15 nejlepších tipů aplikace Outlook pro iOS, jak jej používat jako profesionál
Různé / / November 29, 2021
Microsoft má neskutečnou schopnost neustále přicházet s úžasnými mobilními aplikacemi. Často se ptáte, jak na to pokazili Windows Phone, že jo? A není překvapením, že Outlook pro iOS není výjimkou.
Pokud už vám to nevyřeší neplodná sada funkcí v nativní aplikaci Mail od Apple, pak by měl být Outlook svěžím vzduchem. Ať už jde o nastavení automatických odpovědí nebo plánování přijatých e-mailů na později, e-mailová aplikace od společnosti Microsoft prostě prolomí formu.
Vzhledem k obrovskému množství začleněných funkcí mohou být věci ohromující. Například, co to sakra je Focused Inbox? Nebo dokážete provést normální odpověď? Pokud jste si právě nainstalovali Outlook pro iOS, určitě budete zmateni.
Naštěstí stačí jen trochu kopat, abyste se s touto úžasnou aplikací seznámili a zkrotili ji tak, jak chcete, aby fungovala. A tyto šikovné ukazatele by vám v tom měly pomoci ještě rychleji.
1. Trénujte svou soustředěnou doručenou poštu
Zaměřená doručená pošta je otravná. Alespoň je tomu tak, poprvé při spuštění aplikace Outlook pro iOS. Ale jakmile zjistíte, jak ta věc funguje, je to prostě fenomenální.
Považujte to za jakýsi filtr, který zobrazuje pouze důležité zprávy. Aplikace používá různé algoritmy strojového učení pro řadu věcí – jako jsou odpovědi a frekvence zasílání zpráv – k určení toho, co se v ní v průběhu času objeví.
Focused Inbox samozřejmě není dokonalý a čas od času uvidíte, že se do něj vkradou zbytečné e-maily. Nebo ještě hůř, vyhledejte důležité e-maily zařazené do jiné doručené pošty.
Naštěstí můžete urychlit rychlost učení aplikace ruční klasifikací nesprávně kategorizovaných e-mailů.
Chcete-li to provést, otevřete e-mail, klepněte na ikonu vodorovné elipsy v pravém horním rohu obrazovky a potom klepněte na Přesunout do jiné doručené pošty nebo Přesunout do vybrané doručené pošty v závislosti na tom, do které doručené pošty chcete podobné e-maily v budoucnost.
Po chvíli, kdy to budete dělat, byste měli s příchozími e-maily najít mnohem „zaměřený“ zážitek.
2. Upravit výchozí oznámení
Právě jste se naučili trénovat Focused Inbox, aby fungoval lépe. Ale samozřejmě byste stále rádi věděli alespoň to, že máte novou poštu také ve vaší jiné doručené poště. A vzhledem k tomu, že Outlook pro iOS může potenciálně nesprávně kategorizovat důležité e-maily z čerstvě přidaných kontaktů, je vždy nejlepší zůstat v obraze.
Ve výchozím nastavení aplikace poskytuje pouze oznámení push pro zacílenou doručenou poštu. Obdobná upozornění však můžete dostávat také pro poštu, kterou dostáváte do jiné doručené pošty.
Začněte klepnutím na ikonu ve tvaru hamburgeru v levém horním rohu obrazovky.
V nabídce, která se zobrazí, klepněte na ikonu Nastavení ve tvaru ozubeného kolečka.
Nyní se nacházíte na panelu Nastavení. Přejděte dolů do části Pošta a klepněte na Oznámení.
Na obrazovce Mail Notifications (Oznámení pošty) klepněte na Focused and Other Inboxes.
Nyní byste měli dostávat oznámení push pro všechny e-maily, které obdržíte. Samozřejmě můžete také zakázat oznámení push – klepněte na Žádné – pokud se chcete spoléhat pouze na ikony a zvuky odznaků.
Spropitné: Outlook vám umožňuje plně přizpůsobit nastavení oznámení samostatně pro každý e-mailový účet, který do něj přidáte.
A když už jsme u zvuků, můžete upravit výchozí zvuková upozornění pro příchozí i odchozí e-maily přímo z obrazovky Upozornění na poštu.
3. Naplánujte přijatý e-mail na později
Dostali jste důležitý e-mail z práce? Namísto pouhého čtení a následného zapomínání na celou věc má Outlook šikovnou funkci zvanou plánování e-mailů, která vám umožní obdržet stejný e-mail později.
A co dnes po obědě? Nebo třeba zítra, když přijedete do práce? Není problém. Změňme způsob, jakým můžete takový e-mail obdržet později.
Po otevření e-mailu klepněte na ikonu Horizontální elipsa v pravém horním rohu obrazovky a poté vyberte Plán.
Pokud je to poprvé, musíte vytvořit složku, do které budou dočasně uloženy naplánované e-maily. Jakmile to uděláte, jednoduše vyberte předvolbu času – nebo nastavte svůj vlastní čas – a poté klepněte na Plán.
