983708dbe657cc1f945b834b56a2.jpg)
Да, правилно прочетохте. Освен стандартните стойности като броя на думите и броя на знаците, Dropbox Paper отчита и броя на емоджитата.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 12](/f/c180f34c178d869f4ac391b8249af5be.png)
Така че, ако смятате, че 29 емоджита са малко твърде много, можете просто да се върнете към документа и да ги премахнете.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 11](/f/369124759ef77a69027aa154283668a5.png)
За да проверите броя на думите, докоснете бутона с три точки в горния десен ъгъл и натиснете опцията за Брой думи.
7. Поставете екранни снимки като професионалист
Друг страхотен трик, който Dropbox Paper ви позволява да правите, е, че не е нужно качване на екранни снимки и изображения конвенционалният начин. Всичко, което трябва да направите, е да копирате изображенията от източника и да ги поставите във вашия документ.
Също така, пренареждането на изображения на Dropbox Paper е лесно като плъзгане и пускане. Изберете изображението, което искате да преместите, и преместете показалеца на мишката до позицията по ваш избор. Изящно, нали?
Също и на Guiding Tech
8. Връзка към различни медийни елементи
Независимо дали става дума за аудио файл или видео в YouTube, Dropbox Paper ви позволява да ги показвате доста лесно. Мантрата? Копиране и поставяне. Да, не е нужно да добавяте връзката за вграждане.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 13](/f/406c778140dcaed337c1ab9170cb3ed3.png)
Тук просто трябва да копирате връзката към видеоклипа (или песента) от адресната лента и да я поставите във вашия документ - Да, подобно на изображения и екранни снимки.
9. Интегрирайте се с вашия календар
Не на последно място, можете да интегрирате Paper към Google Календар (или MS Outlook). За да направите това, щракнете върху името на документа и ще видите малка подкана в сиво за Свързване на събитие в календара.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 14](/f/3e6d01bd7f8a71349af96e32a48c505f.png)
Изберете календара по ваш избор и след като настройката приключи, добавете датата и бележките от срещата.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 56](/f/7d61bb10d9de91fff895b9a1175a65b3.png)
Добрата новина е, че след като интегрирате календара си, всички предстоящи срещи ще се показват на началната страница на Paper.
10. Връзка като нинджа
Да, знам, че освен Покана има полезна икона, която ви позволява да добавяте външни връзки. Но е тромаво да щракнете върху него и след това да добавите връзката всеки път, когато трябва да добавите връзка.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 16](/f/8e7929dab4ef1c72d65a6cc3ff6e5816.png)
Умното нещо, което трябва да направите, е да изберете текста, който искате да свържете, да натиснете Ctrl+K и след това да добавите връзката. Страхотно, нали!
11. Експортирайте вашите документи
Dropbox също ви позволява експортирайте вашите документи във формати PDF, Word или Markup. Това е особено полезно, ако трябва да изпратите някои документи на клиенти или бизнес партньори, които нямат достъп до Dropbox Paper на вашия екип.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 17](/f/8a90b8ab8d992437254e57f2fc8f3768.png)
За да експортирате, изберете документа от началната страница и натиснете бутона Експортиране, както е показано на екранната снимка по-долу.
![11 най-добри начина за използване на Dropbox Paper 7](/f/cebb3b1e84c41a3c8bc3e514958118b6.png)
След това изберете вашия формат и изтеглянето ще започне след няколко секунди.
Поставете писалка на хартия
Освен всички функции по-горе, Dropbox Paper ви позволява лесно да се интегрирате с приложения на трети страни, което разширява обхвата на инструмента с няколко градуса. Преди всичко, можете да се свържете с вашите Dropbox файлове и документи също толкова лесно, колкото бихте добавили квадратче за отметка или списък с водещи символи.
следващо: Търсите начини да използвате Dropbox от Gmail? Вижте следващата статия, за да разберете как.