5 užitečných tipů, jak zvýšit výkon vašeho pracovního postupu PDF

Pokud jste vlastníkem malého podniku nebo na volné noze, pravděpodobně jich zpracováváte hodně PDF. Ať už se jedná o faktury, odhady nebo dokonce smluvní dokumenty, dnes se téměř vše posílá v PDF.

S rostoucím počtem souborů PDF se jejich správa stává problémem. Zde je několik tipů, které vám pomohou zlepšit váš pracovní postup.

1. OCR dokumenty s FreeOCR

OCR je skvělá technologie, která zpracovává vaše naskenované nebo stažené soubory PDF a umožňuje rozpoznat text. To může být užitečné zejména pro indexování stránek, které skenujete pomocí skeneru. FreeOCR je bezplatný nástroj pro Windows, který dělá právě to.

Jedná se o odlehčenou aplikaci, která prochází vašimi PDF, analyzuje jejich obsah a převádí text, který nelze vybrat ve formě obrázku/PDF, na normální text, se kterým můžete pracovat.

2. Vytvářejte a upravujte soubory PDF pomocí aplikace Foxit Reader

Foxit Reader je bezplatná čtečka PDF pro Windows, ale umí mnohem víc než jen číst soubory PDF. Rozhraní Foxitu vypadá nebezpečně blízko k sadě Microsoft Office, ale pokud se podíváme z té lepší stránky, uživatelé Office to budou cítit přímo doma. Můžete vytvořit dokument v MS Word/Excel stejně jako nyní, ale namísto použití vestavěného exportního nástroje MS můžete místo toho použít mnohem vylepšenou možnost Foxit.

Důležitá poznámka: Foxit Reader ke svému produktu zapojuje a vypíná adware (čtení otravných panelů nástrojů). Proto pečlivě sledujte kroky instalace a ujistěte se, že jste vybrali vlastní instalace režimu namísto výchozího.

Pokud máte nainstalovaný Foxit Reader, měli byste vidět možnosti PDF ve vašem Kancelář programy pohodlně umístěné v nabídce pásu karet. Pokud hledáte nativní přístup k vytváření PDF, Foxit musíte vyzkoušet. Můžete také použít Foxit komentovat a zvýrazňovat soubory PDF.

3. Uložte soubory PDF na Disk Google

Disk Google vám zdarma poskytne 15 GB úložiště, které můžete rozšířit zaplacením ročního poplatku. 15 GB bude většině z nás stačit. Ptáte se, proč byste vůbec chtěli nahrávat své soubory PDF na Disk Google? Stejný důvod, proč zálohujete věci do cloudu. Mít kopii online má vždy smysl.

A s Diskem můžete dělat mnohem víc než jen zálohovat soubory PDF. Správa složek na Disku Google systém znamená, že všechny vaše soubory PDF lze zakládat systematickým způsobem, což zkrátí dobu potřebnou k pozdějšímu načítání na. Také byste mohli rychle je připojte k e-mailu v Gmailu když potřebujete někomu poslat e-mailem PDF. Vynikající funkce příloh Gmailu zajišťuje, že příjemce nikdy nemusí opustit prohlížeč, pokud se chce na přílohu jen podívat.

4. Zapněte OCR na Disku Google

Disk Google podporuje OCR. To znamená, že uloží vaše soubory PDF OCR a umožní vám v nich přímo vyhledávat.

Chcete-li tuto funkci povolit, klepněte na Nastavení na stránce Disku Google a přejděte na Nastavení nahrávání a zaškrtněte možnost, která říká Převeďte text z nahraného souboru PDF a souboru obrázku. Nyní bude každý soubor PDF, který nahrajete, naskenován a převeden do formátu s možností vyhledávání.

5. Prohledávejte soubory PDF pomocí Disku Google (nebo Evernote)

Nyní, když jsou všechny vaše naskenované PDF soubory OCR a nahrány na jedno centrální místo, lze je dobře využít. Disk Google můžete použít nejen k vyhledávání souborů PDF podle názvu, ale také podle textu v nich.

Pokud si tedy nepamatujete název souboru PDF, který hledáte, ale matně si pamatujete jeho obsah, Disk Google vám jistě pomůže.

Alternativní:Evernote poskytuje podobné (a vylepšené) funkce, ale je k dispozici pouze uživatelům Evernote Premium. Pokud jste jedním z nich, nemohu doporučit použití Evernote pro uložení a dostatečně vysoké indexování vašich PDF. Vzhledem k tomu, že Evernote je desktopová aplikace, vyhledávání zabere mnohem méně času a nedávné aktualizace vyhledávání Evernote ji učinily opravdu výkonnou. Pokud jste ochotni zaplatit za službu pro správu souborů PDF, rozhodně byste se měli podívat na Evernote.