A je to. Nyní byste měli dostat stejný e-mail do vaší doručené pošty v určený čas. Už se nemusíte starat o zapomenutí věcí nebo ucpání vašeho seznamu úkolů. A samozřejmě už žádné výmluvy.
Poznámka: Jakmile si naplánujete e-mail, nenajdete jej ve své doručené poště, dokud jej neobdržíte v naplánovaný čas. Samozřejmě k němu stále můžete přistupovat prostřednictvím složky, kterou jste vytvořili pro ukládání naplánovaných e-mailů.
4. Povolit automatické odpovědi
Plánování e-mailů je zatraceně dobrá funkce. Ale co když jste na dovolené – nebo jen odpočíváte doma – a nechcete hned řešit žádné věci v práci? Řešení — automatické odpovědi.
Stačí nastavit automatickou odpověď s jakýmkoli důvodem nebo omluvou, která vás napadne. A pak každý, kdo vám pošle e-mail, okamžitě obdrží automatickou odpověď. Chcete-li to provést, vyberte svůj e-mailový účet v části Účty v Nastavení aplikace Outlook.
Na následující obrazovce klepněte na Automatické odpovědi.
Zapněte přepínač vedle možnosti Automatické odpovědi a přidejte svou odpověď. Outlook pro iOS by jej nyní měl používat k automatické odpovědi na všechny příchozí e-maily.
Poznámka: Když chcete přestat používat funkci, jednoduše deaktivujte přepínač vedle položky Automatické odpovědi.
5. Provádění normálních odpovědí
Outlook pro iOS je vysoce intuitivní, ale je tu jen jedna velká chyba, která může každého přivést k šílenství. Pokud jste aplikaci nějakou dobu používali, možná vás napadlo, kde sakra je tlačítko Odpovědět, že? Outlook ve výchozím nastavení používá funkci Rychlá odpověď, která ji občas nezruší, zejména pokud jde o přidávání adres CC nebo BCC do vašich odpovědí.
Naštěstí má aplikace plnohodnotnou možnost Odpovědět. Nicméně je to skryté.
Po otevření e-mailu klepněte na ikonu Horizontální elipsa pod časovou značkou. V horní části obrazovky je další podobná ikona. Tak se nenechte zmást.
A tady to máte.
Zatímco myšlenkový proces za Rychlou odpovědí je docela dobrý, Microsoft měl standardní možnost Odpovědět trochu více zviditelnit. Doufáme, že to Microsoft řeší v budoucí aktualizaci.
Také na Guiding Tech
6. Změnit výchozí akce přejetí
Výchozí akce přejetí prstem pro přijaté e-maily jsou docela nudné – kdo vlastně chce pořád plánovat a archivovat? Pokud chcete jinou funkcionalitu s akcemi přejetí doleva a doprava, Outlook pro iOS vám je umožní snadno upravit.
Začněte tím, že přejdete na panel Nastavení aplikace Outlook. Jakmile jste uvnitř, klepněte na Možnosti přejetí.
Nyní byste měli vidět dvě možnosti — Přejetí prstem doprava a Přejetí doleva.
Klepněte na jednu a můžete si vybrat spoustu akcí, které můžete přepnout - Označit jako přečtené, Smazat, Označit atd.
Nebo pokud chcete zabránit náhodným akcím přejetí prstem, klepněte na Žádné.
7. Čas odejít
Chcete dostávat připomenutí, když se blížíte k důležitým událostem v kalendáři? A nejen běžná oznámení, ale také taková, která zohledňují vaši aktuální polohu, časy přepravy, a okolní doprava jen proto, abyste se dostali, kam chcete, s dostatkem času? No, to je docela jednoduché díky funkci Time To Leave v Outlooku pro iOS.
Poznámka: Tato funkce je dostupná pouze pro účty Outlook.com, Office 365 a Gmail.
Jakmile pro svůj e-mailový účet povolíte Time to Leave prostřednictvím panelu Nastavení, očekávejte, že budete dostávat oznámení push v nejoptimálnějším čase, abyste se dostali k naplánovaným událostem.
A pro vaše pohodlí vám Time To Leave dokonce vytáhne mapu s kompletní trasou k události. Docela cool věci, co?
8. Změňte svůj výchozí prohlížeč
iOS je velmi neústupný, pokud jde o zachování Safari jako výchozího prohlížeče pro prohlížení webových stránek v aplikacích na iPhone a iPad. Outlook pro iOS vám to ale umožňuje změnit.
Pokud rádi používáte Chrome nebo Vlastní mobilní prohlížeč Edge společnosti Microsoft, pak můžete změnit výchozí prohlížeč, který aplikace Outlook používá k otevírání odkazů v přijatých e-mailech.
Chcete-li to provést, klepněte na Otevřít odkazy pomocí na obrazovce Nastavení aplikace Outlook.
Nyní je to jen otázka výběru vašeho oblíbeného prohlížeče.
9. Různé aplikace pro navigaci
Změnili jste tedy výchozí prohlížeč, ale co mapovací služba, kterou Outlook pro iOS standardně používá? Pokud se vám nelíbí používání Apple Maps přes Google Maps, můžete to také změnit. A pokud žijete mimo Spojené státy, pak byste opravdu měli.
