Úžasné tipy a triky pro knihovnu dokumentů SharePoint

SharePoint je výkonný a velmi užitečný nástroj pro malé i velké firmy. Někdy je však použití různých nástrojů obtížné a uživatelé se mohou cítit zahlceni všemi z nich. Proto jsme se rozhodli sdílet tento článek o tipech a tricích pro knihovnu dokumentů SharePoint, které vám pomohou. Také jsme diskutovali o některých omezeních knihovny dokumentů SharePoint, takže si také můžete být vědomi omezení knihovny dokumentů. Jste nadšeni, že to víte? Jsme rádi, že se s vámi můžeme podělit o naše znalosti o nastavení knihovny dokumentů SharePoint! Pojďme se tedy ponořit!

Úžasné tipy a triky pro knihovnu dokumentů SharePoint

Pokud chcete používat SharePoint a vytěžit z něj maximum, pak potřebujete vědět o pár tipech. V tomto článku jsme probrali ty nejlepší, které vám usnadní a zefektivní používání SharePointu. Vydržte až do konce, abyste věděli více.

Co je knihovna dokumentů SharePoint?

Než probereme tipy a triky pro knihovnu dokumentů SharePoint, pojďme si nejprve představit, co to vlastně je. Knihovna dokumentů služby SharePoint je speciálním typem seznamu, ale v mnoha ohledech se liší od běžného seznamu. V knihovně dokumentů SharePoint můžete ukládat své dokumenty, jako jsou obrázky, soubory a PDF atd. Seznamy se tedy v zásadě používají k ukládání dat a knihovny dokumentů k ukládání různých typů souborů. V knihovně dokumentů, když uložíte jakoukoli informaci, bude známá jako položka. Pokračujte ve čtení, abyste věděli, jak získat přístup k nastavení knihovny dokumentů SharePoint.

Jak získat přístup k nastavení knihovny dokumentů SharePoint

Chcete-li získat přístup k nastavení knihovny dokumentů SharePoint, postupujte podle následujících kroků:

1. Jít do SharePoint na vašem PC.

2. Klikněte na ikona nastavení v levém horním rohu.

3. Vybrat Obsah webu z nabídky.

4. Dále vyberte preferovaný Knihovna dokumentů.

5. Klikněte na ikona ozubeného kola znovu.

6. Vybrat Nastavení knihovny.

Přečtěte si další část, kde se dozvíte o příkladech knihovny dokumentů SharePoint.

Přečtěte si také:Kde je nabídka Nástroje v Outlooku?

Příklady knihovny dokumentů SharePoint

Existuje mnoho typů knihoven dokumentů pro různé případy použití. Můžete použít různé typy šablon podle svých potřeb a SharePoint je navrhl tak, že vždy bude něco, co bude odpovídat vašim požadavkům. Zde je několik příkladů knihovny dokumentů SharePoint:

• Knihovna dokumentů – Zde můžete uložit dokumenty a sdílet je s ostatními.
• AktivumKnihovna - Můžete ukládat větší soubory, např videa, fotky a Zvuksoubory v tomto typu knihovny.
• ObrázekKnihovna – Knihovna obrázků je speciální typ souboru, který můžete snadno uložit obrázky.
• SkluzavkaKnihovna – Toto je velmi užitečná knihovna a zde můžete sdílet snímky. A když je potřebujete prezentovat na schůzce, můžete to snadno udělat pomocí Microsoft Powerpoint.
• WikiStranaKnihovna – Zde můžete ušetřit webové stránky a webdíly obsahující obrázky i texty.
• ZKnihovna – Je to a zajistit místo pro uložení všech vašich formuláře, objednávky a zprávy.
• místoStranaKnihovna – Jedná se o speciální typ knihovny, kam si můžete uložit své stránky.

Doufáme, že to odpoví na vaši otázku o příkladech knihovny dokumentů SharePoint.

