Как да създавате и управлявате правила в Outlook 365 Webmail
Miscellanea / / December 02, 2021
Управлението на имейли е трудна задача. От отговаряне на имейли навреме и добавяне напомняния за важни имейли, има много неща, които се борят за нашето внимание. Също така, орда от спам имейли, засипващи входящата кутия, допринася за главоболието. В крайна сметка, ан неорганизирана пощенска кутия затруднява намирането на важни имейли.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail](/f/ac4792ea28e9ae9cb2a62d969fdc5be4.jpg)
Да, управлението на имейли е труден бизнес, но за щастие може да бъде опростено чрез правила. Outlook 365 Webmail поддържа различни правила, които ви позволяват да препращате имейли към определена папка. Можеш незабавно изтриване на имейли от конкретен подател. Звучи готино, нали?
Преди да започнем, нека бързо прегледаме как работят правилата за имейл.
Как работят правилата
Правилата са начинът за постигане на чиста и организирана входяща кутия. Типичното правило се състои от задействане, действие и изключение. След като правилото се задейства, то започва действие като изтриване на имейла, добавяне към папка или препращане към друг акаунт.
Когато става въпрос за правила, Outlook 365 има много опции, както действия, така и условия. Можете или да съответствате на темата, или да изберете конкретен адрес, или да изберете ръчно името на подателя.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 8](/f/1605ba6690c321aedd2675f849381cea.png)
И най-хубавото е, че можете да добавите толкова условия, колкото искате. Всичко, което трябва да направите, е да изберете правилните условия.
Същото важи и за действията – изборът е много. И така, всичко, което трябва да направите, е да направите правилото, да изберете условието за обработка на още правила и след това бинго!
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 9](/f/3a63777aca994f98b956a1485ae2d670.png)
След като установихме как работят правилата, нека видим как да ги създадем.
Също и на Guiding Tech
Как да създадете правила в Outlook 365
Етап 1: Отворете Outlook и щракнете върху иконата Настройки в горния десен ъгъл. След това щракнете върху Преглед на всички настройки на Outlook в долната част.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 10](/f/280992f3ec2e2a45a83316d14a7a0b3e.png)
Стъпка 2: Изберете Имейл от левия панел и след това изберете Правила. Сега докоснете опцията Добавяне на нови правила и дайте име на новото си правило.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 11](/f/cd851b7117b4c1156b8bea5e274c5885.png)
Ако избирате условията за хора, ще трябва да въведете правилните адреси. Що се отнася до предметите, ще трябва да добавите точните ключови думи.
Стъпка 3: След като нулирате условието, е време да добавите действието. Действието представлява това, което искате да направите с имейлите, които отговарят на горните условия.
![Създаване и управление на правила в Office 365 Webmail 1](/f/2b6d279d80600929ce0cb3c8ac13fee2.png)
В момента Outlook 365 уеб поща ви позволява да препращате, изтривате, закачате имейли, наред с много други.
Стъпка 4: Искате ли правилото за имейл не да се задейства на моменти? Ако да, щракнете върху Добавяне на изключение и въведете необходимото условие.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 2](/f/aabbb54cce74c0b924b87dc99d08e900.png)
След това щракнете върху Запазване. Там сте създали правило за имейл.
Забележка: За разлика от други имейл клиенти като Gmail, ново правило за имейл се прилага за съобщения, получени след създаването на правилото. Няма да работи със стари съобщения.
Също и на Guiding Tech
Кога да използвате правилото за спиране на обработката на повече?
Трябва да сте забелязали квадратчето за отметка Спрете обработката на повече правило, докато създавате правила. Тази опция се прилага, ако имате няколко правила във входящата си поща, които могат да се прилагат към едно съобщение.
Например, да кажем, че имате правило А, което премества всички бюлетини от Guiding Tech в папка на име GT NL и друго правило B, което препраща всички имейли с ключова дума „Android“ до вашия вторичен имейл сметка.
![Имейл 1975018 1280](/f/27585012b7b5fa5bd765ed06b4212f66.png)
В този сценарий не бихте искали правило Б да се изпълнява след успешно изпълнение на правило А. Тогава се появява опцията Спиране на обработката на още правила. След като изпълни определено условие, спира изпълнението на повече правила.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 3](/f/08f86911081dfdf09b6e3f56f763fcae.png)
За това трябва да се уверите, че приоритетът на правилата е зададен съответно, което ще видим в следващата точка.
Редактиране и управление на правила в Outlook 365
В Outlook 365 правилата се изпълняват според реда в таблицата. За щастие поръчката не е постоянна и можете да промените приоритета.
За да направите това, щракнете върху стрелките нагоре и надолу. За да редактирате правило, щракнете върху иконата Редактиране и направете промените си. Не забравяйте да ги спасите!
Бонус съвети: Интелигентно управление на имейли
1. Изчистване на имейли
Sweep е друг начин за по-чиста входяща кутия. Подобно на правилата, това ви позволява автоматично да изтриете всички имейли от конкретен подател.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 5](/f/8cf8e3060d73e328270027709a433c8e.png)
Това не просто изтрива имейлите. Можете да изберете да премахнете имейлите или да запазите последния имейл във веригата.
Изчистването на имейл е супер лесно. Просто отворете пощата, която ви притеснява, и докоснете иконата Sweep в горната част.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 4](/f/f26125217f2b78f40f4246588bbafbe8.png)
След това изберете опциите от падащото меню. Вторият е най-добрият, тъй като създава правило автоматично. След като сте готови, натиснете Save.
Забележка: Опция за почистване в папките Изпратени, Чернови, Нежелана поща и Изтрити елементи.
Също и на Guiding Tech
2. Блокиране на податели и домейни
Освен горното, можете блокиране на определени податели и домейни като цяло. Просто се насочете към секцията за нежелана поща, щракнете върху Добавяне и въведете имейл адресите или името на домейна.
![Създавайте и управлявайте правила в Office 365 Webmail 6](/f/8ed6455371dea4a78b46cd13b6d76f5e.png)
В същото време можете също да добавите безопасни податели и домейни. Тази опция гарантира, че важни имейли (или имейли от важни хора) не се озовават в папката за боклук.
Просто докоснете Добавяне и добавете името на домейна или имейл адресите.
Здравейте, по-умна входяща кутия!
Е, така можете да създавате и управлявате правила и да поддържате входящата си кутия чиста от цялата безсмислена бъркотия. В крайна сметка не можем да си позволим да пропуснем важните имейли, нали?
Ако използвате някакви интересни правила, които искате да споделите, споменете ги в секцията за коментари по-долу.
следващо: Искате ли да се отървете от нежеланите бюлетини от пощенската си кутия? Следващата публикация ще ви покаже как да направите точно това.