10 nejlepších funkcí Microsoft Teams

Microsoft Teams používá více než 15 milionů uživatelů a každou sekundu se k nim připojí přibližně 1300 uživatelů. Pandemický efekt z let 2021 a 2022 vedl k jeho náhlému nárůstu pro virtuální spojování lidí při práci a schůzkách na dálku. Zapojení aplikace a počet aktivních uživatelů v Teams je prostě neuvěřitelné a dosahuje nebeského limitu. Je to nejlepší náhrada za Skype pro firmy a můžete si v něm užít neuvěřitelné funkce. Mezi několik pozoruhodných funkcí a výhod Microsoft Teams patří skupinový chat, video/hlasový hovor, možnosti sdílení obrazovky, mega schůzky, online učebny a mnoho dalšího. Funkce schůzek Microsoft Teams, které jsou součástí prostředí Microsoft 365, kombinují roli Outlooku, SharePointu a dalších aplikací Microsoftu. Jednoduše řečeno, můžete si užít spoustu funkcí a výhod Microsoft Teams, z nichž nejlepší kolekce jsou uvedeny níže. Doufám, že vám tento článek hodně pomůže!

10 nejlepších funkcí Microsoft Teams

V této části jsme sestavili seznam funkcí schůzek Microsoft Teams, které jsou ve vašich myslích po celé dny skryté. Přečtěte si je a sdílejte je se svými přáteli, kterým jsou užitečné.

1. Sdílejte e-mail do Teams

Někdy může být potřeba zkopírovat obsah z vaší pošty Outlook a vložit jej do chatu v Teams. Kopírovat a vložit by bylo skvělou volbou, kterou preferuje mnoho z vás. To je však zbytečné, protože funkce Microsoft Teams sdílení pošty do Teams bude neuvěřitelně užitečné. Umožňuje vám to integrovaná funkce mezi Outlookem a Teams.

• Tato funkce Microsoft Teams bude pro ně užitečná organizace, které jednají s externími zákazníky, dodavateli, kolegy a mnoha dalšími.
• Můžeš odeslat všechny tyto e-maily na jeden kanál Teams a tím se vyhnete falešně chybným odpovědím a udržíte e-maily čisté.
• Chcete-li sdílet e-maily aplikace Outlook do Teams, musíte mít Doplněk aplikace Outlook. Tento doplněk se uživatelům Teams automaticky nainstaluje do vašeho počítače. Uvědomte si, že tato funkce není podporována pro mobilní uživatele Teams.

Chcete-li sdílet e-maily s Teams, postupujte takto.

1. Pokud používáte desktopovou aplikaci, můžete jednoduše kliknout na Sdílejte do týmů na pásu nástrojů a pokud používáte webovou aplikaci, klikněte na Více akcí … ikona v pravém horním rohu e-mailu.

2. Zde zadejte jméno osoby, skupiny nebo kanálu, kterému chcete poštu sdílet.

Pokud máte v e-mailu nějaké přílohy, automaticky se zahrnou, když je odešlete do Teams. Pokud je chcete odstranit, můžete zrušit zaškrtnutí Zahrnout přílohy volba. Užijte si posílání e-mailů do Teams přímo bez použití běžné konvenční metody.

2. Použijte oddělené místnosti

Pamatujte, že tato funkce Microsoft Teams je dostupná pouze pro organizátory schůzek uživatelů desktopových aplikací (Microsoft a Mac). Tuto funkci nemůžete použít, když máte na schůzce více než 300 lidí a když před schůzkami vytvoříte oddělené místnosti Teams, nemůžete přidat více než 300 lidí.

• Když jste v odpočinkové místnosti, nemůžete přidávat lidi na schůzku z panelu účastníka, nemůžete přidávat další lidi do chatu, nemůžete používat funkci Call me a nemůžete kopírovat obsah schůzky Join. Jinak si můžete užívat všechny ostatní funkce chatování a výměny informací.
• Můžeš vytvořte si oddělené místnosti Teams, když zahajujete schůzku nebo uprostřed schůzky umožnit menší skupině účastníků diskutovat a spolupracovat.
• Můžeš vytvořte přibližně 50 oddělených místností Teams pro jednu schůzku. Můžete tedy rozdělit uživatele na schůzce do několika skupin a prodiskutovat jakýkoli konkrétní/obecný obsah schůzky.

