13 nejlepších způsobů použití papíru Dropbox

Už je to pěkných pár let, co Dropbox Paper vystoupil z beta fáze. Nástroj pro spolupráci vám umožňuje vytvářet úhledně sdílené poznámky organizuje dokumenty a soubory do složek nebo projektů. Dropbox Paper přijímá všechny druhy obsahu a formátů médií, takže je neuvěřitelně snadné sestavit dokumenty.

Dropbox Paper umí víc než to. Pokud chcete prozkoumat plný potenciál papíru Dropbox, podívejte se na níže uvedené hacky a triky.

1. Vytvářejte složky pouze pro pozvánky

Ve výchozím nastavení, když vytvoříte složku v Dropbox Paper, uvidí ji všichni členové týmu. Pokud však chcete vytvořit složku pro konkrétní lidi v týmu, nejlepším řešením je vytvořit složku pouze pro pozvání.

Chcete-li tak učinit, klikněte na tlačítko Vytvořit novou složku na pravém panelu a jakmile se objeví nové okno, přidejte název. Dále klepněte na ikonu budovy na spodním pásu karet a vyberte možnost Pouze pro pozvání.

Vyberte jména členů svého týmu a stiskněte tlačítko Vytvořit.

Skvělý tip: Můžete se také rozhodnout vytvořit složku otevřenou všem potichu. Chcete-li to provést, zrušte zaškrtnutí u jmen členů, než stisknete tlačítko Vytvořit.

Také na Guiding Tech

2. Vyzkoušejte sílu vyhledávání

Potřebovat vyhledat dokument mít konkrétní slovo? Hledání síly to umožňuje. Vše, co musíte udělat, je zadat klíčové slovo do vyhledávacího pole a příslušný soubor nebo složka se okamžitě zobrazí.

Například, Článek o ransomwaru se zobrazí ve složce GT > Android > Příspěvky > AI pro můj účet. Takže nemusím jít celou cestu do této složky.

Podobně můžete pouze hledat podle názvu dokumentu a nástroj se postará o zbytek.

3. Použijte zkratku

V tomto věku, kdy je vše téměř okamžité, je nezbytné, abyste se stejnou mantrou řídili také při řízení svého týmu na papíře, zejména pokud jde o formátování dokumentů.

Dropbox Paper se dodává se sortimentem klávesové zkratky. Kromě obecných zkratek, jako je Ctrl+B pro tučné písmo a Ctrl+U pro podtržení, tento nástroj pro spolupráci podporuje řadu alternativ.

• Číslovaný seznam: 1. následuje mezera
• Seznam úkolů: [] následované mezerou
• Záhlaví: Ctrl+Alt+1
• Datum: /datum následované mezerou

Pokud tedy musíte přidat řadu úkolů, přidejte * následované mezerou a okamžitě bude přidána odrážka.

S nimi ušetříte spoustu času přecházením tam a zpět mezi panelem nástrojů v dokumentu. Také díky nim bude váš pracovní postup hladší.

Chcete-li zobrazit úplný seznam, jednoduše klikněte na ikonu klávesnice v pravém dolním rohu.

4. Vytvářejte úkoly jako šéf

Jak už možná víte, pro přidání kontrolního seznamu položek stačí napsat [] a za ním mezeru. Dobrou zprávou je, že tyto kontrolní seznamy/úkoly můžete přiřadit i na cestách jednoduchým přidáním znaku @ následovaného jménem člena týmu.

Pokud tedy potřebujete vytvořit úkol s názvem „Přidat komentáře na Facebooku“ a přiřadit jej Sylvii s datem splatnosti 11. března 2020, stačí zadat následující příkaz.

[] Přidejte komentáře na Facebooku @Sylvia /11/03/2020 

A je to. Není potřeba si zahrávat s panelem nástrojů nebo s horní stužkou.

Skvělý tip: Pomocí ikony Prezentovat v horní části můžete dokument prezentovat jako prezentaci.

Také na Guiding Tech

5. Přidat dokumenty do složky

Otevíráte určitou složku, abyste do ní často umístili dokument? To je hrozná ztráta času.

