13 nejlepších tipů a triků štítků Gmail, jak je uspořádat a spravovat
Různé / / November 29, 2021
Můžeš přidat Štítky v Gmailu pro vyhledávání důležitých a systematicky je organizovat. Gmail vám nabízí několik předdefinovaných štítků, jako je např Odpadky, Spam a Koncept. Podělíme se o tipy, které vám pomohou vytvořit nové štítky Gmailu pro kategorizaci a uspořádání všech vašich stávajících a příchozích e-mailů.
Jednou ze skvělých věcí na štítcích je, že jeden e-mail může mít více štítků. Můžete například vytvářet štítky pro e-maily na základě priority úkolu (vysoká priorita, nízká priorita), osob (správce, editor), předmětu, typu a dalších.
Zde je několik tipů, které vám pomohou uspořádat a spravovat štítky v Gmailu.
Kde vidíte štítky
Štítky můžete zobrazit na levém postranním panelu webové verze Gmailu. Kliknutím na libovolný štítek zobrazíte e-maily v něm obsažené. Případně najdete štítky před předmětem e-mailu v seznamu e-mailů.
Po otevření e-mailu najdete také štítky vedle předmětu e-mailu.
1. Vytvářejte štítky v Gmailu
Existují dva způsoby, jak vytvořit štítek z webu Gmail. Nejprve otevřete Gmail a na levém postranním panelu klikněte na Vytvořit nový štítek. Pokud jej přímo nevidíte, klikněte na Více > Vytvořit nový štítek.
Otevře se vyskakovací okno Nový štítek. Zadejte název štítku a klikněte na Vytvořit. Nový štítek se objeví v levém postranním panelu.
Dalším způsobem, jak vytvořit štítek, je ze samotného e-mailu. Řekněme, že čtete e-mail a chcete jej přidat do štítku. Nenašli jste ale žádné vhodné označení. Štítek můžete vytvořit okamžitě.
Za tímto účelem otevřete e-mail. Klikněte na ikonu Štítek nahoře a z nabídky vyberte Vytvořit nový štítek. Zadejte název a stiskněte Vytvořit.
Poznámka: V aplikaci Gmail pro Android nemůžete štítky vytvářet, upravovat ani mazat. Můžete to však udělat v aplikaci pro iOS.
2. Přidat štítek do e-mailů
Po vytvoření štítků je čas je aplikovat na vaše e-maily. Za tímto účelem otevřete požadovaný e-mail. Klikněte na ikonu Štítky. Zaškrtněte políčko vedle štítků, které chcete na svůj e-mail použít, a stiskněte tlačítko Použít.
Když e-mailu přiřadíte štítek, bude mít nadále jeden ze stávajících štítků, jako je Doručená pošta, Aktualizace atd., kam e-mail původně dorazil. Přidáním štítku jej z těchto složek neodstraníte. Takže k ní máte přístup z primární doručené pošty a přidaného štítku. V případě, že chcete odstranit e-maily ze stávajících štítků, podívejte se, jak přesunout štítky z další sekce.
Spropitné: Zjistit co je fórum v Gmailu a jak ho vytvořit.
Také na Guiding Tech
3. Přesunout e-mail na štítek
Pokud chcete mít čistou doručenou poštu, můžete odstranit e-maily se štítkem Doručená pošta a ponechat je pouze na vyhrazených štítcích. Když tak učiníte, najdete e-maily pouze pod štítky, které jsou k nim přidány, a nikoli v primární doručené poště.
E-mail můžete přesunout na štítek třemi způsoby. Nejprve otevřete požadovaný e-mail a klikněte na ikonu Přesunout do. Vyberte požadovaný štítek z nabídky.
Za druhé, nejprve přidejte do e-mailu požadovaný štítek. Poté klikněte na ikonu křížku vedle štítků, ze kterých chcete e-mail odstranit. Řekněme Inbox. Ponechte pouze štítky, kde chcete, aby se e-mail zobrazoval.
Nakonec přetáhněte e-mail ze seznamu e-mailů na požadovaný štítek v levém postranním panelu.
Spropitné: Zjistit co je archiv v Gmailu a jak archivovat e-maily.
4. Přidat barvu do štítků
Pro snadnou identifikaci e-mailů můžete štítky barevně označit. Můžete například použít červenou barvu pro e-maily s vysokou prioritou nebo přidat značkové barvy na štítky atd. Barevné štítky se zobrazí v seznamu e-mailů.
Chcete-li k libovolnému štítku přidat barvu, najeďte myší na štítek z levého postranního panelu. Klikněte na šipku dolů nebo na ikonu tří teček vedle názvu štítku. Z nabídky vyberte Barva štítku. Poté vyberte barvu ze seznamu. Pokud se vám nabízené barvy nelíbí, klikněte na Přidat vlastní barvu.
5. Přejmenovat štítky
Chcete-li přejmenovat jakýkoli štítek, klikněte na ikonu se třemi tečkami vedle názvu štítku na levém postranním panelu. Vyberte Upravit. Poté zadejte nový název štítku. Automaticky se použije na e-maily pod tímto štítkem.
6. Vytvořte vnořené štítky
Vnořené štítky jsou jako podsložky. Máte hlavní štítek a pak pod ním můžete vytvářet vnořené štítky. Tímto způsobem můžete dále organizovat své e-maily mnohem lépe. E-mail se zobrazí pouze ve vnořených štítcích. Ale název štítku bude obsahovat názvy všech hlavních štítků přidaných k němu. Můžete například mít hlavní štítek Účty následovaný vnořenými štítky – elektřina, plyn, voda atd.
Spropitné: Můžete vytvořit více hierarchií štítků, tj. můžete mít pod štítkem pod vnořeným štítkem.
