10 nejlepších seznamů Microsoft tipů a triků, jak jej efektivně používat
Různé / / February 28, 2022
Kromě aplikací pro zvýšení produktivity, jako jsou Teams, Jedna poznámkaa sady Office, Microsoft také nabízí software pro správu projektů/databázi s názvem Microsoft Lists. Společnost byla zpočátku omezena na uživatele Microsoft 365 Enterprise a Education přijímání obecných uživatelů pro aplikaci také. Pokud si to chcete vyzkoušet, zde jsou nejlepší tipy a triky v seznamech Microsoft pro různé aktivity, jako je kontrolní seznam pro snadnou registraci.
1. Použijte šablony
Máte dvě možnosti vytváření seznamů v Microsoft Lists – začněte od začátku nebo použijte jednu z integrovaných šablon. Na domovské stránce seznamů Microsoft klikněte na Nový seznam a vyberte jednu z výchozích šablon.
Na základě svého použití nebo preferencí si můžete vybrat šablonu, jako je sledování problémů, požadavky na cesty, plán obsahu atd. Na rozdíl od Představa, neexistuje způsob, jak projít šablony vytvořené komunitou v seznamech Microsoft.
Jakmile vyberete šablonu, klikněte na Použít šablonu a jste připraveni ji použít ve svém účtu.
2. Přizpůsobte si svůj seznam
Když pracujete s desítkami seznamů v seznamech Microsoft, je důležité si je přizpůsobit, abyste neměli problém najít relevantní seznam.
Když vytváříte nový seznam, můžete mu dát jedinečný název, popis a zvolit barvu a ikonu. Možnosti jsou omezené, ale stále je to lepší než soupeři jako Trello.
3. Přidat nové seznamy položek
Na základě vybrané šablony máte několik možností, jak přidat položku do seznamů Microsoft.
Stiskněte tlačítko Přidat novou položku v horní části a otevře se nabídka pro přidání podrobností o úkolu/problému, jako je název, popisy, stav, termín, datum publikování, publikovaná adresa URL a další.
4. Vytvořit nový pohled
Přidané položky můžete zobrazit také ve formátu Kalendář a Galerie. Zde je návod.
Krok 1: Klikněte na ikonu + v horní části a otevře se nabídka Vytvořit zobrazení.
Krok 2: Vyberte Kalendář nebo Galerie v nabídce Zobrazit jako.
Stiskněte tlačítko Vytvořit ve spodní části a můžete zkontrolovat nové zobrazení z nabídky se třemi tečkami.
5. Přímá úprava záznamů
Ve výchozím nastavení Microsoft Lists zakazuje přímé úpravy v seznamech. Chcete-li provést změny, musíte vybrat seznam a kliknout na ikonu úprav v horní části. Může to být časově náročné. Místo toho můžete kliknout na ‚Ukončit zobrazení mřížky‘ a přímo přidat nové položky a upravit ty stávající.
6. Přidat nový sloupec
Na základě vámi vybrané šablony přijdou seznamy s potřebnými sloupci. Můžete se posouvat vodorovně a kliknutím na možnost Přidat sloupec vyberte typ sloupce, který chcete přidat do seznamů.
Můžete vybrat jeden řádek textu, Více řádků textu, Číslo, Ano/Ne hlasování, Persona a další.
Můžete také vybrat existující sloupce a kliknutím na tlačítko se šipkou dolů je odstranit.
7. Oblíbený seznam
Při práci s více projekty, nástroji pro sledování problémů a dalšími databázemi může být obtížné prohledávat seznam, který hledáte.
Na domovské stránce Seznamů Microsoft klikněte na ikonu malé hvězdičky v horní části seznamu a software ji přidá jako oblíbenou. Nyní k němu můžete snadno přistupovat ze samostatné nabídky Oblíbené.
8. Upravit sloupec
Chcete upravit stávající sloupec s dalšími podrobnostmi? Můžete to snadno provést z nabídky Upravit sloupec.
Vezměme si jako příklad sloupec Stav a upravíme jej v seznamu.
Krok 1: Klikněte na ikonu šipky dolů vedle sloupce Stav.
Krok 2: Přejděte do Nastavení sloupců a vyberte Upravit.
Krok 3: Můžete přidat nový název, popis, změnit typ sloupce a dokonce provést změny opouštějících voleb.
Můžete také rozbalit nabídku více možností a povolit výběr z více sloupců. Klepnutím na tlačítko Uložit použijete všechny změny.
9. Sdílejte seznam
Zatímco Microsoft Lists je ideální pro osobní použití a je použitelný se členy týmu. Ve spolupráci s ostatními můžete sledovat problémy, aktiva, rutiny, kontakty, inventář a další.
Na domovské stránce Seznamy klikněte na nabídku se třemi tečkami a vyberte možnost Sdílet. Můžete sdílet odkaz na projekt a dokonce přejít do nabídky Nastavení odkazu a provést změny.
Z nabídky Nastavení odkazu můžete přidávat upravované položky, nastavovat data vypršení platnosti a dokonce i heslo, abyste zabránili neoprávněnému přístupu k seznamu.
10. Export do CSV
Pokud chcete upravit stávající seznam v aplikaci Microsoft Excel nebo sdílet celý seznam ve formátu CSV, klikněte na Exportovat do CSV a prohlížeč stáhne seznam v souboru CSV.
Vytvářejte a spravujte databázi v seznamech Microsoft
Microsoft Lists pro spotřebitele stále postrádá vychytávky, jako jsou pravidla pro vytvoření automatizace v seznamu a přístup k mobilní aplikaci. Je k dispozici pouze pro uživatele pro vzdělávání a podniky.
Microsoft Lists překlenuje důležitou mezeru Ekosystém Microsoft 365. Při vytváření databází se již nemusíte spoléhat na aplikace jako Trello nebo Notion řídit projekty. V seznamech můžete dělat vše díky úzké integraci s aplikacemi Office. Jak plánujete používat seznamy Microsoft? Podělte se o své nápady v komentářích níže.