Pokud jste organizátorem/přednášejícím schůzky, můžete v Teams vytvořit dílčí místnosti podle níže uvedených kroků.

1. Jako obvykle vytvořte pozvánku na schůzku a zahajte schůzku.

2. Nyní klikněte na Oddělovací místnosti možnost, jak je zvýrazněno níže.

3. V dalším okně si z rozbalovací nabídky vyberete počet místností, které chcete vytvořit, a nakonec klikněte na Vytvořte místnosti jak je znázorněno.

Po vytvoření oddělených místností je můžete přejmenovat a ručně nebo automaticky k nim přiřadit účastníky. A je to. Jako správce oddělené místnosti můžete přidávat a odstraňovat místnosti, spravovat účastníky v místnosti a připojit se ke všem místnosti, odchod a otevření místností, přidělování časových limitů místnostem, odesílání oznámení a obnovování místností, pokud nutné. Pokud nemůžete spravovat Oddělovací místnosti, můžete také přiřadit účastníka nebo přednášejícího, aby to řídil.

Přečtěte si také:Jak používat tajné emotikony Microsoft Teams

3. Virtuální tabule

Microsoft Teams má spojení s Microsoft Whiteboard prostřednictvím kterého můžete sdílet svůj názor společným kreslením, psaním a skicováním na schůzce. Tato spolupráce na tabuli je k dispozici všem účastníkům schůzky. Chcete-li používat Whiteboard v Teams meet, ujistěte se, že máte na svém zařízení Microsoft Whiteboard.

Můžete psát přetažením písmene, přidáním textu, přidáním poznámky, můžete přidat obrázek knihovny, obrázek Bing nebo fotoaparát obrázek, vložení dokumentu, přidání dokumentu PDF/Word/PowerPoint a mnoho dalších funkcí, které vás pobaví hodně. Svou tabuli můžete zviditelnit všem účastníkům podle níže uvedených kroků.

1. Po spuštění nebo připojení ke schůzce klikněte na Otevřete sdílený zásobník ikonu, jak je znázorněno níže.

2. Nyní na pravé straně klikněte na Microsoft Whiteboard jak je znázorněno.

Nyní se na obrazovku načte Microsoft Whiteboard a po dokončení se zobrazí obrazovka, jak je znázorněno níže.

Nyní si účastníci schůzky mohou užít psaní svých myšlenek pomocí této úžasné funkce Microsoft Teams. Účastníci, kteří patří ke stejnému tenantovi, si mohou užít spolupráci na tabuli, zatímco cizí, federovaní nebo anonymní uživatelé to dělat nemohou. Uvědomte si, že když používáte Whiteboard ke sdílení obsahu na schůzce Teams, která se nahrává, nebude to součástí záznamu. Tato funkce je ve fázi vývoje a Microsoft vás oznámí, jakmile budou změny úspěšné.

Zajímavou vlastností je, že Microsoft Whiteboard Tato funkce je k dispozici všem účastníkům schůzky, a to i po skončení schůzky.

4. Živý přepis ve schůzkách

Když jste na schůzce Teams, můžete vidět živé přepisy obsahu ve formě textu, který se objeví vedle stejné obrazovky schůzky. Jedná se o jednu z nejlepších funkcí a výhod Microsoft Teams, kterou mohou využívat uživatelé, kteří jsou neslyšící nebo mají potíže se sluchem nebo kteří mají jazykové bariéry. Také, pokud se účastníte schůzky, která má příliš mnoho hluku, bude tato funkce velmi užitečná. Živý přepis na schůzkách je k dispozici pouze pro počítačovou verzi Teams.

Chcete-li aktivovat živý přepis na schůzkách Teams, postupujte podle níže uvedených kroků.

1. Připojte se ke schůzce a klikněte na Ikona více akcí Jak je ukázáno níže.

2. Nyní vyberte Spusťte přepis možnost z rozevíracího seznamu, jak je uvedeno výše.

Poté všichni účastníci schůzky obdrží oznámení, že probíhá přepis obsahu schůzky. Můžete také změnit jazyk přepisu a poznamenat si, že změna jazyka ovlivní všechny uživatele.

Jazyk přepisu můžete přepnout, jak je uvedeno níže.