Chcete-li vytvořit dílčí štítek pod štítkem, klikněte na ikonu se třemi tečkami vedle názvu štítku. Zvolte Přidat podštítek.
Případně, když vytváříte štítek, musíte si všimnout štítku Nest pod možností nového štítku. Zaškrtněte políčko vedle něj a vyberte štítek, pod kterým chcete, aby byl podštítkem.
Spropitné: Chcete-li vnořit existující štítek, klikněte na ikonu se třemi tečkami vedle něj. Zvolte Upravit. Poté z vyskakovacího okna vyberte štítek Nest pod.
7. Odebrat štítek z e-mailu
Chcete-li z e-mailu odebrat štítek, otevřete jej. Nyní klikněte na ikonu křížku vedle názvu štítku, abyste jej odstranili. Případně klikněte na tlačítko Odebrat štítek nahoře. Můžete také zrušit zaškrtnutí štítků, které nepotřebujete, z možnosti Štítky.
8. Odebrat více e-mailů ze štítku
Někdy chcete odstranit konkrétní štítek z více e-mailů. Pokud použijete výše uvedenou metodu, bude to časově náročné. Existuje lepší alternativa.
Otevřete požadovaný štítek z levého postranního panelu v Gmailu. Najdete všechny e-maily s tímto štítkem. Vyberte e-maily, ze kterých chcete štítek odebrat. Po výběru klikněte na tlačítko Odebrat štítek nahoře.
Také na Guiding Tech
9. Najděte e-maily bez štítků
Než štítky odeberete, zkontrolujte, zda má e-mail nějaké štítky. Pokud e-mail nemá žádný štítek, nenajdete ho v primární doručené poště. Takové osiřelé e-maily jdou do složky Všechny zprávy, do které lze přistupovat z levého postranního panelu.
10. Sloučit štítky
Předpokládejme, že chcete sloučit e-maily ze dvou existujících štítků Gmailu do nového štítku. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout.
Nejprve vytvořte nový štítek. Poté vyberte všechny e-maily z prvního štítku a přetáhněte je na nově vytvořený štítek. Podobně přesuňte e-maily z druhého štítku do nového štítku. Poté odstraňte první dva štítky.
Spropitné: Místo přetažení můžete štítky přesunout pomocí možnosti Přesunout do.
U druhého způsobu si musíte vzít na pomoc vyhledávání Gmailu. Nejprve vytvořte nový štítek. Poté do vyhledávacího pole zadejte název štítků, které chcete sloučit. Měly by být ve formátu 'label: name1 NEBO label: name2', kde name1 a name 2 jsou názvy štítků. Například štítek: poznámky NEBO štítek: GT. Vyberte všechny e-maily, které se zobrazí ve výsledcích vyhledávání. Přetáhněte na nový štítek nebo použijte možnost Přesunout do. Odstraňte původní štítky.
Spropitné: Pokud je v názvu štítku mezera, nahraďte ji pomlčkou -.
11. Automaticky přidávat štítky do nových e-mailů
Pomocí filtrů Gmailu můžete vytvořit filtr, kde by přijaté e-maily splňující kritéria filtru automaticky přiřadily určitý štítek.
Chcete-li tak učinit, postupujte takto:
Krok 1: Klikněte na ikonu Nastavení v Gmailu. Poté z nabídky vyberte Zobrazit všechna nastavení.
Krok 2: Klikněte na kartu Filtry a blokované adresy. Poté klikněte na Vytvořit nový filtr.
Krok 3: Ve vyskakovacím okně nastavte kritéria filtru. Můžete použít předmět nebo adresu odesílatele e-mailu. Klikněte na Vytvořit filtr.
Krok 4: Budete požádáni o výběr akce pro filtr. Zaškrtněte políčko vedle položky Použít štítek a vyberte štítek ze seznamu. Klikněte na Vytvořit filtr.
12. Zobrazit nebo skrýt štítky
Levý postranní panel v Gmailu pojme 500 štítků. Jsem si jistý, že nebudete potřebovat tolik štítků. Místo mazání štítků však můžete štítky skrýt, aby se nezobrazovaly na levém postranním panelu. Můžete zobrazit pouze požadované štítky.
Chcete-li tak učinit, klikněte na ikonu štítku se třemi tečkami v levém postranním panelu. V závislosti na vašich potřebách zaškrtněte políčko vedle položky Zobrazit/skrýt. Případně přejděte do Nastavení Gmailu > Štítky. Zde uvidíte všechny štítky, včetně systémových štítků. Skryjte nebo zobrazte je podle svých preferencí.
Spropitné: Zjistěte, jak vytvořit e-mailový podpis v Gmailu.
13. Smazat štítek
Pokud štítek vůbec nepotřebujete, můžete jej smazat. Smazáním štítku se nesmažou přidružené e-maily. Pokud budou přidány, budou se nadále zobrazovat v jiných štítcích. Pokud však není přidán žádný štítek, najdete je ve složce Všechny e-maily, jak je znázorněno výše.
Poznámka: Smazáním štítku se smažou všechny jeho podštítky.
Chcete-li štítek odstranit, otevřete nabídku pomocí ikony se třemi tečkami štítku. Vyberte Odebrat štítek. Případně přejděte do Nastavení Gmailu > Štítek. Klepněte na Odebrat vedle svého štítku.
Také na Guiding Tech
Uspořádejte Gmail
Štítky jsou jen jedním ze způsobů, jak uspořádat doručenou poštu v Gmailu. Můžete použít další funkce, jako je archiv, karty atd. Podívejte se na našeho průvodce na jak efektivně organizovat Gmail.