5 страхотни съвета за работа с различни версии на MS Office
Miscellanea / / December 02, 2021
Пакетът MS Office се усъвършенства през годините по отношение на своите характеристики и функционалности. Въпреки това, това, което винаги е било проблем при последователните надстройки, е съвместимостта на новите версии с по-старите.
Сега, ако използвате различни версии на MS Office или си сътрудничите с хора, които използват версия на Office, различна от вашата, вие се справяте с този проблем ежедневно. Въпреки това, ще се радвате да знаете, че можете да намалите риска от притеснения, като просто запомните и практикувате няколко неща.
Нека видим какви са те.
Вижте също: Научете и разберете разликите между MS Office 2013 и Office 365 точно тук.
1. Познайте файловите формати
Office 2007-2013 използва различни разширения на файлове в сравнение с Office 97-2003. Те имат добавено „x“ в края, което е индикация за използването на Extensive Markup Language (XML).
MS Office Tool | 97-2003 | 2007-2013 |
MS Word | док | docx |
MS Excel | xls | xlsx |
MS PowerPoint | ppt | pptx |
2. Работете в режим на съвместимост
Когато отворите файл 97-2003 в продукт 2007-2013, файлът се отваря в режим на съвместимост. Можете да продължите да работите в този режим, за да не въвеждате неща/функции, които не се поддържат.
Забележка: В режим на съвместимост няма да можете да използвате функции 2007-2013, въпреки че използвате версията на софтуера.
В идеалния случай, ако ще споделите документа си с някой, който използва 97-2003, трябва да продължите да работите в режим на съвместимост.
3. Конвертиране за нови функции
Ако няма да споделяте по-ниската версия на файла и ако използвате по-високата версия на софтуера, трябва да конвертирате файла. По този начин ще можете да се възползвате от новите функции.
За да конвертирате документа си, отидете на Файл -> Информация -> Конвертиране както е показано на диаграмата по-долу. По този начин оригиналният файл ще бъде преобразуван и заменен.
4. Проверете за проблеми
Да предположим, че сте работили през 2007-2013 г. и в края на работата си осъзнавате, че трябва да споделете документа с някой, който има 97-2003г. Докато работихте, може да сте използвали функции, които не се поддържат от по-ниските версии.
В такива случаи преди споделяне е препоръчително да проверите за проблеми. По този начин ще намалите потенциалните рискове от загуба данни и форматиране при споделяне. Кликнете върху Файл -> Информация -> Проверка за проблеми и след това коригирайте нещата, които софтуерът подканва.
5. Запазете като 97-2003
Ако изберете да запазите документа като документ 97-2003, въпреки че работите върху по-високата версия, софтуерът ще провери за съвместимост сам. Ако открие такива, ще подкани потребителя.
Тогава споделянето никога няма да бъде проблем.
Страхотен съвет: Вие ли сте човек, който изобщо няма MS Office? Случвало ли ви се е да отворите такъв файл? Не се притеснявайте, можете да ги отворите без да има инсталиран MS Office.
Заключение
Това са единствените няколко основни неща, които трябва да имате предвид, ако работата ви изисква сътрудничество с хора, работещи върху различни версии на MS Office. Само няколко допълнителни стъпки и всъщност можете да спестите много объркване, което може да възникне поради проблеми със съвместимостта.