Angličtina (USA), Angličtina (Kanada), Angličtina (Indie), Angličtina (Velká Británie), Angličtina (Austrálie), Angličtina (Nový Zéland), Arabština (Arabské emiráty) (Náhled), Arabština (Saúdská Arábie Arábie) (náhled), čínština (kantonština), čínština (mandarínština), dánština, holandština (Belgie) (náhled), nizozemština (Nizozemsko), francouzština (Kanada), francouzština (Francie), finština (Náhled), němčina, hindština, italština, japonština, korejština (náhled), norština, polština (náhled), portugalština (Brazílie), ruština (náhled), španělština (Mexiko), španělština (Španělsko), švédština.

Přečtěte si také:Jak povolit nebo zakázat Microsoft Teams Push to Talk

5. Příkazy lomítka

Jak dlouho Teams používáte? Věděl jsi lomítko (/) příkazy můžete zjednodušit vaši produktivitu a zapojení do aplikace?

Ano. Pomocí příkazů Lomítko můžete přepnout na svůj oblíbený kanál, změnit svůj stav, vyhledat poslední zprávu nebo přejít na uložené zprávy.

Přejděte na Vyhledávání bar a typ / v něm. Zobrazí se následující seznam doporučených příkazů.

Zde je několik nejčastěji používaných příkazů v Teams.

Využijte těchto zajímavé příkazy a vyladit nastavení Teams během vteřiny.

6. Zaostřeno na lidi

V Teams můžete reflektor jakákoli konkrétní videa, která je upozorní na širokou škálu účastníků. Pokud jste hostitelem schůzky nebo přednášejícím, můžete na schůzce zaměřit přibližně 7 uživatelů. Pokud jste to povolili, nemůžete se zaměřit na lidi Velká galerie nebo Režim Společně Pohled. Zde je několik pokynů, jak upozornit na lidi na schůzkách Microsoft Teams.

1. Připojte se ke schůzce a vydejte se směrem k Účastníci seznam.

2. Nyní klikněte pravým tlačítkem na jméno uživatele, kterého chcete zaměřit, a vyberte Zaostřeno pro každého možnost, jak je uvedeno níže.

3. Poté výzvu potvrďte kliknutím na Zaostřeno pro každého znovu.

Nyní bude na schůzce zvýrazněno video vybraného účastníka. Pokud chcete bodové osvětlení ukončit, postupujte podle níže uvedených kroků.

4. Stejně jako dříve klikněte pravým tlačítkem na jméno účastníka a nyní vyberte Opusťte reflektor možnost, jak je uvedeno níže.

5. Nakonec výzvu potvrďte kliknutím na Opusťte reflektor Jak je ukázáno níže.

Poznámka: Chcete-li zvýraznit své video, můžete na své video kliknout pravým tlačítkem a kliknout na Zaměřte se na mě nebo přejděte na seznam účastníků, klikněte pravým tlačítkem na své jméno a vyberte možnost Zaměřte se na mě volba.

Přečtěte si také:Jak získat přístup k přihlášení do centra pro správu Microsoft Teams

7. Režim prezentujícího

Režim prezentujícího udrží publikum více zapojeno do schůzky, protože prezentující je také viditelný v prezentaci. Spíše než sdílení pouze okna nebo obrazovky se tato úžasná funkce stane nedílnou součástí setkání s ním Vynikající (smaže vaše pozadí a zobrazí váš obsah prezentace), Vedle sebe (Váš zdroj i obsah se zobrazí vedle) a Zpravodaj (prezentace poběží napravo od vašeho ramene, jako byste ji sledovali v televizních reportážích). Zde je několik pokynů k použití režimu prezentujícího v Teams.

Poznámka: Pokud používáte webovou aplikaci nebo mobilní verzi Teams, prezentující a prezentace se zobrazí samostatně. Chcete-li to využít, doporučujeme vám použít verzi aplikace pro stolní počítače Funkce režimů prezentujícího.

1. Po zahájení schůzky klikněte na Sdílejte obsah možnost, jak je znázorněno.

2. Ujistěte se, že jste zapnuli fotoaparát a vybrali možnost režim prezentujícího byste chtěli použít. Při používání tohoto režimu si můžete přizpůsobit pozadí, zahrnout nebo vyloučit zvuky počítače a dát kontrolu ostatním.

