Jak odeslat e-mail na základě odpovědi ve formulářích Google

Formuláře Google vám umožňují shromažďovat odpovědi a názory od vašich respondentů různými způsoby, ať už jde o jednoduchý kvíz nebo dlouhý dotazník. Ačkoli mají několik užitečných nativních funkcí, Formuláře Google vám zatím neumožňují nativně odesílat e-mailová upozornění sobě nebo respondentovi.

Ten se objeví, pokud chcete uživateli poděkovat za jeho reakci a čas. Na druhou stranu, pokud váš formulář slouží širokému publiku a je do něj zapojeno několik oddělení, je prosévání všech odpovědí z formuláře časově náročné.

Naštěstí existuje několik řešení, pomocí kterých můžete posílat e-maily vlastníkovi nebo jednotlivcům. Nyní existují dva způsoby, jak v tom pokračovat.

Můžete buď odeslat e-mail na základě jakékoli odpovědi ve vašem formuláři. Nebo můžete jednu poslat v závislosti na odpovědích, které uživatelé zvolili. A jak již bylo uvedeno dříve, obě metody vyžadují pomoc externího doplňku. Protože budete střílet e-mail ze svého účtu, budete muset dodatku nebo funkci poskytnout příslušná oprávnění.

Teď, když to máme vyřešené, můžeme začít, ano?

Také na Guiding Tech

Jak odeslat obecný e-mail pomocí formulářů Google

Odeslání obecného e-mailu uživateli nebo vlastníkovi naštěstí není žádná velká věda. Doplněk s příhodným názvem Form Notifications vám umožňuje odesílat uživatelům jednoduché e-maily s poděkováním.

Získejte oznámení z formuláře

Krok 1: Po vytvoření formuláře klikněte na nabídku se třemi tečkami vpravo a ze seznamu vyberte Doplňky. Tím přejdete na Google Marketplace.

Krok 2: Nyní vyhledejte Form Notifications a kliknutím na něj jej nainstalujte.

Dále vytvořte formulář. Pokud chcete e-maily odesílat přímo respondentovi, zaškrtněte políčko Shromažďovat e-maily v části Nastavení.

Nebo můžete nastavit otázku formuláře s dotazem na e-mail od uživatele a označit ji jako Povinnou, jak je uvedeno níže.

Krok 3: Po dokončení klikněte na malou ikonu doplňku a vyberte možnost Oznámení formuláře. V pravém dolním rohu se zobrazí výzva.

Přepněte tlačítko pro e-mail s poděkováním.

Jak již bylo uvedeno dříve, můžete přejít buď do pole Automaticky, nebo do pole Formulář. Vyberte si ten, který nejlépe vyhovuje vašim požadavkům. Zároveň můžete k e-mailu přidat i Skrytou kopii vyplněním pole „Odeslat kopii komu“.

Krok 4: Dále přidejte předmět a tělo e-mailu a to je vše! Uložte nastavení a klikněte na ikonu Náhled v horní části, abyste viděli, zda vám aktuální konfigurace vyhovuje.

Jedná se o jednoduchý doplněk a jeho konfigurace je jednoduchá a přímočará. Díky značce Published by Google Cloud je také trochu spolehlivý.

Kromě výše uvedeného můžete také poslat e-mail sobě (nebo tvůrci), když formulář narazí na pevný počet odpovědí.

Chcete-li tak učinit, přepněte tlačítko „Upozornit na odpověď formuláře“. E-mail tvůrce se automaticky vyplní do pole příjemce. Není to napevno a můžete zadat i jiné e-mailové adresy.

Po dokončení přidejte práh upozornění a stiskněte tlačítko Uložit. Od této chvíle bude váš formulář vystřelovat e-mail, jakmile překročí práh odpovědi.

Také na Guiding Tech

Jak odesílat odpovědi na základě odpovědí

Pojďme to tam dát. Pokud chcete posílat odpovědi na základě odpovědí ve vašem formuláři, není to snadné jako výše uvedený proces. Zde si budete muset pohrát s App Scriptem připojené tabulky.

Naštěstí, pokud máte jednoduchý formulář, mělo by to být snadno proveditelné. V našem případě máme jednoduchý formulář, kdy se respondentů ptáme na preferované místo dovolené.

A v závislosti na odpovědích, které poskytnou ve formuláři, bude spuštěn e-mail na nastavenou e-mailovou adresu. Kód lze samozřejmě upravit podle požadavků vašeho formuláře.

