Kompletní průvodce organizací Gmailu, abyste jej mohli efektivně používat

Gmail je stále velmi relevantní a důležitý, i když aplikace jako Slack a Týmy snížili naši závislost na e-mailu. Podle a Zpráva McKinsey, průměrný člověk stále tráví až 28 % času pracovního týdne na e-mailech. Proto má smysl organizovat Gmail, abyste snížili nepořádek a zvýšili produktivitu.

Počet e-mailů, které dostáváme, může být ohromující, zejména ze zdrojů, které si ani nepamatujeme, že bychom se k odběru přihlásili. Pak jsou tu staré, ale důležité e-maily, které se ztrácejí v moři nových e-mailů. Zde je několik rychlých tipů a triků, jak organizovat e-maily v Gmailu a vnést do vašeho pracovního života zdravý rozum.

Pojďme začít.

1. Uspořádání doručené pošty Gmailu

Většina e-mailů končí ve složce Doručená pošta, což je primární důvod, proč je tak nepřehledná a zahlcující zároveň. Jedním ze způsobů, jak rychle najít důležité e-maily, je změnit typ doručené pošty tak, aby se důležité e-maily zobrazovaly nahoře.

Krok 1: Klikněte na Nastavení a vyberte Všechna nastavení.

Krok 2: Přejděte na kartu Doručená pošta, kde si můžete vybrat výchozí zobrazení vedle položky Typ doručené pošty.

Navrhuji, abyste vyzkoušeli několik alternativ a zjistili, která z nich vyhovuje vašim potřebám:

• Výchozí: Zobrazuje e-maily podle data a času
• Důležité za prvé: Gmail používá AI k rozhodování, které e-maily jsou pro vás důležité
• Nejprve nepřečtené: Uspořádejte Gmail tak, aby se nepřečtené e-maily zobrazovaly jako první
• S hvězdičkou jako první: E-maily, které jste označili hvězdičkou, se zobrazí jako první. Použijte hvězdičky k označení důležitých e-mailů/ID
• Prioritní pošta: Google dává pozor na e-maily, se kterými komunikujete nejčastěji, a použije tyto informace k zobrazení relevantních e-mailů jako první

Existují další nastavení, která byste měli zkontrolovat.

Také na Guiding Tech

2. Uspořádání Gmailu podle složek/štítků

Gmail tomu říká štítky, ale znamená to totéž. Místo pro filtrování a ukládání e-mailů, aby nezaplňovaly doručenou poštu. Doporučuji udržovat celkový počet štítků nízký a nezbláznit se z nich. Také můžete vytvářet vnořené štítky v Gmailu, což znamená štítky uvnitř štítku. Funguje to skoro jako podsložka.

Vytvoříme filtr, který Gmailu řekne, aby odeslal konkrétní e-mail nebo jej uložil pod daný štítek.

Krok 1: Otevřete e-mail, pro který chcete vytvořit filtr. Kliknutím na ikonu Štítky v horní části zobrazíte seznam existujících štítků. Vypadá to jako šipka ukazující doprava.

Krok 2: Můžete si vybrat ze stávajícího seznamu štítků nebo vytvořit nový přímým zadáním názvu v horní části. Zde můžete také spravovat nastavení štítků.

Vytvořte například štítek s názvem Reading Digest pro všechny e-maily, které dostáváte ze služby Medium nebo Quora, nebo pro zpravodaje, k jejichž odběru jste se přihlásili. Tyto e-maily se nyní nebudou zobrazovat ve vaší doručené poště a půjdou přímo do štítek nebo složku. Pokud nechcete vytvořit nový štítek pro tento zvláštní e-mail, můžete z této nabídky také přesunout e-maily do štítků.

Štítky můžete také barevně označit. Procházejte seznamem štítků na postranním panelu a kliknutím na ikonu nabídky se třemi tečkami vedle něj vyberte barvu.

3. Uspořádejte Gmail podle velikosti

Google nabízí 15 GB volného místa pro všechny aplikace Google včetně Gmailu. Dochází vám místo nebo chcete udělat úklid domácnosti? Seřaďte e-maily podle velikosti, abyste našli a odstranili e-maily, které zabírají místo, ale nyní neslouží žádnému účelu.

Operátor vyhledávání je velikost: bajtů. To znamená hledat e-maily, které zabírají více než 15 MB místa, zadáte velikost: 15728640. Příkaz velikost: mb také funguje.

V tomto okamžiku můžete být kreativní a přidat další parametry vyhledávání k dalším výsledkům filtrování, jako jsou:

• velikost: mb má: přílohu
• velikost: 10 MB má: příloha název souboru: doc
• velikost: 10 MB větší_než: 5m menší_než: 8M

Vyzkoušejte několik kombinací, abyste byli svědky toho, jaké výsledky získáváte, a poté to vezměte. Gmail navrhne některé další parametry vyhledávání přímo pod vyhledávací lištou, jako je datum a čas, které vám pomohou najít to, co hledáte.

Profesionální tip: Víte, jak můžeme vytvářet štítky filtrovat e-maily. Věděli jste, že můžete použít štítek #GoogleDrive k ukládání příloh přímo do složky na Disku? Následným smazáním e-mailu nesmažete ani soubor uložený na Disku.

Také na Guiding Tech

4. Správa karet

Gmail je dodáván s mnoha kartami, které jsou ve výchozím nastavení aktivní. Nepotřebujete nebo nemusíte všechny tyto karty.

Vraťte se do Nastavení a na kartě Doručená pošta si všimnete kategorií. Zde můžete tyto karty snadno zapnout/vypnout. Neexistuje žádný způsob, jak vytvořit nové karty nebo přiřadit štítek jako kartu. To by ale bylo tak cool.

5. Uspořádejte Gmail podle odesílatele

Hledejte všechny e-maily od konkrétního odesílatele. To je snadné a nemusíte ani otevírat e-mail, aby to fungovalo.

Chcete-li zahájit vyhledávání, klikněte pravým tlačítkem na e-mail a vyberte možnost „Najít e-maily od jména“. Všechny e-maily byste měli zobrazit během několika sekund.

Google Mail Rocks

Gmail je jedním z nejlépe navržených poskytovatelů e-mailových služeb na světě. Existuje několik způsobů, jak si jej přizpůsobit tak, jak chcete. Existují také skryté funkce, klávesové zkratkya vyhledávací operátory, které můžete použít k získání toho, co hledáte. Doufám, že vám výše uvedené tipy pomohly lépe uspořádat doručenou poštu. Možná dokonce dosáhnout nulové složky doručené pošty? Zkřížené prsty.