8 nejlepších způsobů, jak používat Microsoft Forms
Různé / / November 29, 2021
Microsoft spustil Microsoft Forms v září 2018. Od té doby shromáždila zdravé publikum lidí, kteří hledají službu, která jim umožňuje vytvářet průzkumy, ankety a kvízy. Ve srovnání s Google FormsMicrosoft Forms má čistší rozhraní. Některé z jeho funkcí však snadno přehlédnete, nebo je dost těžké najít.
No, nebojte se. To je místo, kde vstupujeme. Prošli jsme Microsoft Forms s hřebenem s jemnými zuby, abyste jej co nejlépe využili.
Protože to bude dlouhý příspěvek, pojďme rovnou do toho a podívejme se na některé z nejlepších způsobů, jak používat Microsoft Forms.
Také na Guiding Tech
1. Jak vytvářet formuláře
Pokud jde o vytváření formulářů, Microsoft Forms vám nabízí sedm možností –
- Více možností
- Text
- Hodnocení
- datum
- Pořadí
- Čisté skóre propagátora
Pokud jde o otázky s výběrem z více možností, je dobré, že Formuláře analyzují vaši otázku a pomáhají vám s odpověďmi. Pokud tedy například otázka začíná „Koupili jste…“, Formuláře vás vyzve Ano, Ne a Možná.
Nebo když na to přijde, pokud je první možnost Smutná, Forms vás vyzve, abyste přidali Happy and Angry jako druhou a třetí možnost. Šikovné, že?
Jejich přidávání je samozřejmé. Jediné, co musíte udělat, je vybrat možnost a přejít k další otázce.
Podobně u otázek souvisejících s textem můžete určit, zda to bude dlouhá nebo stručná odpověď. Můžete také omezit typ odpovědi. Pokud například chcete hodnotu menší než 5, klikněte na nabídku se třemi tečkami a vyberte možnost Omezení.
Dále vyberte jednu z hodnot z rozevíracího seznamu a přidejte hodnoty.
U hodnocení můžete určit úrovně i symboly.
2. Sdílení a vkládání: Kdo může reagovat
Jakmile je formulář kompletní, můžete jej odeslat na sbírat odpovědi. Chcete-li tak učinit, klikněte na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu.
Můžete si vybrat publikum svého formuláře. Pokud chcete, aby byla omezena pouze na lidi ve vaší organizaci, použijte výchozí možnosti. Ale pokud ne, klikněte na odkaz „Pouze lidé v mém…“ a vyberte možnost „Kdokoli s odkazem“.
Opět můžete odkaz sdílet přímo s cílovým publikem. Ale nejlepší možností je vložit formuláře na vašem webu nebo blogu. Nebo lépe, můžete si jednoduše stáhnout QR kód svého formuláře a poté jej sdílet na svém blogu nebo přidat do e-mailu. Díky této metodě je pro vaše respondenty neuvěřitelně užitečné odpovídat.
Rychlý tip: Chcete, aby byl váš formulář naklonován? Pokud ano, zapněte možnost Sdílet jako šablonu a sdílejte odkaz se svými přáteli nebo přímo ve svém formuláři.
Také na Guiding Tech
3. Kdy použít větvení
Pokud často vytváříte průzkumy a ankety, pak už musíte vědět, že ne každý průzkum nebo anketa je sada jednoduchých otázek. Podmíněná logika se nutně objeví a Microsoft Forms vám bohužel nedovolí přidávat podmínky stejně jako snadno jako Formuláře Google dělá. Toto je jedna ze skrytých funkcí Microsoft Forms.
Chcete-li přidat podmíněnou logiku, zahrňte všechny své otázky a jakmile budete hotovi, klepněte na ikonu se třemi tečkami v pravém rohu a vyberte Větvení.
Dále klepněte na otázku, kterou chcete rozdělit. Nyní z rozbalovací nabídky vyberte další otázku. Pamatujte, že to musíte udělat pro všechny otázky.
Chcete-li zobrazit náhled formuláře s podmíněnou logikou, jednoduše se vraťte a klepněte na ikonu náhledu.
