8 nejlepších triků, jak používat OneNote jako projektový management

OneNote je široce oblíbený pro možnosti psaní poznámek. OneNote však můžete snadno používat jako správu projektů s chytrou organizací, šablonami OneNotu, funkcemi sdílení a chytrou integrací s Outlookem.

Možná nechcete používat jiný nástroj pro řízení projektů a chcete celý den pracovat z jediného rozhraní. Všechna data již máte k dispozici v Notebook OneNotea používání stejného softwaru pro řízení projektů by mělo zajistit bezproblémový provoz. Postupujte podle níže uvedených tipů a pracujte pomocí OneNotu.

Také na Guiding Tech

1. Využijte Poznámkový blok, oddíl a stránky OneNotu

OneNote používá k uspořádání poznámek jedinečnou metodu. Na rozdíl od Evernote a Apple Notes, nejste omezeni na používání značek k uspořádání poznámek. Při uspořádání myšlenek se můžete spolehnout na sekce a stránky.

Pro nadcházející projekt můžete vytvořit samostatný poznámkový blok a vytvořit pro něj různé sekce. Můžete například vytvořit nový notebook jako název aplikace/softwaru, přidat do něj sekce jako UX, UI, Communication, Software Development a Testing.

Přidejte potřebné poznámky nebo stránky a vytvořte dokonalý poznámkový blok, který je připraven ke sdílení.

2. Vezměte si pomocnou ruku ze šablon OneNotu

Vytváření každé stránky OneNotu od začátku je časově náročné. OneNote si totiž jako nástroj pro řízení projektů zvolíte, abyste ušetřili čas. ne?

Můžete se rozhodnout pro jednu z integrovaných šablon OneNotu a rychle začít.

Krok 1: Otevřete OneNote v počítači.

Krok 2: Vyberte příslušný zápisník a sekci.

Krok 3: Přidejte novou stránku a klikněte na nabídku Vložit nahoře.

Krok 4: Vyberte Šablony stránek.

Krok 5: Otevře se specializovaná nabídka Šablony.

Krok 6: Vyberte si svou preferovanou šablonu ze seznamu a uvidíte kouzlo.

Stačí tu a tam provést pár úprav. Můžete si dokonce vytvořit vlastní šablony OneNotu, abyste v budoucnu ušetřili více času. Přečtěte si náš vyhrazený příspěvek, kde se dozvíte jak vytvářet šablony ve OneNotu.

3. Přidejte e-maily z Outlooku do OneNotu

V některých situacích je potřeba odeslat důležité klientské e-maily do OneNotu pro referenci.

Outlook nabízí přímou integraci s OneNote. Zde je návod, jak jej můžete použít.

Krok 1: Otevřete Outlook v systému Windows.

Krok 2: Vyberte e-mail, který chcete odeslat do OneNotu.

Krok 3: Klikněte na nabídku se třemi tečkami v pravém horním rohu a vyberte OneNote.

Outlook se vás zeptá, kam chcete e-mail ve OneNotu uložit. Vyberte sekci v poznámkovém bloku a můžete jít.

4. Přidejte relevantní soubory do OneNotu

Než budete poznámkový blok OneNotu sdílet s ostatními, musíte na stránku přidat relevantní soubory a tabulky. Je to docela snadné.

Na stránce OneNotu vyberte Vložit. Získáte možnost integrovat soubor Excel do stránky. Pokud chcete nahrávat zvuk nebo video, můžete to snadno udělat ze stejné nabídky.

Také na Guiding Tech

5. Sdílejte OneNote Notebook

Nyní, když jste vytvořili dokonalý poznámkový blok OneNote se šablonami, e-maily, soubory a dalším, je čas sdílet notebook s ostatními členy týmu k řízení projektu.

Krok 1: V poznámkovém bloku OneNotu klikněte na Soubor v levém horním rohu.

Krok 2: Vyberte Sdílet.

Krok 3: Zadejte e-mailové adresy ostatních členů a udělte jim oprávnění k úpravám.

Krok 4: V dolní části klikněte na Sdílet a umožněte ostatním připojit se k poznámkovému bloku.

6. Sledovat poslední změny

Jakmile se váš tým připojí k poznámkovému bloku OneNotu, budete chtít sledovat změny provedené ostatními.

V poznámkovém bloku OneNotu přejděte do nabídky Historie v horní části. Vyberte Poslední úpravy a zkontrolujte úpravy provedené ostatními na stránce. Můžete také vyhledávat změny podle konkrétního autora z nabídky Najít podle autora.

7. Hlavní značky pro sledování stavu úlohy

OneNote je dodáván s desítkami vestavěných značek pro sledování průběhu projektu. Ze stránky OneNotu můžete přejít na domovskou stránku a zkontrolovat Tagy.

Můžete přidat různé značky, jako je Projekt, Diskutovat s osobou X, Požadavek klienta, Důležité, Zavolat zpět, Odeslat e-mailem a další.

8. Stránka OneNote chráněná heslem

Nebudete chtít, aby každý člen týmu měl přístup ke všem stránkám OneNotu, že? Některé stránky OneNotu mohou obsahovat citlivé informace, jako jsou výsledky za čtvrtletí, ostrá zpětná vazba od klientů, konečný návrh uživatelského rozhraní a další.

Chcete-li zabránit neoprávněnému přístupu k těmto stránkám, můžete je chránit heslem v části Recenze.

Také na Guiding Tech

Tímto způsobem budete mít na stránku přístup pouze vy a vybraní členové týmu.

Osvojte si schopnosti řízení projektů OneNote

Proč platit navíc za vyhrazený nástroj pro řízení projektů, když práci můžete udělat ze samotného OneNotu? Jistě, specializované nástroje přicházejí s desítkami funkcí, ale zeptejte se sami sebe, zda je využijete? Pokud ne, OneNote může být ideálním řešením pro správu malých projektů na cestách.