Přečtěte si také:Jak vyřešit SharePoint Úprava webové části není povolena

Limity knihovny dokumentů SharePoint

Vzhledem k tomu, že knihovna dokumentů SharePoint má skvělé funkce, existují také určitá omezení a měli byste si je také uvědomit. Zde je několik limitů knihovny dokumentů SharePoint:

• Ušetřit můžete pouze do 30 milionů položek v seznamu nebo knihovně dokumentů. Mohlo by se však zdát, že je toho víc než dost. Ale pokud provozujete velkou společnost a používáte seznam SharePoint jako primární úložiště dat, pak dokonce 30 milion se nemusí zdát velký problém.
• Můžete jen vidět 5k položky v jednom zobrazení.
• SharePoint má velmi robustní vyhledávací systém. Pokud je však dat příliš mnoho, může vám přinést nesprávné výsledky a nebude fungovat správně.
• Při zadávání názvu SharePoint knihovně dokumentů nelze použít mezery.

Doporučené postupy pro strukturu SharePoint

Existuje mnoho věcí, které můžete udělat, aby byl váš SharePoint holistický. Pochopení toho, co potřebujete a co ne, je velmi důležité, pokud jde o produktivní používání něčeho. A až si usnadníte život, můžete se v sekci komentářů podělit o své zkušenosti, jak jste aplikovali níže sdílené tipy a jak vám prospěly. Ještě předtím se ale podívejte na tyto tipy a triky pro knihovnu dokumentů SharePoint.

1. Dejte logická jména

Jedna věc, kterou musíte mít na paměti, je SharePoint a jeho nástroje pro spolupráci. Proto vše, co vytvoříte, budete nejen používat vy, ale bude také přístupné vašim kolegům nebo zaměstnancům. Každý soubor tedy musíte logicky pojmenovat. Pokud uvedete jméno, které je matoucí a nemusí být pro ostatní srozumitelné, pak bez kontext zaměstnanci nebo vaši kolegové budou ztrácet příliš mnoho času jen zjišťováním, co knihovna dokumentů obsahuje. Neztrácejte čas svých vrstevníků, ale investujte svůj čas do správného jména.

2. Mají různé typy knihoven

Jak jsme sdíleli, existují různé typy knihoven dokumentů. Pokud tedy ukládáte všechna svá data do jednoho, pak to nejen omezuje použití nástroje, ale také to zhoršuje celý zážitek. Navrhujeme tedy, abyste používali různé typy knihoven dokumentů pro udržení organizace dat. Toto je jeden z nejlepších tipů a triků pro knihovnu dokumentů SharePoint, které můžete sledovat mezi doporučenými postupy SharePoint Structure.

3. Použijte verzování dokumentů

Když uložíte určitý dokument, možná jste zadali nesprávná data nebo je z nějakého důvodu poškozen. V takovém případě je frustrující vytvořit dokument znovu. Chcete-li tedy ušetřit čas a tvrdou práci, měli byste vždy zapnout správu verzí dokumentů. Tímto způsobem můžete obnovit předchozí verzi souboru. Toto je jedna z nejpohodlnějších možností knihovny dokumentů SharePoint.

4. Použijte Meta Tag

Můžete vytvářet složky a ukládat do nich své dokumenty. Doporučujeme vám však vytvořit meta tagy pro vaše dokumenty. Toto mezi ostatními možnostmi knihovny dokumentů SharePoint pomáhá při snadném vyhledávání konkrétní položky. Ale pokud používáte složky spíše než meta tagy, pak je poměrně obtížné hledat konkrétní soubor a zabere vám to více času. Proč vám radíme vyhýbat se složkám? Pokud používáte složky, omezujete klasifikaci pouze na určitý typ. Meta tagy jsou na druhé straně flexibilní a poskytují vám řadu různých možností.

