Jak automaticky archivovat e-maily v aplikaci Outlook

Microsoft Outlook je nejvíce oblíbené e-mailové řešení mezi podniky a podniky. Pokud jde o spotřebitele, Outlook za Gmailem zaostává. Výchozí pošta aplikace Outlook je dodávána s 15 GB místa, které lze vyplnit. S množstvím marketingových nebo bankovních akcí a dalších nevyžádaných materiálů, které dostáváme, je docela snadné ztratit tyto důležité e-maily z očí. Situaci můžete předejít archivováním méně potřebných e-mailů a mazáním reklamních a nevyžádaných e-mailů.

Pokud je vaše doručená pošta Outlooku pomalá nebo se chová divně, musíte archivovat nebo odstranit nepodstatné e-maily. Ruční archivace e-mailů může být časově náročný a únavný proces.

Microsoft sice nabízí funkci Focused Inbox, ale omezuje se na filtrování relevantních e-mailů pro uživatele. Dalším užitečným doplňkem jsou pravidla Outlooku. Je to verze aplikace Outlook IFTTT. Pomocí pravidel lze vytvořit více automatizací pro přesun určitých e-mailů do archivu nebo odstranění části e-mailů.

V tomto příspěvku vás provedeme funkcí pravidel Outlooku a vytvoříme některá pravidla pro automatickou archivaci e-mailů z Outlooku. Příspěvek se bude také týkat dalšího bonusového triku Outlooku, jak z jednoho místa odhlásit nepodstatné e-maily. Začněme.

Také na Guiding Tech

Vytvořit pravidlo automatické archivace z e-mailu

Funkce Outlook Rules je dostupná pouze pro Outlook Mac, Windows a Web. Na mobilu nemáte přístup k funkci Pravidla. Pro tento příspěvek použijeme web Outlook, protože funguje stejně na všech platformách.

Krok 1: Otevřete web Outlook a přihlaste se pomocí přihlašovacích údajů k účtu Microsoft.

Krok 2: Vyberte irelevantní e-mail a otevřete jej.

Krok 3: Klepněte na nabídku se třemi tečkami a vyberte Vytvořit pravidlo.

Krok 4: Vytvořte pravidlo pro přesun zpráv od odesílatele do složky Archiv.

Poté se všechny e-maily od odesílatele přesunou přímo do archivované doručené pošty. Stále k nim máte přístup z nabídky Archiv ve složkách.

Vytvořte pravidla automatické archivace z nastavení aplikace Outlook

Výše zmíněný trik přesune všechny e-maily od odesílatele do archivu položek. Co když někdo chce archivovat e-maily s určitými předměty nebo klíčovými slovy z těla zprávy?

Jsem například vyčerpaný nabídkami půjček, aktualizacemi koronaviru nebo jakýmkoli jiným marketingovým harampádím z mé banky. Měsíční výpisy z mého bankovního účtu a účty za kreditní kartu jsou však něčím, co pravidelně uvádím. Pokud máte podobné preference v tématech nebo předmětech, postupujte podle následujících kroků a nastavte některá pravidla.

Krok 1: Otevřete web Outlook a přejděte do Nastavení.

Krok 2: Zobrazte všechna nastavení aplikace Outlook a zobrazí se vyhrazená nabídka nastavení.

Krok 3: Vyberte možnost Pravidla a vyberte Přidat nové pravidlo.

Krok 4: Pojmenujme to Pravidla banky a přidejte podmínku.

Krok 5: Přidejte klíčová slova, která pro vás již nejsou relevantní, přidal jsem do zpráv termíny jako Půjčka, EMI atd.

Krok 6: Vytvořte pravidlo pro přesun všech e-mailů do složky Archiv a stiskněte Uložit.

Nyní, kdykoli obdržíte e-maily s klíčovými slovy Půjčka, EMI nebo Důležitá, budou automaticky přesunuty do složky Archiv.

Vytvořme další užitečné pravidlo. Můžeme? Každá společnost tam rozesílá uživatelům e-maily související s koronavirem. I když tleskám jejich úsilí, někdy je únavné číst denně zprávy o smrtícím viru. Pomocí pravidel Outlooku můžete tyto zprávy automaticky archivovat, než upoutají vaši pozornost.

Krok 1: Otevřete web Outlook a přejděte do Nastavení > Pošta > Pravidla.

Krok 2: Pojďme dát novému pravidlu název ‚Coronavirus‘ a přidat podmínky.

Krok 3: Přidejte podmínky, například pokud tělo zprávy obsahuje klíčové slovo (Jako Corona virus nebo COVID-19), a poté tyto e-maily přesuňte do složky Archiv.

Vytvořil jsem jich desítky Pravidla Outlooku. Je to výkonná funkce a možnosti jsou nekonečné. Zde je návod, jak jej používám. Kdykoli jsem na dovolené, vytvořím pravidlo pro přesunutí všech příchozích e-mailů do složky „Během cestování“, aby mě nikdy nevyrušily během rodinného času.

Některé útržkovité společnosti neustále posílají nevyžádané e-maily do mé doručené pošty v Outlooku. Nenechají mi jinou možnost, než vytvořit pravidlo automatického mazání pro odstranění těchto e-mailů.

Také na Guiding Tech

Odhlásit odesílatelům e-mailů

Funkce automatické archivace je užitečná, když chcete mít doručenou poštu čistou od falešných e-mailů. Pokud ale chcete úplně přestat dostávat e-maily od odesílatele, musíte použít funkci odhlášení z e-mailu.

Najít to malé tlačítko pro odhlášení v každém e-mailu však může být časově náročné a nudné. Naštěstí s Outlook Web, můžete vidět všechny odesílatele e-mailů s tlačítkem pro odhlášení na jednom místě.

Krok 1: Otevřete web Outlook a přejděte do Nastavení.

Krok 2: Přejděte na Mail > Předplatné.

Krok 3: Zde uvidíte seznam odesílatelů e-mailů s velkým tlačítkem pro odhlášení.

Krok 4: Ty nepotřebné z nabídky odhlašte a také můžete klepnutím na nabídku se třemi tečkami zablokovat odesílatele.

Tuto funkci používám jednou za čtvrtletí k odstranění nepodstatných e-mailů ze seznamu.

Také na Guiding Tech

Udržujte svou e-mailovou schránku čistou

Microsoft Outlook obsahuje vynikající funkci pravidel. Můžete jej použít k automatickému mazání, automatické archivaci příchozích e-mailů, jejich přesouvání do různých složek na určitou dobu a dokonce k odhlášení nepotřebného odesílatele z jediné nabídky. Zlepšilo to můj e-mailový zážitek o míli. Jak plánujete používat pravidla aplikace Outlook? Vypněte zvuk v sekci komentářů níže.