Nejlepší způsob je vytvořit dokument na domovské stránce. A jakmile jej pojmenujete, klikněte na odkaz Přidat do složky pod názvem dokumentu a nástroj se postará o zbytek.

Věděl jsi: Dokumenty bez struktury složek se na domovské stránce zobrazí jako Nezařazené.

6. Příliš mnoho emotikonů? Spočítat je!

Myslíš, že jsi použil způsob příliš mnoho emotikonů na vašem dokumentu? Místo abychom si je sedli a počítali je ručně, co kdybychom nechali Dropbox Paper, aby to udělal?

Ano, čtete správně. Kromě standardních počtů, jako je počet slov a počet znaků, počítá Dropbox Paper také počet emotikonů.

Pokud tedy máte pocit, že 29 emotikonů je trochu moc, můžete se vrátit k dokumentu a odstranit je.

Chcete-li zkontrolovat počet slov, klepněte na tlačítko se třemi tečkami v pravém horním rohu a klepněte na možnost Počet slov.

7. Vložte snímky obrazovky jako profesionál

Dalším skvělým trikem, který vám Dropbox Paper umožňuje, je, že nemusíte nahrát snímky obrazovky a obrázky konvenčním způsobem. Jediné, co musíte udělat, je zkopírovat obrázky ze zdroje a vložit je do vašeho dokumentu.

Také přeskupování obrázků na Dropbox Paper je stejně snadné jako přetažení. Vyberte obrázek, který chcete přesunout, a přesuňte ukazatel myši na požadovanou pozici. Šikovné, že?

Také na Guiding Tech

8. Odkaz na položky různých médií

Ať už jde o zvukový soubor nebo video na YouTube, Dropbox Paper vám je umožní poměrně snadno zobrazit. Mantra? Kopírování a vkládání. Ano, nemusíte přidávat odkaz na vložení.

Zde stačí zkopírovat odkaz na video (nebo skladbu) z adresního řádku a vložit jej do dokumentu — Ano, podobně jako obrázky a snímky obrazovky.

9. Integrace s vaším kalendářem

V neposlední řadě můžete integrovat Paper do Kalendář Google (nebo MS Outlook). Chcete-li to provést, klikněte na název dokumentu a uvidíte malou šedou výzvu k propojení události kalendáře.

Vyberte kalendář podle svého výběru a po dokončení nastavení přidejte datum a poznámky ke schůzce.

Dobrou zprávou je, že jakmile svůj kalendář integrujete, všechny nadcházející schůzky se zobrazí na domovské stránce aplikace Paper.

10. Odkaz jako Ninja

Ano, vím, že kromě Pozvat existuje užitečná ikona, která vám umožní přidat externí odkazy. Je však těžkopádné kliknout na něj a poté přidat odkaz pokaždé, když musíte přidat odkaz.

Chytré je vybrat text, který chcete propojit, stisknout Ctrl+K a přidat odkaz. Šikovné, správně!

11. Exportujte své dokumenty

Dropbox vám to také umožňuje exportovat své dokumenty ve formátech PDF, Word nebo Markup. To je zvláště užitečné, pokud musíte poslat nějaké dokumenty klientům nebo obchodním partnerům, kteří nemají přístup k Dropbox Paper vašeho týmu.

Chcete-li exportovat, vyberte dokument z domovské stránky a stiskněte tlačítko Exportovat, jak je znázorněno na obrázku níže.

Dále vyberte svůj formát a stahování začne za několik sekund.

Dejte pero na papír

Kromě všech výše uvedených funkcí vám Dropbox Paper umožňuje snadnou integraci s aplikacemi třetích stran, což rozšiřuje rozsah nástroje o několik stupňů. Především můžete propojit své soubory a dokumenty Dropbox stejně snadno, jako byste přidali zaškrtávací políčko nebo seznam odrážek.

Další: Hledáte způsoby, jak používat Dropbox z Gmailu? Podívejte se na další článek a zjistěte, jak na to.