Co jsou vyhledávací složky MS Outlook a jak vytvořit vlastní
Různé / / February 12, 2022
Dříve jsme se věnovali tomu, jak by mohl uživatel MS Outlook vytvořit pravidla kontrolovat příchozí e-maily a filtrovat je nebo je přesměrovat do konkrétních složek (na základě přizpůsobených pravidel). Můžete však mít některé specifické požadavky, které nejsou pokryty pravidla složky. Nebo možná nebudete chtít přesunout skupinu (nebo typ zprávy) do úplně jiné složky, ale přesto pro ně budete chtít samostatné zobrazení.
MS Outlook inteligentně pokrývá takové požadavky v rámci funkce známé jako Hledat složky. Takové složky jsou virtuální složky a ve skutečnosti neobsahují ani neukládají vaše e-maily. Pouze vytvoří pohled podle definovaných pravidel a zobrazí zprávy, které tomuto pravidlu odpovídají.
Ve výchozím nastavení složka hledání vždy obsahuje zobrazení jako Kategorizovaná pošta, Velká pošta a Nepřečtená pošta. Možná budete chtít vytvořit další, jako je Pro sledování, S přílohou atd. Pojďme se podívat, jak to udělat.
Kroky k vytvoření zobrazení ve složce Hledat
Můžete si vybrat zobrazení ze seznamu standardních pravidel nebo dokonce přizpůsobit koncová pravidla nebo uživatelské standardy.
Krok 1: Klepněte pravým tlačítkem myši na Hledat složku pro jakoukoli e-mailovou schránku a klikněte na Nová složka hledání.
Krok 2: Vyberte typ složky hledání, kterou chcete vytvořit. Typy složek uvedené v prvních třech částech mají vnitřní standardní pravidla (jejich názvy je do značné míry definují).
V této příručce se budeme zabývat vytvořením vlastní složky (poslední možnost). Tak to vyberte a klikněte na Vybrat specifikovat pravidla a kritéria zobrazení.
Krok 3: Zadejte relevantní název zobrazení. Můžete změnit složku, ve které se budou kontrolovat e-maily, aby se zobrazovaly pod zobrazením. Poté klikněte na tlačítko pro Kritéria definovat pravidla dle vlastního výběru.
Krok 4: V Zprávy můžete zadat klíčová slova, která by systém vyhledával v e-mailech a do pole, které si zvolíte. Jak vidíte na obrázku (níže), můžete také definovat Z a Odeslána pole, definovat časové osy a další.
Krok 5: Nyní můžete přejít na Další možnosti a zahrnují více pravidel, jako je kategorie, přečtené/nepřečtené e-maily, s přílohami/bez příloh, důležitost, velikost a další.
Krok 6: Potřebujete více možností? Navigovat do Pokročilý a klikněte na Pole. Vyberte kritéria, definujte podmínku a hodnotu.
Nakonec klikněte na Přidat do seznamu zobrazí se váš záznam. Takových položek můžete přidat více.
Krok 7: Klikněte na OK a uložte nastavení. Zkuste poslat testovací e-mail a zkontrolujte, zda to funguje. Pokud tomu tak není, museli jste se pomotat s pravidly. Takže je možná budete muset znovu navštívit.
Poznámka: Pamatujte, že pokud odstraníte e-maily ve složkách hledání, budou odstraněny také ze svého původního umístění. Pokud však složku hledání odstraníte, e-maily s ní spojené budou stále nedotčené na svých původních umístěních.
Závěr
Jak užitečné jsou pro vás složky vyhledávání? Budete je používat v kombinaci s jinými pravidly, která již máte?
Mám jich pro sebe vytvořeno docela dost. Opravdu mi pomáhají organizovat věci o krok dále a rychle si zaznamenávat různé typy e-mailů, kterým se musím věnovat.
Poslední aktualizace 3. února 2022
Výše uvedený článek může obsahovat přidružené odkazy, které pomáhají podporovat Guiding Tech. Nemá to však vliv na naši redakční integritu. Obsah zůstává nezaujatý a autentický.