5 doporučených postupů pro bezpečné používání Microsoft Office 365
Různé / / November 29, 2021
Microsoft Office je považován za oblíbenou volbu v oblasti produktivity. Populární software používá miliony spotřebitelů a podniků okolo světa. Má také silnou kontrolu nad sektorem Enterprise. Proto je stále více nutné bezpečně používat Office 365, online verze pro snadnou spolupráci.
Společnost nabízí širokou škálu osobních, podnikánía podnikové plány. S každým plánem získáte přístup k aplikacím Office, OneDrive a dalším spolu s určitými podmínkami. Samozřejmě budete vytvářet, upravovat a ukládat osobní i důvěrné informace pomocí aplikací Microsoft Word, Excel a OneDrive.
Proto je nezbytné zpřísnit zabezpečení během procesu úprav, prohlížení a sdílení.
V tomto příspěvku vás provedu pěti nejlepšími postupy, jak bezpečně používat Office 365. Použijte tato měření a buďte bez obav z krádeže dat nebo jakéhokoli zneužití. Začněme.
Získejte Office 365
1. Použijte silné heslo a povolte 2FA
Tenhle je nanic. Při vytváření účtu Microsoft použijte silné heslo s kombinací písmen, číslic a speciálních znaků.
Pokud se obáváte jejich zapamatování, pak bych vám doporučil investovat do správce hesel. Existuje mnoho schopných nabídek, jako je LastPass, Enpass, 1Heslo, SafeInCloud a další.
Pro bezproblémové přihlašování můžete použít jejich vestavěný generátor hesel a automatické přihlašování na iOS i Androidu.
Volba silného hesla je jednou součástí procesu. Důrazně vám doporučuji zpřísnit zabezpečení pomocí dvoufaktorové autentizace.
Nevolte pouze ověření mobilního čísla. Došlo k mnoha případům, kdy se hackerům podařilo získat přístup k účtu osoby pomocí výměny SIM karty a poté přečíst OTP ze zpráv. Nedávnou obětí je šéf Twitteru Jack Dorsey takových praktik.
Použití Aplikace 2FA (dvoufaktorové ověřování). které generují náhodné kódy v určitém období. Zadejte tento kód po obrazovce hesla. Authy by byl můj preferovaný výběr pro multiplatformní podporu a možnosti synchronizace.
Také na Guiding Tech
2. Ochrana citlivých dokumentů heslem
Chcete-li zabránit neznámým v otevírání a přístupu k citlivým dokumentům, můžete dokumenty vždy chránit heslem pomocí vestavěného nástroje pro hesla.
Klikněte na nabídku Review na pásu karet, klepněte na Zamknout dokument a dialogové okno vám umožní přidat hesla a některá související pravidla.
Když už mluvíme o pravidlech, můžete přidat heslo pro zobrazení dokumentu, nastavit další heslo, abyste umožnili ostatním provádět úpravy v dokumentu. Můžete také zabránit kolegům v přidávání komentářů pomocí dalších možností.
Můžete povolit tento malý přepínač v sekci ochrany osobních údajů a skrýt osobní informace ze souboru.
3. Přidejte datum vypršení platnosti do odkazu sdílení OneDrive
Aplikace Office 365 úzce integrují cloudovou platformu Microsoft OneDrive. Můžete také použít Box a Dropbox, ale doporučím OneDrive jako výchozí integrovaný ve Windows 10 a také přichází s 1 TB úložiště pro předplatitele Office 365.
Každý soubor aplikace Word, PowerPoint a Excel se automaticky uloží do cloudové platformy společnosti Microsoft.
Nyní, když sdílíte soubor nebo složku z aplikace OneDrive, Microsoft nabízí elegantní způsob, jak do sdíleného odkazu přidat datum a čas vypršení platnosti.
Na OneDrive Web můžete při sdílení složky klepnout na Sdílet a vybrat nastavené datum vypršení platnosti. Odtud vyberte čas a datum vypršení platnosti odkazu.
Na mobilu je to ale trochu komplikované. Postupujte podle níže uvedených kroků a proveďte stejnou akci v aplikacích pro iOS a Android.
Krok 1: Stáhněte si OneDrive a přihlaste se pomocí přihlašovacích údajů a kódu 2FA.
Krok 2: Přejděte do složky, kterou chcete sdílet, a klepněte na nabídku se třemi tečkami.
Krok 3: Vyberte sdílení a vyberte nastavení odkazu.
Krok 4: Přidejte čas a datum k propojení a zapněte přepínač.
Vzhledem k tomu, že výše zmíněná funkce souvisí s OneDrive, můžete použít stejnou techniku k přidání vypršení platnosti i k obrázkům a videím.
Také na Guiding Tech
4. Přidejte heslo do odkazů na OneDrive
Výše uvedená možnost dvě se nejvíce používá, když chcete chránit heslem pouze jeden soubor v daném okamžiku. Ale pokud chcete sdílet 8-10 dokumentů najednou, je to pro vás lepší chránit odkazy OneDrive heslem.
V takových případech můžete nahrát všechny dokumenty do jedné složky na OneDrive.
Nyní otevřete web OneDrive, vyberte složku a klepněte na nabídku sdílení. V dialogovém okně vyberte přidat heslo a poté sdílejte odkaz na složku.
Přijímající osoba bude muset před přístupem k souborům v ní zadat heslo.
Vím, že řešení není tak přizpůsobitelné jako možnost sekce, která vám umožňuje zablokovat určitá oprávnění a skrýt osobní údaje. Celkově však způsob OneDrive odvede práci z hlediska přidané vrstvy zabezpečení.
Bohužel tuto funkci nelze použít v mobilních aplikacích. Je k dispozici pouze na webu OneDrive.
5. Používejte biometrii na OneDrive
Jak jste možná uhodli, OneDrive hraje ústřední roli v prostředí Office 365.
Ať už jde o OneNote, Word nebo Excel, každý z nich uloží soubor na OneDrive. Proto je důležité zajistit jeho bezpečnost pomocí biometrických údajů v mobilních aplikacích.
Přejděte do Nastavení > Zabezpečení a zapněte FaceID nebo ochranu otiskem prstu pro iOS a Android.
Stáhněte si OneDrive pro iOS
Stáhněte si OneDrive pro Android
Také na Guiding Tech
Užijte si bezpečný Office 365
Společnost Microsoft rozumí potřebám spotřebitelů a podniků, aby byla jejich data v bezpečí. Proto společnost zavedla do sady Office 365 několik bezpečnostních opatření.
Nedávno společnost oznámila Osobní trezor pro OneDrive, což vám umožňuje přidávat osobní dokumenty s další vrstvou zabezpečení.
Další: Zajímá vás, co je osobní trezor, a chcete o něm zjistit více? Přečtěte si příspěvek níže, abyste viděli další podrobnosti.