Přechod z Evernote na Google Keep Notes and Docs: Moje zkušenost
Různé / / November 29, 2021
Minulý měsíc jsem napsal a podrobný příspěvek vysvětlující, proč jsem přesunul všechna svá data a soubory z Dropboxu na Disk Google. Je to součást mého trvalého úsilí přesunout vše na jedinou platformu. Můj nápad je používat méně aplikací a rozšíření / doplňků ve prospěch konzistence, jednotnosti a lepší integrace napříč platformami a uživatelským rozhraním.
Dnes se podělím o své zkušenosti s přechodem z Evernote na Google Keep (nyní s názvem Keep Notes) a Dokumenty. Proč jsem si vybral Google? Většina produktů Google je zdarma nebo levnější než konkurence. Google také podporuje téměř všechny hlavní platformy.
Byl jsem velkým fanouškem aplikace kalendáře Sunrise, než ji Microsoft koupil a vypnul. Použil jsem aplikaci Newton pro e-maily a nyní je vypínání také. Osud Evernote také visí na vlásku, protože společnost již ano ztratila svého CTO a CFO a říká se, že je v sestupné spirále bez růstu v posledních měsících.
V takovém scénáři má smysl jednat rychle a přejít na řadu spolehlivých alternativ. Tak jsem začal.
Také na Guiding Tech
1. Evernote do Google Keep
Zatímco Evernote nabízí možnost jasně vidět všechny vaše poznámkové bloky a poznámky na postranním panelu, Google Keep má jiný přístup.
Keep nabízí jednoduché rozhraní. Nejsou v něm však žádné zápisníky ani systém hierarchie souborů. Místo toho můžete vytvářet poznámky, které lze lépe barevně odlišit prezentace a organizace.
Vždy mě bavily vizuálně přitažlivé aplikace a rád jsem se dozvěděl, že nyní mohu každé notě přiřadit barvu. Díky tomu je vyhledávání informací o konkrétním projektu nebo tématu mnohem rychlejší.
Taky se mi líbí myšlenka, že můžu převést Keep na Dokumenty Google z rozhraní.
Google Keep spoléhá na štítky a výkonnou funkci vyhledávání Google, které vám pomohou najít v poznámkách to, co hledáte. Pokud hledáte strukturu složek, která by dávala smysl vašim poznámkám a nápadům, budete se muset podívat na Dokumenty Google, ale o tom později.
Keep umožňuje více uživatelům spolupracovat na jedné poznámce zdarma, na rozdíl od Evernote. K tomu potřebujete plán Evernote's Plus. Nyní mohu pozvat přátele, aby přispěli do seznamu úkolů všech aktivit, kterých se můžeme na našich cestách zúčastnit.
Evernote mi umožnil anotovat obrázky za chodu. V Google Keep umím kreslit. Ať už se jedná o nový prázdný lístek nebo již existující s fotkou, zde mohu být kreativní.
A co firemní uživatelé, kteří používají pracovní chat a prezentaci Evernote? věřím Hangouts budou fungovat naprosto v pořádku v těchto situacích. Můžete jej použít k chatování nebo videohovorům během schůzek. Místo používání poznámkových bloků a poznámek nyní budete používat složky a soubory na Disku a poznámky v Keep.
Na pracovní ploše Windows jsem pomocí lepicích poznámek vytvářel krátké poznámky, které jsem mohl později během několika dní smazat. Nebyla k dispozici žádná funkce synchronizace. Nahradil ji také Google Keep.
Mám tendenci zapomínat na věci, které bych měl dělat, když jsem venku. Keep mi pomáhá je rychle zapisovat. Vytvořil jsem poznámku, abych si nechal vytisknout vizitky v místní tiskárně a přidal připomenutí místa. Když jsem v blízkosti, Keep mi to připomene. S Evernote jsem mohl vytvářet pouze upomínky založené na čase.
Jednou z oblastí, kde Keep září nad Evernote, jsou seznamy. Když v Keep vytvořím seznam s více položkami a zaškrtnu je jako hotové, každá položka se přesune na konec seznamu. Když jsem začal psát položku, Keep mi připomněl, že už je na seznamu, a pomohl mi vyhnout se duplicitě. Tato funkce je dostupná v mnoha aplikacích se seznamy úkolů, jako je např Todoista.
