Vytvořte pravidla složek v MS Outlook pro příchozí poštu
Různé / / December 02, 2021
Mnoho z vás lidí musí používat MS Outlook jako e-mailový klient. Je také pravděpodobné, že jste se integrovali více e-mailových účtů doručovat e-maily na váš desktopový klient. V takovém scénáři, kdy dostáváte hodně e-mailů, je důležité vědět, jak je oddělit a zkontrolovat nejprve ty důležité.
Spíše než to dělat ručně, možná budete chtít mít vyhrazené složky pro různé typy e-mailů tak, že se příchozí zprávy skládají do příslušných složek. Pro takovou automatizaci vám Outlook umožňuje vytvořit pravidla a platí totéž pro každý příchozí e-mail. V souladu s tím posílá zprávy do jejich určené složky. Koncept je podobný filtry a štítky v Gmailu.
Například chci, aby všechny e-maily od „Sandeep Agarwal“ dorazily do složky s názvem Já. Zde je návod, jak jsem pro to definoval pravidla.
Kroky k vytvoření pravidla e-mailu
Stejný postup platí pro všechny druhy e-mailových pravidel. Toto je podrobný příklad, který ukazuje zmíněný proces. Budete si muset vybrat/definovat parametry podle toho, co chcete.
Krok 1: Přejděte na Nástroje kartu a vyberte možnost Pravidla a upozornění.
Krok 2: Zaměřte se Pravidla e-mailu a stiskněte tlačítko čtení Nové pravidlo (Změnit pravidlo pokud upravujete stávající).
Krok 3: Pod Zůstaňte organizovaní zvýrazněte svůj základní požadavek (vybral jsem, Přesunout zprávy od někoho do složky).
Poznámka: Ve spodní části stejného dialogu najdete sekci s názvem Krok 2. Musíte kliknout na každý odkaz zobrazený po „Toto pravidlo použijte po doručení zprávy“ a upravte své požadavky. V mém kontextu to bylo:-
Krok 3(a): Vyberte lidi, na které chcete pravidlo použít (tj. e-maily od vybraných lidí). Seznam zobrazí pouze osoby přidané do vašich kontaktů. Než začnete, musíte se ujistit, že jste přidali požadovaný kontakt.
Krok 3(b): Vyberte složku, do které chcete e-maily přesouvat/doručovat. Zde můžete také vytvořit novou složku.
Krok 4: Dále můžete pravidlo upřesnit přidáním dalších omezení nebo parametrů k základnímu pravidlu. Například zprávy s konkrétním Předmět. Budete také muset zaškrtnout preferovanou možnost a kliknout na její odkaz, abyste pravidlo upřesnili nebo přidali popisy.
Krok 5: Pokud nějaké jsou výjimky k pravidlu, které jste nemohli nakonfigurovat ve výše uvedených krocích, můžete to provést zde.
Krok 6: Nyní jste hotovi a můžete se rozhodnout Dokončit. Doporučuji však zkontrolovat Spusťte toto pravidlo nyní… spolu s Zapněte toto pravidlo. Tím je zajištěno, že nové a existující zprávy splňující pravidlo budou přesunuty do příslušné složky.
Rychlejší alternativa
Chcete-li proces zkrátit (je možné, že tímto způsobem nebudete moci nastavit podrobné pravidlo), přejděte do své doručené pošty a postupujte podle následujících kroků:-
Krok 1: Klikněte pravým tlačítkem na zprávu (od osoby vašeho pravidla do mapování složky) a vyberte Vytvořit pravidlo.
Krok 2: Zaškrtněte políčka u všech parametrů, které chcete použít, vyberte svou složku a klikněte na OK.
Závěr
Toto je jednoduchý způsob, jak mít své e-maily v Outlooku přehlednější. Také byste se mohli snadno soustředit na důležité e-maily. Začněte a poznáte výhody!