5. Dát svolení

Pokud máte na starosti konkrétní oddělení a zpracováváte knihovnu dokumentů vy. Pak to nejen že hodně tlačí na vaše ramena, ale také spotřebuje více času a není efektivní. Pokud používáte SharePoint, je velmi snadné udělit oprávnění ostatním. Proto vám poradíme povolit, upravit nebo vytvořit nové knihovny dokumentů i dalším zaměstnancům. Nejenže zmírní tlak na vaše rameno, ale také zvýší produktivitu vaší organizace.

6. Držte koně

Právě jsme řekli, že byste měli sdílet pravomoc s ostatními, aby byla práce se správou knihovny dokumentů méně únavná. Pokud však do vaší organizace nastoupil nový stážista nebo zaměstnanec nebo pokud se jedná o zaměstnance z jiného oddělení. Měli byste jim dát přístup do knihovny dokumentů a dát jim oprávnění ji upravovat? Jak jednou někdo řekl, s velkou mocí přichází velká odpovědnost (kdo řekl tento řádek, komentář níže). Měli byste tedy vždy někomu dát velkou moc velmi opatrně. Určete, kdo je odpovědný a kdo potřebuje oprávnění, a povolte pouze je.

7. Pojmenujte správně

Toto jsou docela základní tipy a triky pro knihovnu dokumentů SharePoint. Jak jsme již řekli, při pojmenovávání knihovny dokumentů nemůžete používat mezery mezi slovy. Měli byste tedy používat různé symboly, protože psaní jména pouze malými písmeny způsobí zmatek? Odpověď zní ne, neměli byste používat symboly. Podívejme se, jak to bude vypadat, když použijete symboly. Duck*duck&go. není to matoucí? Vždy vám doporučujeme používat velká písmena pro lepší porozumění. Název napište například takto, DuckDuckGo. To je zvláštní, proto musíte použít tento trik pro správné pojmenování knihovny dokumentů.

8. Mít pouze jeden typ obsahu

Poradíme vám, abyste měli v každé knihovně pouze jeden typ obsahu. Nezaměňujte s jinými typy, protože to může způsobit zmatek. SharePoint neumožňuje hromadné označování při nahrávání souboru. Takže mít pouze jeden typ obsahu může být také užitečné, pokud chcete přidat značky. Pomůže vám také snadno najít různé články. Postupujte podle tohoto tipu pro doporučené postupy pro strukturu SharePoint.

9. Uspořádat informace

Uspořádání informací je velmi důležité. Protože SharePoint je platforma společnosti Microsoft, můžete se službou SharePoint snadno integrovat a používat další aplikace společnosti Microsoft. Jednou z aplikací je OneNote. Tuto aplikaci na psaní poznámek můžete použít k uspořádání svých nových nápadů na jednom místě.

10. Přečíst Přečíst Přečíst

Získávání znalostí je velmi důležité vždy, když se učíte něco nového. Je to stejné, když chcete používat SharePoint. Pokud neznáte různé nástroje SharePointu, není možné platformu efektivně používat. Vždy vám tedy doporučujeme učit se z článků na blogu, dělat kurzy nebo sledovat videa na YouTube, abyste měli co nejvíce informací.

Doporučeno:

• Kde jsou uložena data služby Steam?
• Opravit chybu Apex Neznámá verze souboru
• Co se stane, když smažu zálohu iCloud?
• Jak vytvořit seznam SharePoint

Doufáme, že vám tento článek pomohl se dozvědět více Tipy a triky pro knihovnu dokumentů SharePoint, nastavení knihovny dokumentů SharePoint a příklady knihovny dokumentů SharePoint. Pokud máte stále nějaké dotazy, nezapomeňte je sdílet v sekci komentářů a náš tým se o ně postará. Můžete nám také říci, která témata chcete prozkoumat dále, a my se pokusíme o tom napsat samostatný článek. Můžete si také uložit naši stránku do své záložky pro budoucí použití. Děkuji za přečtení.