Skvělým příkladem použití seznamů je vytvořit poznámku k nákupnímu seznamu pro váš dům a sdílet ji se svým partnerem. Usnadňuje nákup potravin a kontrolu položek. Jedinou výhradou je, že nedostávám upozornění, když je něco ze seznamu zaškrtnuto.
Evernote i Keep mi umožňují zachytit nápady na cestách pomocí textu, obrázků a hlasu. Když mluvíme o hlasu, Keep to umí lépe než Evernote zde. Všechny hlasové poznámky budou převedeny na text a uloženy ve stejné poznámce pro pozdější nahlédnutí.
Nedostatky Keep
Není to však všechno jen slunce. Na Keep se mi nelíbí, jak samostatně zachází s poznámkami a seznamy. Poznámka může být buď seznam se zaškrtávacími políčky, nebo poznámka s textem, obrázkem a hlasem. Nemůže to být mix obojího. To je frustrující.
Přestože jsou Poznámky výkonné a úžasné, nelze je integrovat s Kalendářem Google. Dokumenty Google tak činí, proč nemůže Google Keep? Poslal jsem tweet týmu a oni mě požádali o odeslání žádosti o funkci. Google má také a Úkolová aplikace která neintegruje Keep.
Pozitivní je, že jsem jej mohl nainstalovat na každé zařízení, které vlastním, na rozdíl od Evernote, kde jsem byl ve svém bezplatném účtu omezen na 2 zařízení.
Také na Guiding Tech
Jako produkt Google vám Keep automaticky navrhne fráze, když začnete psát, a pokud je položka již ve vašem seznamu, připomene vám to samé. Poté můžete zrušit zaškrtnutí.
Keep nepodporuje formátovaný text, což znamená, že nemohu používat tučné písmo, kurzívu ani jiné vizuální vodítka, které by mi pomohly uspořádat si myšlenky v poznámce, jako jsem to dělal v Evernote.
Jednou jsem vytvořil opravdu dlouhou poznámku a myslel jsem si, že v ní bude snadné hledat text, ale mýlil jsem se. I když existuje funkce vyhledávání pro hledání textu uvnitř poznámek, neexistuje způsob, jak hledat v poznámce.
Během mého výzkumu jsem zjistil, že existuje a limit štítků 99 v aplikaci Keep. To může být velmi omezující, pokud používáte Keep po dlouhou dobu. Dobrou zprávou je, že dříve byl limit štítků 50 a zdálo se, že se v poslední době zvýšil. S rostoucí popularitou tohoto nástroje možná Google své rozhodnutí přehodnotí. Na druhou stranu Evernote umožňuje až 100 000 tagů!
Evernote má také několik nedostatků. Jako bezplatný uživatel jsem zjistil, že nemohu přidat více obrázků do jedné poznámky kvůli limitu 25 MB/poznámku.
Zde je kompletní seznam všech limitůz hlediska účtu pro Evernote. Google potřebuje vytvořit podobný seznam.
Také na Guiding Tech
2. Evernote do Dokumentů Google
Upřímně řečeno, bude mi chybět funkce notebooku Evernote, ale našel jsem řešení - Dokumenty Google. Na Disku Google jsem byl schopen vytvořit podsložky ve složkách pro ukládání dokumentů a souborů. Nyní mohu používat Disk a Dokumenty k napodobení archivační funkce Evernote.
I když mi Evernote umožňuje jít pouze do dvou úrovní s jejich strukturou složek, neexistuje žádné omezení, jak hluboko mohu se složkami na Disku Google jít.
Stále jsem v procesu převodu poznámek, ale v tuto chvíli to vypadá takto. Časem získá lepší tvar. Dělám to jeden po druhém, ale existují způsoby, jak proces automatizovat. Více o tom později.
Disk Google mi také umožňuje zdarma prohledávat dokumenty a soubory PDF. Drive i Evernote podporují OCR a nemusíte za první platit jako za Evernote.
Dokumenty používám jako kartotéku k ukládání poznámek a příloh, které jsou dlouhodobější. Mezitím používám Google Keep pro krátkodobé poznámky, které často mažu. Keep je lepší pro textové, obrázkové a zvukové poznámky.
