Jak nastavit funkci Mimo kancelář v Gmailu na mobilu a počítači
Různé / / September 28, 2023
Správa e-mailu, když jste mimo kancelář nebo na dovolené, může být skličující. Zde se hodí funkce Gmailu Out of Office (OOO). V tomto článku vám ukážeme, jak nastavit Mimo kancelář v Gmailu. Než se však ponoříme do nastavení této základní funkce, pojďme pochopit, co je funkce Mimo kancelář v Gmailu.
Funkce Mimo kancelář, která se v Gmailu často nazývá ‚Odpovídač v nepřítomnosti‘, je výkonný nástroj, který vám umožňuje automatizovat vaše e-mailové odpovědi, když nejste k dispozici na e-maily osobně odpovídat. Informuje vaše kontakty/kolegy, že jste momentálně mimo kancelář, na dovolené nebo delší dobu nedostupní.
Tato funkce vám pomáhá udržet si profesionalitu tím, že přijímá e-maily a poskytuje základní informace, jako jsou data vaší nepřítomnosti a volitelná vlastní zpráva. S tímto pochopením začněme s věcmi, které potřebujete vědět, než se v Gmailu vydáte na zprávy z kanceláře nebo pryč.
Co byste měli vědět, než se v Gmailu pustíte do práce mimo kancelář
Zde je několik základních věcí, které byste měli vědět, než si na svém účtu Gmail nastavíte automatickou odpověď v nepřítomnosti:
- Před nastavením zprávy o nepřítomnosti vyberte správné datum zahájení a ukončení. Ujistěte se, že vaše zpráva o nepřítomnosti začíná, když budete nedostupní, a končí, když se vrátíte do práce.
- I když je důležité sdělit, že jste pryč, personalizujte si zprávu o nepřítomnosti tím, že do ní zahrnete podrobnosti jako důvod vaší nepřítomnosti, alternativní kontaktní osoba a kdy může příjemce očekávat, že se ozve vy.
- Ujistěte se, že máte přístup k nastavení Gmailu na svém mobilním zařízení nebo alternativní způsob, jak zakázat zprávu Nejsem v kanceláři, pokud se vaše plány změní a musíte se vrátit do práce dříve, než jste čekali.
- Před dokončením zprávy o nepřítomnosti odešlete zkušební e-mail na osobní e-mailovou adresu nebo kolegovi, abyste se ujistili, že automatická odpověď funguje podle očekávání a vypadá profesionálně.
S ohledem na tyto faktory si můžete nastavit zprávu Nejsem v kanceláři v Gmailu, když jste pryč. Přejděme ke krokům a metodám.
Přečtěte si také: Jak používat nástroj pro psaní AI v Gmailu a Dokumentech Google
Jak nastavit odpověď mimo kancelář v mobilní aplikaci Gmail
Nastavení odpovědi v nepřítomnosti nebo v nepřítomnosti v Gmailu se může zdát složité, ale není. Postup je poměrně jednoduchý v aplikacích pro iOS a Android. Pojďme začít.
Krok 1: Spusťte aplikaci Gmail na zařízení Android nebo iOS. Klepněte na ikonu nabídky hamburger v levém horním rohu.
Krok 2: V levém podokně přejděte dolů na Nastavení. Pokud máte připojeno více účtů, na další obrazovce vyberte účet, pro který chcete zapnout odpověď v nepřítomnosti nebo v nepřítomnosti.
Krok 3: V části Nastavení přejděte dolů a vyberte Odpovídač v nepřítomnosti. A pak to zapněte.
Krok 4: Je čas nastavit první a poslední den vaší nepřítomnosti nebo dovolené, v závislosti na vaší oblasti.
Poznámka: Váš poslední den bude ve výchozím nastavení vybrán jeden týden po prvním dni. Můžete si jej však přizpůsobit na základě vaší časové osy. Kromě toho můžete nastavit možnost Poslední den na Žádný, pokud nechcete mít datum ukončení.
Krok 5: Jakmile jsou dny vybrány, přidejte předmět a zprávu, kterou chcete odeslat uživatelům, kteří osloví během časové osy.
Krok 6: Nyní vyberte, zda chcete zprávu odeslat pouze vašim kontaktům nebo kolegům. Nakonec klepněte na Hotovo.
A je to. Nastavili jste automatickou odpověď na e-maily, které dostáváte na dovolené nebo mimo kancelář. Po nastaveném posledním dni bude automatická odpověď deaktivována. Pokud jej však chcete vypnout dříve, postupujte podle výše uvedených kroků a vypněte jej.
