Jak aktivovat a používat dílčí místnosti v Zoomu

Lidé se nyní přizpůsobili nové realitě, kdy se videohovory a konference staly normou. Aplikace jako Zoom se během týdnů po přidání nových stabilizovaly bezpečnostní opatření a funkcemi. Jedna zajímavá funkce, která upoutala mou pozornost, byly oddělené místnosti. Částečným důvodem je, že to v současné době nenabízí žádná jiná aplikace pro videohovory.

Oddělovací místnosti umožňují hostiteli rozdělit schůzku do menších místností a do každé místnosti přiřadit účastníky. Účastníci v oddělených virtuálních místnostech udržují diskuse a chaty odděleně. Neexistuje žádné překrývání, které by hostiteli poskytlo tolik potřebný rozum. Představte si, že marketingové, designové a finanční týmy mluví současně. To nechceš.

Oddělovací místnosti vám umožní pozvat všechny účastníky současně, ale rozdělit je do různých místností. Udržujte relevantní účastníky a tím i konverzace pohromadě. Dává to velký smysl. Překvapuje mě, proč konkurence Zoom jako Google Meet nic podobného nevydali.

Pojďme se dozvědět více o oddělených místnostech, jak fungují a vše ostatní, co o nich potřebujete vědět.

Dostupnost podle platforem a plánů

Dílčí místnosti jsou ve výchozím nastavení vypnuté. Chcete-li jej používat během hovorů, budete jej muset zapnout ručně. Funkci lze povolit pouze v aplikaci pro stolní počítače. Uživatelé smartphonů se mohou připojit k odděleným místnostem, protože je ovládá hostitel, ale nemohou je vytvářet.

Trochu omezující vidět, jak tolik lidí v dnešní době používá ke komunikaci mobily. Pozitivní je, že funkce oddělených místností je k dispozici v bezplatný plán, což je velkorysé vidět, jak nikdo jiný tuto užitečnou funkci ani nenabízí.

Povolte dílčí místnosti v Zoomu

Chcete-li tuto funkci aktivovat, musíte se přihlásit k webu Zoom na webu. Je poněkud zvláštní, jak mohou tyto místnosti vytvářet pouze uživatelé stolních počítačů.

Můžete vytvořit až 50 dílčích místností s limitem 200 účastníků v každém hovoru Zoom, ale počet se může lišit (viz snímek obrazovky výše). Věřím, že by to mělo být více než dostatečné pro většinu týmů, zejména SMB a startupy, kde je počet oddělení obvykle pod 20-50.

Otevřete web, přihlaste se pomocí svého ID, sociálních sítí nebo jednotného přihlášení a klikněte na Můj účet.

Klikněte na Nastavení > Schůzka a poté vyberte možnost nabídky Na schůzce (pokročilé), abyste našli nastavení Oddělovací místnosti.

Jakmile toto nastavení povolíte, uvidíte viditelnou další možnost s názvem „Povolit hostiteli přiřazovat účastníky do dílčích místností při plánování“. To vám umožní vytvářet dílčí místnosti a přiřazovat do nich účastníky ještě předtím, než schůzka začne předem. Až budete hotovi, nezapomeňte stisknout tlačítko Uložit.

Použijte dílčí místnosti v Zoomu

Kroky pro vytváření a používání dílčích místností v Zoomu zůstávají pro oba stejné Windows a macOS desktopové aplikace. Pro tento návod používám Windows.

Spusťte desktopovou aplikaci Zoom a přihlaste se, pokud jste tak ještě neučinili. Vytvořte novou schůzku nebo ji naplánujte. Oba jsou v pořádku, protože pouze hostitel může vytvářet oddělené místnosti a nikdo jiný. Vytvářím nový.

Kliknutím na tlačítko Více zcela vpravo najdete možnost Oddělovací místnosti.

Zobrazí se vyskakovací okno, kde můžete vytvářet místnosti a ovládat účastníky v každé dílčí místnosti. Níže jsou dvě možnosti. Pomocí možnosti Automaticky přiřadí Zoom účastníky, které nechcete. Vyberte tedy možnost Ručně, abyste získali možnost rozhodnout, kteří účastníci půjdou do které oddělené místnosti. Až budete hotovi, klikněte na Vytvořit místnosti. Účastníky můžete kdykoli později přiřadit.

Měli byste vidět další vyskakovací okno. Umístěním ukazatele myši na název místnosti změňte výchozí název, kterým je Oddělovací místnost 1 a tak dále. Kliknutím na tlačítko Přiřadit přiřadíte účastníky do dané místnosti. Níže naleznete některé možnosti, jako je načasování a odpočítávání. Až budete hotovi, klikněte na Přidat místnost.

Nakonec kliknutím na Otevřít všechny místnosti oficiálně zahájíte schůzku. Navrhuji, abyste tuto funkci otestovali se svými přáteli a rodinnými příslušníky, abyste se ujistili, že tomu rozumíte. Vyhněte se tahanicím a trapným momentům na poslední chvíli.

Fakta o oddělených místnostech

Při používání funkce oddělené místnosti v Zoomu si musíte zapamatovat nebo mít na paměti několik bodů. Už znáte limity místnosti a účastníků. Věděli jste ale, že při nahrávání schůzky do cloudu Zoom zaznamená pouze hlavní místnost bez ohledu na to, ve které místnosti se hostitel právě nachází? Ano, nelze nahrávat oddělené místnosti.

Zde je klíčové slovo 'cloud'. To znamená, že pokud nahráváte Zoom hovor lokálně na vašem počítači, zaznamená se místnost, ve které se hostitel právě nachází. Hostitel se může rozhodnout povolit záznam hovoru více uživatelům. Jedním příkladem může být povolení jednoho účastníka v každé místnosti nahrávat. Dejme tomu, vedoucí oddělení. Nyní bude každá místnost nahrávána bez ohledu na to, kde se hostitel nachází.

Hostitel potřebuje umožnit lokální nahrávání a povolit účastníci zaznamenat z nastavení, aby se to stalo.

Breaking It Down

Funkce Breakout Rooms aplikace Zoom je docela úžasná. A stejně snadno se používá. Lepší způsob, jak organizovat schůzky. Užitečné, když je příliš mnoho pracovníků z různých oddělení nebo oblastí života. Mělo by to také pomoci s ochranou soukromí, protože možná nebudete chtít, aby zaměstnanci slyšeli, o čem jste právě diskutovali s nejvyššími představiteli. Očekávám, že konkurence rychle dožene. V sektoru videokonferencí se situace vyostřuje.