Chcete-li to provést, přejděte na panel Nastavení a klepněte na Otevřít trasu pomocí.
Nyní můžete vybrat aplikaci třetí strany jako jsou Mapy Google nebo Waze.
10. Změnit výchozí podpis aplikace Outlook
U velké e-mailové aplikace je výchozí podpis, který se zobrazuje ve vašich odeslaných e-mailech, prostě směšný. Získat Outlook pro iOS? No tak, Microsoft!
Vložit něco lepšího, klepněte na Podpis na obrazovce Nastavení.
Nyní můžete přidat své jméno, profesi nebo cokoliv jiného, co nesnášíte psaní pokaždé, když posíláte e-mail.
Upřímně řečeno, místo té stupidní reklamy v Outlooku by mělo fungovat téměř cokoliv, že?
Také na Guiding Tech
11. Zvyšte bezpečnost
Co když na vás někdo v tom krátkém okamžiku rychle vytáhne, když je obrazovka vašeho iPhonu odemčená? Pokud často dostáváte vysoce citlivý nebo osobní e-maila poté zvažte přidání další vrstvy zabezpečení do Outlooku pro iOS.
Na obrazovce Nastavení byste měli mít možnost označenou Touch ID nebo Face ID.
Stačí jej zapnout a Outlook pro iOS je nyní zabezpečen před neoprávněným přístupem.
12. Zapněte pomocí doplňků
Outlook pro iOS překypuje funkcemi a navíc vám umožňuje ještě více okořenit věci připojením doplňků. Ať už jde o přímý přenos zprávy do Evernote nebo o odpověď někomu pomocí GIF, díky těmto doplňkům je e-mailování opravdu zábavné.
Chcete-li získat přístup k dostupným doplňkům, jednoduše klepněte na Doplňky na obrazovce Nastavení.
Vidíte něco užitečného? Klepnutím na ikonu „+“ vedle ní doplněk okamžitě aktivujete.
Povolené doplňky jsou uvedeny v abecedním pořadí a jsou přístupné po klepnutí na ikonu vodorovné elipsy pod časovou značkou přijatého e-mailu.
13. Povolit widget Outlook
Čas odejít vám může zachránit den. Nechcete ale mít přehled o nadcházejících událostech s dostatečným předstihem, abyste si je mohli naplánovat? Pak byste opravdu měli povolit widget Outlook.
Chcete-li to provést, jednoduše klepněte na ikonu Upravit na domovské obrazovce zcela vlevo.
Poté klepněte na tlačítko „+“ před ikonou Outlooku, abyste získali widget Outlook na zamykací obrazovku. Nyní byste měli vidět nadcházející události na widgetu, čímž ušetříte značné množství času, který byste jinak strávili ruční kontrolou kalendáře aplikace Outlook.
14. Vyhledejte v účtech cokoli
Outlook pro iOS je bestie, pokud jde o vyhledávání věcí. A na rozdíl od aplikace Mail pro iOS vám Outlook umožňuje najít cokoli – ať už jsou to e-maily, přílohy nebo kontakty – prakticky okamžitě. Prohledá také všechny přidané e-mailové účty a vyhledá relevantní věci, což je šíleně užitečné, když nemáte ponětí, kde byste měli začít hledat jako první.
Jak to tedy uděláte? Vidíte ikonu Hledat ve spodní části obrazovky? Začněte klepnutím.
Dále zadejte svůj dotaz a Outlook by měl okamžitě vytáhnout všechny odpovídající položky. Chcete-li filtrovat e-maily s přílohami, klepněte na malý přepínač označený jako „Přílohy“ na pravé straně obrazovky.
15. Dejte vědět o své dostupnosti
Ne každý se rád spoléhá synchronizované kalendáře nebo RSVP naplánovat schůzky. Co když se s vámi potenciální obchodní klient – nebo kdokoli jiný – chce setkat staromódním způsobem?
Namísto tápání a potenciálního zaměňování dat a časů má Outlook pro iOS šikovnou funkci, která vám pomůže právě v těchto případech.
Vidíte tu malou ikonu kalendáře při psaní zprávy nebo odpovídání na zprávu? Stačí na něj klepnout a poté vybrat možnost Odeslat dostupnost.
Poté by se měl spustit kalendář aplikace Outlook. Stačí klepnout na časové úseky, které chcete vybrat, a měli byste je vidět vložené přímo do těla e-mailu.
Velmi pohodlné, že?
Také na Guiding Tech
Čas uvolnit Outlook pro iOS
No, to je vše. Je čas konečně začít používat Outlook pro iOS, který vám bude každý závidět. Samozřejmě byste v aplikaci měli stále najít spoustu dalších užitečných možností. Outlook vás nepřestane udivovat dříve, takže nepřestávejte experimentovat.
Používáte s aplikací Outlook další skvělé tipy a triky, které chcete sdílet? Neváhejte napsat komentář a dejte nám vědět.