Krok 1: Jakmile je formulář vytvořen, klikněte na kartu Odpovědi a klepněte na malou ikonu tabulky vpravo. Tím se váš formulář připojí k tabulce.

Krok 2: Přejděte do tabulky a klikněte na Nástroje > Editor skriptů.

V editoru skriptů vložte následující řádky kódu,

function checkLocation (e) { var subject=""; hodnoty var = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Zadejte hodnoty) { var label = Key; var data = hodnoty[Klíč]; prefLocation=data; Logger.log (data); } }

Tady E je událost, která se spustí při odeslání formuláře, zatímco e.namedValues objekt vám přinese data formuláře ve formě pole.

Jakmile jsou tato data zachycena, příkaz For bude cyklicky procházet polem, aby vám přinesl data. Nakonec budou data formuláře pro tuto konkrétní odpověď přiřazena k prefUmístění variabilní.

Krok 3: Mezitím klikněte na malou ikonu hodin na levém panelu, abyste získali přístup k Spouštěčům, a vyberte Přidat spouštěče.

Zde vyberte Z tabulky jako Zdroj události a Při odeslání formuláře jako Typ události.

Výše uvedené zajistí, že funkce, kterou jsme napsali výše, se spustí pouze při odeslání formuláře. A při odeslání vytáhne data pouze z připojené tabulky.

Krok 4: Nyní se vraťte do editoru skriptů a upravte kód podle svých požadavků.

V našem případě chceme, aby byl e-mail odeslán na konkrétní e-mailové ID, když respondent odpoví Hills a tak dále.

Do kódu jsme tedy přidali jednoduchou podmínku If a Else-If,

function checkLocation (e) { var subject=""; hodnoty var = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Zadejte hodnoty) { var label = Key; var data = hodnoty[Klíč]; prefLocation=data; Logger.log (data); if (prefLocation=="Hills"){ subject="Máte e-mail pro Hills Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', předmět, předběžná poloha); }else if (prefLocation=="Pláže"){ subject="Máte e-mail pro umístění pláží"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', předmět, prefUmístění); } else if (prefLocation=="Města") { subject="Máte e-mail pro umístění měst"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', předmět, prefUmístění); } } }

Samozřejmě k tomu budete muset poskytnout povolení GmailApp.sendEmaiFunguji do práce. Jde však o jednorázový proces.

Krok 5: Nyní, když je vše na svém místě, uložte kód kliknutím na ikonu Uložit, jak je znázorněno níže.

Nyní spusťte kód. Bohužel při absenci události nebudete moci spustit kód přímo z editoru skriptů.

Chcete-li spustit svůj kód, odešlete svůj formulář. Pokud je vše na správném místě, je pravděpodobné, že dostanete e-mail.

Po dokončení můžete kód vyladit podle svých požadavků a přidat jednotlivé podmínky If-Else. Současně můžete také navrhnout tělo e-mailu podle údajů.

Jak zkontrolovat chyby

Spustit kód bez chyb na první pokus je vzácné a upřímně řečeno, existuje spousta věcí, které se mohou pokazit. Chcete-li zkontrolovat chybu, přejděte na kartu Executions a uvidíte všechny instance, které byla funkce volána.

Kliknutím zobrazíte chyby. Zde můžete také vidět, jak byla funkce volána. Značka Trigger se překládá do odeslání formuláře, zatímco značka Editor znamená, že funkce byla spuštěna prostřednictvím Editoru.

Zároveň, pokud chcete křížově zkontrolovat hodnotu funkce, stačí přidat Logger.log (proměnnou) pro protokolování dat.

Například jsme vyvolali Logger.log (prefLocation) uvnitř jednotlivých podmínek If-Else a náš protokol vypadal jako ten výše.

Také na Guiding Tech

Kódovat či nekódovat

Druhá metoda může vypadat trochu komplikovaně. Jakmile ale přijdete na kloub tomu, jak se jednotlivé funkce nazývají, bude šance, že to půjde, o něco jednodušší.

Ale na konci dne, pokud si nechcete ušpinit ruce, můžete se podívat na Formuláře e-mailových oznámení doplněk. Tento je určen pro odesílání e-mailů na základě podmíněných odpovědí. Funkce podmíněného formátování však není zdarma a stojí přibližně 4 $ měsíčně za licenci pro jednoho uživatele.

Pokud tedy potřebujete příležitostně odesílat odpovědi na své formuláře, můžete výše uvedený kód vložit do editoru App Script.