3. Chcete-li sdílení ukončit, klikněte na Přestaňte prezentovat možnost na panelu nástrojů prezentace.

8. Klávesové zkratky 

Níže uvedené klávesové zkratky vám pomohou efektivně pracovat v Teams. Tyto funkce schůzek Microsoft Teams jsou velmi užitečné pro uživatele s vizionářskými problémy. Zde je seznam klávesových zkratek, které vám pomohou získat přístup k Teams bez použití myši.

Poznámka: Pro zkratky, které používají numerický vstup, použijte číselné klávesy nad klávesami abecedy.

• Obecné klávesové zkratky

• Navigační klávesová zkratka

• Klávesové zkratky pro zasílání zpráv

• Klávesové zkratky související se schůzkami a hovory

Tak na co čekáš? Pochlubte se svými přáteli těmito záludnými zkratkami!

Přečtěte si také:Jak změnit avatar profilu Microsoft Teams

9. Skrýt nebo zobrazit zprávy v Teams

Nemůžete odstranit celou historii kanálu nebo chatu, přesto můžete pomocí následujících kroků skrýt nebo zobrazit jakýkoli kanál nebo chat v Teams. Historie chatu obnoví svou činnost, když do ní někdo pošle zprávu, a můžete ji obnovit, kdykoli to bude potřeba. Toto je jedna z nejjednodušších funkcí a výhod Microsoft Teams, díky které se můžete soustředit pouze na chaty nebo kanály, které mají vysokou prioritu.

1. Umístěte ukazatel myši na kanál nebo chat, který chcete skrýt, a klikněte na ikona se třemi tečkami jak je znázorněno.

2. Nyní klikněte na Skrýt možnost, jak je uvedeno výše. Vybraný chat zmizí ze seznamu týmů.

Pokud později změníte názor a budete chtít chaty odkrýt, postupujte podle níže uvedených kroků.

3. Vyhledejte skrytý chat pomocí vyhledávací lišty a stiskněte Zadejte klíč otevřít.

4. Nyní klikněte na Zobrazit skrytou historii chatu pokud si to chcete prohlédnout. Do této doby uvidíte chat/kanál v seznamu týmů v levém podokně.

5. Nyní klikněte na ikona se třemi tečkami vašeho chatu/kanálu a vyberte Odkrýt možnost, jak je znázorněno.

Stejně tak můžete připnout svůj oblíbený chat nebo vypnout zvuk to kdykoli je potřeba.

10. Záložka zpráv

Funkce schůzek Microsoft Teams, jako je ukládání zpráv do záložek, vám pomohou ušetřit čas při hledání jakéhokoli textu namísto posouvání celého chatu nahoru. I když je zpráva pohřbena v dlouhé historii konverzace, můžete ji snadno najít uložením pro budoucí použití. Zde je návod, jak přidat zprávu do záložek.

1. Když v blízké budoucnosti najdete nějakou zprávu, která je potřeba pro referenci, umístěte na zprávu ukazatel myši a klikněte na ikona se třemi tečkami.

2. Poté vyberte Uložte tuto zprávu možnost ze seznamu, jak je znázorněno.

3. Chcete-li zobrazit uložené zprávy, klikněte na svůj profilový obrázek a vyberte možnost Uložené možnost, jak je znázorněno.

4. Nyní se všechny uložené konverzace zobrazí na levé obrazovce. Můžete kliknout a snadno k nim přistupovat.

Začněte ukládat své zprávy a pomocí této funkce je snadno najděte.

Doporučeno:

• Jak nastavit vzhledy Rainmeter Dual Monitor ve Windows 10
• Jak rozmazat pozadí v Microsoft Teams
• 15 nejlepších bezplatných služeb virtuální schránky
• Jak zapnout tmavý režim aplikace Microsoft Outlook

Doufám, že tento průvodce byl užitečný a něco byste se naučili Funkce Microsoft Teams o kterých jste nikdy neslyšeli. Neváhejte nás kontaktovat v sekci komentářů níže s vašimi návrhy a zpětnou vazbou k tomuto článku. Navštivte naši stránku, kde najdete další skvělé tipy a triky, a dejte nám vědět, které téma chcete, abychom prozkoumali příště.