Jak naplánovat poštu mimo kancelář v aplikaci Outlook
Různé / / November 29, 2021
Každý si zaslouží dovolenou nebo malou pauzu od pracovního života. Pokud však jedete na pár dní na dovolenou a nejste k dispozici v kanceláři, abyste se mohli věnovat klientům, je vhodné nastavit automatické odpovědi nebo e-maily mimo kancelář v Outlooku. Tímto způsobem můžete dát ostatním vědět, kdy, proč a jak dlouho budete nedostupní. Můžete také uvést, na koho se obrátit ve vaší nepřítomnosti pomocí odpovědí mimo kancelář.
Můžete snadno nastavit a naplánovat poštu mimo kancelář v aplikacích Outlook web, Windows a Mac. Bohužel nemůžete udělat totéž z Mobilní aplikace Outlook. V tomto příspěvku se budeme zabývat všemi třemi platformami a ukážeme vám, jak naplánovat oznámení o nepřítomnosti v kanceláři v aplikaci Outlook.
Také na Guiding Tech
Naplánujte si poštu mimo kancelář v aplikaci Outlook Web
Desktopové aplikace Outlooku jsou v pořádku, ale webový Outlook zůstává z této trojice nejbohatší na funkce. Nové funkce jako např Outlook Spaces nejprve přistane na webu Outlook a poté se rozšíří na další platformy.
Zde je návod, jak nastavit automatické odpovědi na webu Outlook.
Krok 1: Navštivte Outlook na webu.
Navštivte Outlook Web
Krok 2: Klikněte na ikonu Nastavení v pravém horním rohu a vyberte Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
Krok 3: Na levém postranním panelu vyberte Mail a klikněte na Automatické odpovědi.
Krok 4: Povolit přepínání automatických odpovědí.
Krok 5: Své odpovědi můžete nastavit tak, aby začínaly a končily v konkrétní čas. Jinak budou pokračovat, dokud je nevypnete. Povolit odesílání odpovědí pouze během časového období. Vyberte Čas začátku a Čas konce.
Krok 6: Napište svou personalizovanou odpověď se všemi relevantními podrobnostmi a stiskněte tlačítko Uložit ve spodní části.
Při koncipování odpovědi můžete pomocí editoru formátovaného textu Outlooku napsat perfektní odpověď. Můžete také povolit odesílání odpovědí do nabídky kontaktů ve spodní části. Ale nedoporučujeme to, protože pokud tuto možnost povolíte, automatickou odpověď dostanou pouze uložené kontakty aplikace Outlook. Ostatním mohou uniknout odpověď mimo kancelář.
Také na Guiding Tech
Naplánujte si poštu mimo kancelář v Outlooku Mac
Microsoft aktuálně zpracovává dvě aplikace Outlook na Macu. Přepínač Nový Outlook v aplikaci Outlook na Macu vás přenese do nové prostředí Outlooku které Microsoft brzy plánuje.
Funkce Mimo kancelář je dostupná pouze ve staré aplikaci Outlook pro Mac. Zde je návod, jak jej používat.
Krok 1: Otevřete aplikaci Outlook na Macu.
Krok 2: Z panelu nabídek vyberte Nástroje.
Krok 3: Klepněte na položku Mimo kancelář.
Krok 4: Povolte odesílání automatických odpovědí pro účet „Outlook“.
Zde máte možnost vytvořit různé automatické odpovědi pro v rámci vaší organizace a mimo vaši organizaci.
Krok 5: Vyberte Čas začátku a Čas ukončení a dole klikněte na ok.
V aplikaci Outlook pro Mac bohužel chybí editor formátovaného textu pro vytváření automatických odpovědí.
Nastavení automatických odpovědí v aplikaci Outlook Windows
V systému Windows máme aplikaci Mail, která je integrována do operačního systému, a aplikaci Outlook, která je součástí balíčku Microsoft 365. V příkladu níže použijeme aplikaci Outlook z Microsoft 365.
Krok 1: Otevřete Outlook v systému Windows.
Krok 2: Ponechte otevřenou nabídku Pošta a na panelu nabídek vyberte Soubor.
Krok 3: Na stránce Info najdete možnost Automatické odpovědi. Klikněte na to.
Krok 4: Povolte možnost Odesílat automatické odpovědi a vyberte čas zahájení a čas ukončení.
Krok 5: Napište svou automatickou odpověď pomocí funkčního textového editoru a ve spodní části OK.
Jednou z oblastí, kde Outlook pro Windows poráží Outlook Mac a Outlook web, jsou pravidla v automatických odpovědích.
Po napsání automatické odpovědi můžete kliknout na Pravidla a otevře se vyhrazená nabídka pro nastavení pravidel.
Vyberte Přidat pravidlo a v Outlooku můžete vytvořit různá pravidla automatizace. Například můžete automaticky přeposílat konkrétní e-maily na jinou e-mailovou adresu.
Můžete také nastavit Outlook tak, aby automaticky odstraňoval určité e-maily s marketingovými klíčovými slovy. Tímto způsobem, když se vrátíte z dovolené, nebudete bombardováni stovkami e-mailů.
Dalším scénářem mohou být vlastní odpovědi. Řekněme, že někteří klienti jsou pro vás důležitější. Do pravidel můžete přidat jejich e-mailovou adresu a nastavit pro ně vlastní e-mailovou odpověď. Obnovení bude nadále dostávat normální automatické odpovědi v aplikaci Outlook. Možnosti jsou zde nekonečné.
Také na Guiding Tech
Nastavte automatické odpovědi v aplikaci Outlook
Nastavení automatických odpovědí mimo pracovní dobu ukazuje váš profesionální přístup k vaší práci. Vaši klienti, zákazníci a ti, kteří vás kontaktují prostřednictvím e-mailu, ocení aktualizaci prostřednictvím e-mailu. Projděte výše uvedené kroky a nastavte poštu mimo kancelář v aplikaci Outlook.