Je snadné převést dokument Google na Keep a naopak. Užitečné pro chvíle, kdy chci uložit poznámku Keep trvale. Tato funkce u verzí těchto aplikací pro iOS chybí. Nejsem si jistý, proč byl iOS vyloučen, protože na této platformě je k dispozici tolik aplikací Google.
Evernote funguje jako kartotéka. Podobných výsledků můžete dosáhnout s Keep a Docs pomocí Uložit rozšíření na Disk Google. Pomocí toho můžete oříznout webové stránky ve formátu HTML nebo PDF. Stejně jako Evernote i Google podporuje OCR a umí vyhledávat text i v obrázcích.
Webové stránky, které potřebuji pouze pro rychlou orientaci, uložím do Pokračovat v používání Rozšíření pro Chrome.
Dokumenty Google také podporují formátovaný text, který v aplikaci Keep velmi chybí. Na Disku můžete vytvářet odkazy na jiné dokumenty a soubory, podobně jako propojujete jiné poznámky/notebooky v Evernote, ale totéž není možné na Keep. Díky tomu jsou Dokumenty ještě nepostradatelnější.
Musím souhlasit s tím, že použití kombinace Dokumentů Google a Keep mě občas může opravit. Vyhledávání Google funguje na Disku a Keep samostatně. Je to proto, že Keep není součástí Disku Google. Aplikace jako Prezentace a Tabulky jsou však součástí Disku a také odkazují na Keep, což se může hodit pro tabulky a prezentace.
I když s tímto uspořádáním nejsem spokojený, Keep je zdarma a je dodáván s neomezeným úložištěm, které se nezapočítává do vašeho bezplatného 15GB úložiště Google. Zkontrolujte naše Průvodce úložištěm Disku Google na tom, co se počítá a co ne.
3. Jak přenést
To je největší problém, se kterým jsem se doposud potýkal. Neexistuje způsob, jak přímo importovat poznámky a přílohy z Evernote do Keep. Žádám vás všechny, abyste otevřeli Keep a pomocí možnosti zpětné vazby odeslali žádost o funkci Evernote to Keep. Můžete tak učinit na webová verze pouze, nikoli v desktopové nebo mobilní aplikaci.
Existuje několik řešení, která proberu níže. Podívejte se, který vyhovuje vašim potřebám.
Ústředí cloudu nabízí bezplatnou službu která zdarma zálohuje všechny vaše poznámky Evernote na Disk Google. Pro každou poznámku vytvoří soubor HTML. Už víme, že Disk integruje Keep.
Nyní můžete vytvářet poznámky v aplikaci Keep z Dokumentů. Pozdější část může být zdlouhavý proces, ale to je v tuto chvíli jediná dostupná alternativa.
Druhá možnost je zkopírovat vše ručně, po jedné poznámce. To je to, co dělám, protože mi to dává větší kontrolu nad každým aspektem procesu a umožňuje mi to trochu uklízet dům.
Smazal jsem staré poznámky, dokonce celé sešity, které už nepotřebuji. Během ručního a časově náročného procesu přenosu jsem narazil na dávno zapomenuté, ale zásadní poznámky s útržky informací, které jsem si ani nepamatoval.
Evernote do Google Keep & Docs
V Evernote mám více než 1000 poznámek, ale víc než polovinu už nepotřebuji. Proces přesunu poznámek z Evernote do Dokumentů a Keep bude nějakou dobu trvat, ale dále konsoliduje moje data a budu mít o dvě místa méně, kde hledat nápady, poznámky a soubory.
Kombinace Dokumentů Google a Keep může nahradit Evernote a dokonce i aplikaci se seznamem úkolů, ale za cenu menšího počtu funkcí. Otázka tedy zní, co potřebujete? Více funkcí a více aplikací se soubory a daty rozptýlenými po webu?
Nebo si vystačíte s menším počtem funkcí nabízejících aplikace, ale větší stabilitou, konzistencí napříč platformami a lepší integrací? Jistě, možná budete muset někde utnout rohy a je zcela na vás, které z nich ustřihnete.
Dále: Chcete používat Disk Google jako profesionál? Zde je 5 aplikací pro Chrome, které vám pomohou využít Disk Google na maximum.