To znamená, že pokud chcete nastavit a přizpůsobit odpověď v nepřítomnosti v Gmailu na ploše, pokračujte ve čtení.
Přečtěte si také: Jak vytvořit pravidla pro filtrování e-mailů v Gmailu
Nastavte si zprávu v nepřítomnosti nebo nepřítomnost v Gmailu na počítači
Přidání předmětu a zprávy a povolení automatické odpovědi je podobné na počítačích a mobilních zařízeních. Dosah a nastavení se však mírně liší. Postupujte podle níže uvedených pokynů.
Krok 1: Přejděte na web Gmail pomocí přihlašovacích údajů k účtu, kde chcete nastavit funkci Mimo kancelář.
Krok 2: Po přihlášení klikněte na ikonu Nastavení (ozubené kolo) v pravém horním rohu.
Přejděte na web Gmail
Krok 3: V rozbalovací nabídce přejděte na možnost „Zobrazit všechna nastavení“.
Budete přesměrováni na stránku nastavení Gmailu.
Krok 4: V části Obecné přejděte dolů na konec stránky. Zobrazí se možnosti odpovědi na dovolenou.
Poznámka: V závislosti na vaší geolokaci může být odpověď z dovolené nazývána „Automatická odpověď mimo kancelář“. Pro všechny regiony však zůstávají možnosti stejné.
Krok 5: Nyní je čas nastavit časové období, kdy budete mimo kancelář. Vyberte první den, který bude datem začátku vaší dovolené.
Poznámka: Zaškrtněte políčko Poslední den; v opačném případě bude Gmail odesílat zprávy v nepřítomnosti, dokud je ručně nezakážete.
Krok 6: Jakmile nastavíte časové období, musíte napsat předmět a napsat zprávu do pole Zpráva, kterou chcete automaticky odeslat.
Krok 7: Nyní vyberte ze dvou možností; ‚Odpověď posílat pouze lidem v mých kontaktech‘ nebo ‚Posílat odpověď pouze lidem v [Název společnosti].‘
Poznámka: Můžete si také vybrat obě možnosti.
Krok 8: Nakonec klikněte na tlačítko Uložit změny v dolní části.
Tady máš. Úspěšně jste nastavili automatickou odpověď pro nepřítomnost v Gmailu. Nyní, když jste tuto možnost povolili, pokračujte ve čtení a sdílejte ji se svými kolegy.
Jak najít a sdílet stav Gmailu Mimo kancelář
Sdílení stavu Gmailu Mimo kancelář na počítači a mobilu je jednoduché. Jednoduše musíte vytvořte událost ve svém Kalendáři Google která trvá celý den. Jakmile vytvoříte událost v Kalendáři Google, sdílet se svými kolegy.
Když vám někdo začne psát e-mail, uvidí, že jste mimo kancelář. Nezabrání jim to poslat vám zprávu. Váš stav události Nejsem v kanceláři se také zobrazí pouze lidem s povolením k jejímu zobrazení.
Případně můžete nastavit si pracovní dobu namísto. Máte-li jakékoli dotazy, podívejte se do sekce FAQ níže.
Časté dotazy o nastavení Mimo kancelář v Gmailu
Ne, nativní funkce odpovědi v nepřítomnosti Gmailu neumožňuje nastavit různé zprávy pro interní a externí kontakty. Stejná zpráva bude zaslána na všechny příchozí e-maily během vašeho období OOO.
Odpovídač Gmailu v nepřítomnosti odešle odpověď v nepřítomnosti na každou jedinečnou e-mailovou adresu jednou za 4 dny. Pokud vám stejný odesílatel pošle e-mail vícekrát, obdrží vaši automatickou odpověď pouze jednou za 4 dny.
Komunikujte bez problémů
Nyní, když víte, jak nastavit v Gmailu Mimo kancelář, můžete udržovat profesionální komunikaci, i když jste daleko od vašeho e-mailu, abyste zajistili, že vaše kontakty budou informovány o vaší nepřítomnosti a mohou očekávat zpoždění odpovědi. Můžete si také přečíst jak změnit jméno v Gmailu.
Naposledy aktualizováno 23. září 2023
Výše uvedený článek může obsahovat přidružené odkazy, které pomáhají podporovat Guiding Tech. Nemá to však vliv na naši redakční integritu. Obsah zůstává nezaujatý a autentický.