8 nejlepších tipů pro SharePoint pro začátečníky – TechCult

Pokud vaše firma potřebuje vynikající nástroj, zvažte použití SharePointu. Umožňuje snadné vytváření stránek a efektivní správu a ukládání informací. Ačkoli tento nástroj nabízí mnoho funkcí, může být pro nové uživatele ohromující. Abychom vám pomohli co nejlépe využít, vytvořili jsme níže užitečného průvodce s tipy a triky pro SharePoint pro začátečníky.

Nejlepší tipy pro SharePoint pro začátečníky

Přestože SharePoint nedostává mnoho aktualizací, stále má moderní vzhled a má všechny potřebné funkce, aby vám nabídl dobrý uživatelský zážitek. Nejlepší na tom je, že je k dispozici napříč platformami. S pomocí tipů uvedených v níže uvedené příručce můžete na maximum využít četné funkce

SharePoint. Takže pokračujte ve čtení, abyste se naučili, jak jej efektivně používat!

1. Pochopte různé typy webů

Chcete-li využít SharePoint na maximum, začněte vytvořením dokonalého webu. Stránky jsou pro systém SharePoint klíčové. Věnujte čas jeho budování promyšleně a uvědomte si svůj účel, abyste jej mohli efektivně používat.

SharePoint má dva typy webů: komunikační stránky a týmové stránky. I když se mohou zdát podobné, ve skutečnosti se liší. Před vytvořením webu vyberte typ, který nejlépe odpovídá vašim cílům.

2. Popis používejte opatrně

Při používání SharePointu by si začátečníci měli pamatovat tip a trik, že ostatní uvidí váš vstup. Vždy tedy uveďte jasný a stručný popis, zejména při vytváření knihovny dokumentů. Popsáním jeho obsahu předejdete zmatkům a frustraci uživatelů. Pokud například vytváříte a knihovna finančních dokumentů, specifikujte jeho obsah jako daňové výkazy, rozpočty, mzdy a výkazy. Tímto způsobem každý pochopí, co je uvnitř.

3. Pojmenujte dokumenty správně

Výběr správného názvu pro dokumenty na SharePointu je životně důležitý. Protože mezery nejsou povoleny, používání symbolů může znesnadnit čtení. Namísto, velká první písmena, jako je DuckDuckGo, pro jednodušší a snáze čitelný název.

4. Připnout důležité soubory

Pokud máte v knihovně dokumentů mnoho souborů a potřebujete rychlý přístup ke konkrétnímu souboru denně, můžete jej připnout jako důležitý. Bude vždy zůstat na vrcholu, i když později přidáte další soubory. Použití funkce pin šetří čas a zvyšuje efektivitu.

Přečtěte si také:Úžasný seznam SharePointových tipů a triků, které potřebujete vědět

5. Synchronizujte knihovny s OneDrive

Představte si SharePoint a OneDrive jako nerozlučné partnery. SharePoint je bez OneDrive neúplný. Nainstalujte si OneDrive, synchronizujte své knihovny dokumentů a přistupujte ke všem souborům bez námahy prostřednictvím obou platforem. Toto je další ze skvělých tipů a triků pro SharePoint pro začátečníky.

6. Použijte historii verzí souboru

Všichni jako lidé občas děláme chyby. Pokud náhodou něco změníte nebo zaměstnanec omylem upraví důležitý soubor, nezoufejte! Použijte k tomu funkci historie verzí souboru vrátit předchozí data. Důrazně doporučujeme používat tuto funkci, abyste ušetřili čas.

7. Udělte potřebná oprávnění

Umožnění zaměstnancům mít příslušná oprávnění a určitou tvůrčí svobodu je zásadní pro růst vaší organizace. V SharePointu můžete snadno přizpůsobit oprávnění pro každého zaměstnance, který jim dává pouze to, co potřebují, na rozdíl od jiného softwaru, kde musíte dát vše nebo nic.

8. Povolit oznámení

Jakmile udělíte oprávnění, zaměstnanci mohou upravovat web, dokumenty a seznamy. Ale co když udělají důležité změny? Může to být bolest hlavy. Chcete-li se s tím vypořádat, skvělým tipem pro začátečníky je povolení oznámení na SharePointu. Budete upozorněni kdykoli někdo udělá změny. Doporučujeme však upravit oznámení, abyste nebyli bombardováni upozorněními pokaždé, když někdo něco přidá nebo upraví.

Kurz SharePoint pro začátečníky

Pojďme si nyní probrat některé základní body pro výukový program Microsoft SharePoint, který bude užitečný pro začátečníky.

1. Jak vytvořit web SharePoint

Jak jsme řekli, weby SharePoint jsou stavebními kameny této platformy. Nejprve tedy budeme vědět, jak je vytvořit pomocí těchto kroků:

1. Klikněte na Vytvořit web a vyberte typ webu, který chcete vytvořit, tj. Týmový web nebo komunikační web.

2. Zadejte Název a popis webu.

3. Nyní zadejte jméno vlastníka a vyberte Dokončit.

Přečtěte si také:Úžasné tipy a triky pro knihovnu dokumentů SharePoint

2. Jak přidat knihovnu seznamu nebo dokumentů

Až budete vědět, jak vytvořit web, pojďme nyní vědět, jak přidat seznam nebo knihovnu dokumentů, a pomůžeme vám s výukovým programem SharePoint pro začátečníky.

1. Vyberte web, na který chcete přidat seznam/knihovnu dokumentů, a klikněte na Nový.

2. Vyberte, co chcete vytvořit, Seznam, Knihovna dokumentů nebo další možnosti ze seznamu.

3. Zadejte název a popis.

4. Vybrat Vytvořit.

3. Jak přidat stránku

Stránky jsou docela důležitou součástí celého vašeho webu SharePoint. Nyní tedy pojďme vědět, jak vytvořit stránku v tomto kurzu Microsoft SharePoint:

1. Vyberte web na kterém chcete vytvořit stránku.

2. Vybrat Nový a pak Strana z ostatních možností.

3. Vyberte šablonu a klikněte na Vytvořit stránku.

4. Vyberte jméno a jakýkoli další obsah, jako je fotografie, text nebo webové části.

5. Nyní klikněte na Publikovat.

4. Jak používat filtry

Správný obsah můžete najít také pomocí filtrů v SharePointu. Chcete-li se o tom dozvědět více, postupujte takto:

1. Vybrat Knihovna nebo Seznam.

2. Vybrat ikona filtru.

Nyní použijte filtr podle svých potřeb.

5. Jak přidat webovou část

A konečně, přidání webové části do SharePointu je dalším užitečným kurzem pro začátečníky. Takto je můžete přidat:

1. V Zpravodajský příspěvek nebo stránka a klikněte na ikona plus.

2. Vyberte webovou část, kterou chcete přidat, např. Text, Obrázek nebo Dokument.

3. Po přidání webové části klikněte na Publikovat zprávy nebo publikovat.

Věříme, že náš průvodce na SharePoint tipy pro začátečníky byl pro vás užitečný. Pokud máte nějaké další otázky, neváhejte je sdílet v sekci komentářů a náš tým vám rád pomůže. Děkuji za přečtení!