Как да създадете правила въз основа на темите на имейл в Outlook 2013

Използвате ли MS Outlook като настолен имейл клиент? И само за целите на изпращане и получаване на имейли ли го използвате? Знаете ли, че можете да го използвате за други цели като организиране на списъци със задачи и напомняне за задачи?

Е, аз правя много повече с моя. Използвам го като автоматичен имейл отговорник, като инструмент за организирай имейлите ми и още много. Един от любимите ми е да използвам MS Outlook провеждат анкети. Клиентът може красиво и автоматично да сортира статистиката от анкетата по имейл. Всъщност трикът, необходим за това, може да се приложи в много други случаи. Говорим за създаване на правила за имейли въз основа на техните теми.

Нека продължим с примера за анкетата. Да речем, че сте в организация и трябва да изпратите покана за масово събитие до служителите, като същевременно събирате данни за това колко желаят да присъстват. Лесно е, просто добавете бутон за гласуване и помолете получателите да отговорят с a да или Не като кликнете върху бутона за гласуване.

Забележка: Нашият урок е базиран на MS Outlook 2013. Въпреки това, настройката е приложима и за по-ниски версии. Единствената разлика ще бъде потребителският интерфейс.

Сега проблемът е събирането на статистика. Ще превъртите ли входящата си поща и ще преброите всеки отговор и ще отделите да и не ръчно? Има по-добри начини; ще ви покажем един.

Ще изпратя имейл с тема Дайте своя глас и бутон за гласуване, който може да се използва за отговор с Да или Не. Щракнете върху Използвайте бутони за гласуване опция за вмъкване на бутоните.

Преди да го изпратя, ще настроя инструмента, за да бъде готов да слуша отговорите и да брои статистиките самостоятелно. Ето какво трябва да настроя.

Създаване на статистически папки

Бих се ориентирал към моята Входяща кутия, в левия панел щракнете с десния бутон върху него и създайте нова папка. бих го кръстил Гласувах Да.

По същия начин бих създал още един с име Гласувано Не. Резултатът е показан на изображението по-долу.

Създайте правила за слушател

Сега трябва да създам правила, така че Outlook да може да прилага правила към съобщенията, когато пристигат, и да ги натиска в съответните им папки. Следвайте стъпките, за да създадете правила.

Етап 1: Навигирайте до У дома раздел. Под Ход раздел, задръжте курсора на мишката върху Правила и след това щракнете върху Управление на правила и сигнали.

Стъпка 2: Започнете с щракване върху Ново правило.

Стъпка 3: На Съветник за правила, Започнете от празно правило като изберете Прилагайте правила към съобщенията, които получавам. Кликнете върху Следващия.

Стъпка 4: Изберете условие. Най-добрият начин е да отидете с конкретни думи в темата. Може да изберете да имате повече условия.

Стъпка 5: В долния панел на същия прозорец щракнете върху конкретни думи. Добавете низ за търсене като Да: Дайте своя глас. Кликнете върху Следващия.

Стъпка 6: Изберете действие. Желаното намерение с входящ отговор е да преместете го в определена папка.

Стъпка 7: В долния панел на същия прозорец щракнете върху уточни. Сега изберете папката Гласувах Да и щракнете върху Добре.

Стъпка 8: Обратно на Съветник за правила, кликнете върху завършек. Следвайте стъпка 2 до стъпка 7 отново. Този път с низа за търсене (Стъпка 5) като Не: Дайте своя глас и папка (Стъпка 7) като Гласувано Не.

Това е. Върнете се към имейла, който е в чернова, добавете своя списък с получатели и Изпратете. След като отговорите пристигнат, просто проверете броя във всяка папка.

Забележка: Както споменахме по-рано, правилото се основава на темата на имейла. Отговорът ще има префикс на гласувания отговор към темата. И следователно правилата са подравнени по този начин. С опциите за гласуване, които използвате, вашите правила ще варират.

Звучи ли интересно? Това означава ли и много намалена работа? Изпробвайте го и ни уведомете колко добре работи.