4. Sdílejte za účelem spolupráce
Formuláře a průzkumy mohou být také práce pro dvě osoby nebo více, a proto Microsoft Forms zahrnuje funkce ke spolupráci. Chcete-li sdílet formulář se svým přítelem nebo kolegou, klepněte na tlačítko Sdílet v horní části a v pravé nabídce vyberte možnost Sdílet.
Dále vyberte ten podle svých preferencí a sdílejte odkaz se svými kolegy. Jedinou nevýhodou je, že nemůžete selektivně vybírat jména pro sdílení formuláře, což by bylo v budoucnu vítaným přírůstkem.
5. Skupinové formy: Co jsou a co dělají
Než se do toho pustíme, podívejme se, co jsou Skupiny. Skupiny je exkluzivní služba Office 365, která vám pomáhá ve spolupráci s vašimi spoluhráči. A tyto skupiny se netýkají pouze formulářů, ale jsou rozšířeny v rámci sady Office.
Po příchodu do skupinových formulářů mohou členové týmu formulář prohlížet i upravovat. A pokud jste součástí skupiny, k jejímu zobrazení nepotřebujete odkaz na formulář. Místo toho budou tyto formuláře dostupné v části Skupinové formuláře.
Také na Guiding Tech
6. Jak přidat časová omezení a další přizpůsobení
Na první pohled se zdá, že Microsoft Forms postrádá několik funkcí. Ale jak jsme zmínili výše, některé funkce jsou skryté a toto je jedna z nich.
Chcete-li přidat datum zahájení a datum ukončení, přejděte do Nastavení v nabídce se třemi tečkami a zaškrtněte políčko Datum zahájení a Datum ukončení. Zadejte data a je to.
Další přizpůsobení, které můžete také provést, je zamíchat otázky mezi respondenty. Stejně tak můžete na konec formuláře přidat vlastní zprávu „Děkujeme“.
Ale jedno nastavení, které je nejdůležitější, je email upozornění. Zkontrolujte nastavení oznámení a to je vše. Příště, kdykoli někdo odpoví na průzkum, budete na to upozorněni.
7. Analyzujte odezvy
Takže jste odeslali průzkum a odpovědi se začaly hrnout. Ale jak analyzovat odpovědi?
Jednoduše přejděte na kartu Odpovědi ve formuláři a uvidíte odpovědi. Dobrá věc je, že Microsoft Forms poskytuje vizuální reprezentaci všech odpovědí, takže je snadné je pochopit.
Pokud však chcete zobrazit všechny jednotlivé odpovědi, klikněte na Zobrazit výsledky. Dále bude jméno respondenta uvedeno v poli Responder a odpovědi se zobrazí ve spodní části.
Chcete-li zobrazit další odpověď, klikněte na ikonu šipky. A co víc, pro stažení všech odpovědí do tabulky klikněte na tlačítko Otevřít v Excelu a tabulka se stáhne do vašeho systému.
8. Změna motivu a šablon
Na Microsoft Forms se mi líbí, že rozhraní je čisté a nepřehledné. Další věc, která stojí za to na této službě milovat, jsou její témata. Díky jasným a poutavým barvám budou tyto motivy odlišovat vaše formy od ostatních.
Jediné, co musíte udělat, je klepnout na tlačítko Motiv v horní části a vybrat jeden. Zároveň můžete svému formuláři dát vlastní barvu, nebo lépe vybrat obrázek v galerii vašeho PC.
Pokud se tedy například váš průzkum týká gadgetů a telefonů, pozadí s gadgetem bude dávat větší smysl než pozadí s mužem, který surfuje.
Chcete-li tak učinit, klikněte na ikonu Plus a vyberte jednu ze dvou možností. Chcete-li nahrát pozadí, můžete také nahrát obrázek z vašeho účtu OneDrive nebo hledat na webu.
Make them Rock!
Ačkoli Microsoft Forms má spoustu funkcí spojených s dobrým designem, stále postrádá určité možnosti, jako je schopnost nahrávat soubory. Navíc také nemá šablony připravené k použití, které si můžete jednoduše vzít a pokračovat ve své práci, aniž byste ztráceli mnoho času budováním struktury.
Další: Chcete vytvořit vyplnitelný formulář v aplikaci Microsoft Word? Přečtěte si článek níže, abyste zjistili, jak na to.